数字化在不动产档案管理中的应用分析

不动产档案管理关系人们的财产安全，档案管理的质量备受关注。传统的档案管理，依靠人工进行，经常因为工作疏忽等原因造成档案管理问题百出。数字化技术的发展是当今时代的最大特点，为各行业发展进步提供了必要的支持。在不动产档案管理中，融合数字化技术，可以有效收集和整理我国不动产档案，提升管理质量，保证有机统一我国各地区不动产档案管理的一致性。单位在管理不动产档案的时候，若是利用数字化技术，需要借助于计算机技术和网络技术完成，由于我国具有较为发达的网络体系，所以在数字化管理不动产档案时具复杂性。

一、数字化技术管理不动产档案的目标和出发点

（一）数字化技术管理不动产档案的目标。在管理不动产档案的时候，需要建立一套能够将档案资料进行集中录入和分级管理的档案管理系统，将传统的纸质化不动产档案资料转换成为图像化不动产档案资料，从而实现电子化存储、检索、管理等。对不动产交易市场自身业务系统的发展情况和发展趋势进行调查和了解，在管理不动产档案时，应用电子化技术需要实现以下目标：第一，集中控制不动产档案资料的电子版本，并且实现电子版不动产档案资料的信息共享；第二，构建的系统具有灵活性和可操作性，能够根据不动产档案管理中心业务量的变化而表现出连续性扩容能力；第三，应用电子化技术需要保证足够的安全性，并且要同时顾及业务安全、网络安全和系统安全，坚决保证安全性和效率相统一；第四，能够为管理人员提供具有统一化的接口，对于其他业务工作的内容所涉及的应用系统请求和本系统所存储的资料查询请求进行快速响应。

（二）数字化技术管理不动产档案的出发点。为了便于利用不动产档案资料，当不动产业主需要将房屋买卖的契约以及其他资料进行复印的时候，档案管理中心的工作人员只需要通过电脑调取不动产的相关图片直接进行打印，省却进入库房提取档案的时间。之前的档案管理工作，经常在提供档案服务时出现档案丢失现象，归根结底是因为管理的方式不恰当。基本上有以下三种情况：第一，不动产业主根本未在不动产登记处进行不动产的权属登记；第二，在归为房产档案的时候，由于工作疏忽而导致位置放错；第三，利用完成档案以后，工作人员将档案资料与其他资料混合一起，导致“丢失”。但是，通过运用数字化技术建立电子档案以后，将会直接看清楚不动产业主是否完成不动产的权属登记工作，从而有效防止出现上述问题。从利用房产档案的安全层面而言，不动产业主但凡需要查看房产档案，多是为了解决所发生的民事诉讼、行政诉讼等产权纠纷。若是有人趁工作人员不注意时随意增添或者是涂改部分内容，甚至将委托书或者其他重要内容抽出，将会造成原本符合法定程度的不动产资料登记工作出现不齐全、不严密的现象，造成不良后果。所以，在档案管理中心的工作人员，需要实时监督档案查阅人员，保证查阅人员不能出现任何错误。甚至有的档案查阅室内安装摄像头，全程监督资料查阅人员的行为。若是利用电子档案，能够解决这些后顾之忧。

二、数字化不动产档案管理系统的结构和流程

（一）扫描不动产档案资料。1.对纸质化档案清晰填写，并且保证无任何项目遗漏，对交接单等所有的资料进行扫描；2.纠正所有文件中的偏差，保证录入的电子资料能够符合人们的阅读习惯；3.在扫描不动产档案资料的时候，若是出现因为操作不当或者是因为纸张的质量而导致档案资料发生破损，那么要按照原来的缝隙进行粘贴，再通过使用平板扫描仪完成扫描工作；4.每完成扫描一套不动产档案资料，扫描人员应该仔细核对张数是否一致，若是存在不同，将具体原因写明，或者是询问现场管理人员；5.在核对完成以后，便可以将已经完成的影像数据资料保存在相应的数据库当中。

（二）纠正错误图像。扫描完成影像之后，所获得的影响分辨率一般是200DPI。扫描完成的交接单与图像的数量要始终保持一致性，不能出现任何的错误。所有的画幅所出现的顺序，均应该与原来的纸质档案所保持的顺序相一致。扫描完成的影像资料要具有高度的清晰度，文字内容要完整无缺，保证可读性和科学性。所有的影像资料的清晰度，最好要达到能够清晰辨别文字和每个照片的细节。倘若图像文件并非原件，或者是不能够清晰辨别图像或者是字迹，那么便应该重新操作。

图1 系统结构图

（三）分类管理档案资料。分类管理不动产档案资料，要始终以实际的管理情况作为依据进行调整，保证能够一一对应完成图像文件名称与每份档案资料的内容，从而实现图像文件与档案目录两者之间的有效衔接。

（四）完成数据对接。以文件的业务编号作为依据，对接完成图像文件和目录数据，保证对接完成的信息没有出现任何失误。倘若是目录数据以及电子文件内容存在问题，与原文件之间存在偏差，那么要以原文件为准。

（五）整理档案。对完成扫描的产权资料展开详细的检查和验收工作，之后再将其进行订装建卷，将其转交给负责编排档案的管理人员。不能够拆分档案原件，特别是不能复原的档案原件。可以将老档案拍照，直接输入产权管理系统之中。

（六）编排档案号。档案在经过接收环节、扫描拍照环节以及整理环节时，均需要有专门的负责人员进行管理，通过使用不动产资料管理系统自动为档案排列序号，以档案的属性不同，分别进行归类。以每卷档案所在的位置状态作为依据，对所有的档案展开细致排列，查看档案最后的状态，保证以后能够精准找到档案的详细位置。在拍老档案照片的时候，要尽可能做到不要拆卸，根据档案的目录完成案卷号的建立以及流水号的编排。这样能够充分保障拍摄老档案时速度得以提升，还可以保证不会造成老档案丢失，做到安全无遗漏。

（七）合理校对数据。以抽样检查的方式对数据和图像文件进行检查，保证检查的内容具有准确性。倘若在检查的过程中发现了问题，要及时做好记录，并且通知相关工作人员在短时间内进行改正。若是全宗的合格率低于95%，那么不予以通过验收。

（八）刻录光盘。所有的档案资料均需要刻录成光盘以进行保存。在光盘刻录时要保证图像信息具有完整性。在刻录完成之后，相关工作人员要进行完整性检查，保证质量达到标准。对于合格的光盘内容，用只读光盘复制两份，进行两地分别保存。

（九）公开查询和利用档案。以前在利用不动产档案时处于杂乱无章的状态，同时再加上传统的不动产档案管理理念的束缚，导致档案管理人员在工作当中注重对于档案的保管，而忽视对于档案的利用。所以，在查询不动产档案的时候，因受到重重条件的限制而导致利用率不高。在不动产查询系统当中设计了不动产档案的查询功能，从查询受理、查询内容、查询目的、出具证明等环节共同着手，使其形成数字化管理。在设计系统的时候，对前台所需要实现的功能和后台所需要实现的功能进行合理分配，通过高效运用档案信息系统，保证能够自动检索不动产档案，自动变更不动产档案数据，对不动产档案进行自动化编目、汇总和打印。为不动产档案管理人员带来了较好的影响，提升了工作效率的同时，也保证了社会效益。

三、结语

我国在房地产经济发展当中，只有不断提升不动产档案的数字化管理技术，才可以保证其稳定协调发展，国家以及相关部门要积极制定相关的法规和法律制度，强化对相关企业的责任落实和约束。企业也应该注重参与到档案管理工作当中，保证房产档案管理工作逐渐完善，提升我国房地产经济发展质量。