基层单位档案管理机制与责任问题探究

卜亚群

摘 要：无论是对个人或是单位，档案都发挥着至关重要的作用。文章围绕机关单位档案管理中存在的问题类型及危害，剖析其背后的成因，并就如何加强档案管理提出了一些有针对性的建议。

关键词：档案管理；档案工作；基层单位；责任

“档案”一词出现在清朝，是国家机构、社会团体及个人在社会活动中直接形成的有价值的历史文献资料。档案的作用是多方位的，主要可概括为两个方面，即档案的凭证作用和参考作用。对个人来说，档案是其生活、工作轨迹的记载，学籍、工作变动、家庭情况等都离不开档案的参与。对单位来说，档案能更好地记载单位发展历程、人事变动、获得荣誉，体现文化内涵、助力社会服务和单位管理。近年来，虽然档案的保存和管理已在逐步规范，但档案缺失、管理不善等现象依然屡见不鲜，造成“档到用时方恨无”，严重影响工作效率及社会的和谐稳定。

一、当前机关单位档案管理中存在的问题类型及危害

随着经济社会发展和信息时代来临，档案管理工作的重要性日渐凸显。但由于多方面原因，档案管理没有得到应有的重视和加强，导致各种问题的产生。

1.职工档案丢失，影响工龄认定及退休手续的办理。工龄长短决定个人退休金的多少，而核算工龄以档案记载为准。人们每段工作经历都应形成记录，但由于很多单位怕麻烦，未能及时为职工建立档案，个人工作经历就出现了断档。

2.职工档案残缺，影响特殊工种提前退休的办理。国家规定从事特殊工种人员可提前5年退休，若特殊工种档案不全，则会影響其认定。

3.党员档案散落，影响党员身份的证明。党员档案是证明党员身份、核验入党程序是否规范的个人档案。过去一些基层组织不够重视党员档案，导致现在很多档案里缺少个人入党材料，甚至一些党员长期游离于组织之外。

4.学籍档案丢失，影响入学入职手续的办理。原则上大学毕业生档案应随个人档案走，但很多大学生毕业后到私营企业打工或自主创业，未能顾及自己的毕业生档案，经过数年奋斗，考上了研究生或事业编制，回头再来找当初的档案。

5.民生档案丢失，影响个人相关权益的获得。近年来个人到档案馆查得较多的有婚姻档案、土地确权档案、职称档案等。各省市相关公证处也经常为了处理各类公证业务，到相应的档案馆调阅档案。

6.档案保管不善，招致贪婪之徒有机可乘。我国《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务；工作人员玩忽职守，造成档案丢失的应当承担相应的行政或法律责任。”有关责任单位、组织和个人若不能谨慎保管档案，则会给他人带来麻烦和损失。如：李某下岗多年，在原单位从事有毒有害工种，故55岁可申报特殊工种提前退休，需提供原始档案和当时单位的工资表证明其工种。而李某离开时，单位并未移交任何档案，最终在原单位劳资人员家中找到了部分档案。按理若用人单位破产或员工离开单位，应将其档案移交到人社部门办理托管或移交到职工下一家单位，而该单位显然未能尽到义务。劳资人员擅自将个人档案带回家中，并用买卖形式将档案出售，此行为已触犯法律。

二、档案管理工作不到位的原因剖析

档案出现遗失、错漏等多方面问题，其负面影响是不言而喻的，造成这些问题的原因也是多方面的。

1.群众档案意识比较薄弱。不少当事人没有认识到档案在自己的就业、医疗、教育等各方面会发挥重要作用，对于一些比较重要的档案未及时进行核对、收集和补办，当需要用到档案时找不到相关档案，甚至难以进行补办，导致相关业务无法办理，个人利益受损。

2.管理者对档案重要性认识不足。档案意识是做好档案工作的关键，涉及档案管理的方方面面，领导层档案意识缺失或漠视档案工作，是严重制约单位档案工作发展的重要因素，会造成档案管理制度不健全，收集不全、整理滞后，档案人员意志涣散等多种不良后果，进而导致档案缺失现象发生。档案意识欠缺还表现在一些部门的科室负责人身上，他们为方便使用将一些应该归档的材料放在身边，拒交档案室保存，在人员更迭之后，造成档案丢失现象。

3.工作人员专业性不强。许多单位把档案管理工作简单化，未将人才用于档案管理工作中，甚至借用其他部门人员或者临时聘用人员，因此从事档案管理工作的多数都是“半路出家”，缺乏专业管理能力，对档案的存档、归类流程不了解，致使在实际的档案管理工作过程中易出现漏洞，给档案管理带来诸多不良影响。

4.机构改革和企业改制期内存在档案空窗。机构改革和企业改制时事务繁杂，相关部门对财务等“硬通货”较重视，对档案资料等往往关注较少，忙于各项工作交接和资产清算，无暇顾及档案的收集和登记、移交等基础工作。同时，不少单位缺乏科学的体制机制来保障档案及时建立、更新、保存和流转。档案收集无章可循、借查阅登记形同虚设、移交手续缺失等，都容易造成档案丢失，不便找回。

5.档案电子信息化程度不高。由于发展的需要，档案管理模式正逐步向电子信息化方向发展，但由于档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，档案管理在规范性、开放性、服务性、共享性方面存在一定的不足，客观上造成了档案管理的不便。

三、关于加强档案管理的对策建议

市场化背景下，所有人都不再是原来意义的地区人、单位人，而是流动着的个体——社会人。人员流动的节奏加快和区域化的高频切换更需要规范严谨的档案管理机制，也亟需专业化、高素质和责任心强的档案管理团队。

1.提高思想认识，强化档案管理责任意识。无论是单位管理人员或档案工作人员，都要意识到档案管理工作对于推动其他工作的重要性。一方面，机关、事业单位各级领导应经常过问、检查、督促档案工作，将其摆上重要议事日程，与其他工作同安排、同部署、同检查、同考核。同时，定期了解档案现状，帮助解决工作中存在的实际困难和问题，指导工作人员依据有关规定开展工作。另一方面，需配备合格的档案存放设备，库房安装好防火、防潮、防虫害等器材，安排专人定期检查，确保档案存放环境安全。

2.加强队伍建设，提高管理人员专业能力。档案管理专业性较强，工作人员不仅要有高度责任感，也要有扎实的档案管理技能。一是招纳档案管理专业型人才，保证档案的安全、合理、科学化管理。二是注重人员专业化培训，打造业务上的多面手，促使其尽快掌握专业知识。组织《档案法》等相关法律规定的学习，强化安全意识、法制意识、底线意识，全面提升档案管理工作人员的职业要求和职业道德。三是建立档案管理考核责任制，将档案管理列入绩效目标考核内容，督促激励工作人员提升档案管理水平。

3.建立健全工作制度，规范档案管理措施。相关部门要从源头上规范档案的管理，健全档案管理规章制度，如制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》等，确保将各部门、各科室应归档材料罗列齐全，收集完整，形成良好的收集习惯。此外，严格档案台账的建立和完善，借查阅登记、档案数量统计、档案交接手续等基本台账建立到位，经常性开展自查自纠，确保基础数据心中有数。

4.完善信息化建设，优化档案服务水平。实现档案管理信息化，是档案服务于机关、事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需要日渐增强的客观需求。各级机关、事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确及时地传输信息，逐步将文字、图片等资料转成数据资料，通过网络更好地向社会大众提供优质高效的档案信息服务，实现档案信息资源的有效共享。尤其是对于印证性档案，要加快进馆进度和实现数据共享，在大数据背景下，将馆藏部分档案与其他部门民生档案实现数据共享，相互印证。

5.加大督查力度，落实档案管理责任。单位或主管部门搬迁、改制、破产后财务、人事档案移交不善，乡镇区划调整过程中档案保管移交不善等原因，造成职工无法查找相关原始材料，导致个人利益受损的事例时常发生。相关部门应对档案管理开展定期检查，其形式、内容根据全市实际情况适时调整，并在机构改革年度或其他重要时间节点，重点开展档案专项督查，规范检查流程，确保检查实效。同时，加强对单位和主管部门的日常督查，不能因档案管理工作的混乱、失范，让群众多跑腿或给群众带来无法弥补的精神和经济损失。