新档案法视角下国企档案管理的发展路径研究*

唐绮蔓 胡高强

（四川大学公共管理学院,四川 成都 610000）

2020 年6 月20 日，《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）已由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过，这是我国档案事业适应新时代发展需求取得的重大成果，也是档案工作在全面落实依法治国，推进国家治理体系和治理能力现代化的具体举措。新《档案法》第三章档案的管理部分相比旧法作了新增和修改，一是进一步完善和细化了对各档案形成主体的各项规定，将档案行政法规、部门规章和档案相关文件的部分细项规定列入档案法，使新《档案法》的内容更全面和完善；二是修改内容中对相关法律用词作了调整，使法律条文中的用词更规范；三是立足现实需求，为应对现实中各种突发事件的档案管理作了相关规定。

根据新《档案法》对档案的定义，可以对国企档案的概念进行界定，国企档案是指在研发、建设、生产、经营和服务等各方面直接形成地对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国企档案以不同的形式记录企业生产经营和管理的各个环节，是国企的重要资产。笔者以中国知网为检索工具，以“档案管理”“国企”进行主题检索，共检索到期刊论文178 篇，经过筛选，进行分类整理，国企档案管理发展路径研究中，罗军探讨了企业信用档案工作的创建以及企业知识产权档案信息的保护和开发问题［1］；李立明围绕国有企业的档案价值观，提出了多元化建设策略［2］；黄小冬从整体战略和具体业务两方面论述了国有企业档案工作可持续发展的各项措施［3］；宗培岭从动力机制、控制机制与评价机制三个方面对现代企业档案工作运行机制进行了阐述［4］；黄艳琼、钟祛非从国有企业档案微观管理体制进行了探讨［5］；黄世喆提出现代企业制度的管理体制以宏观调控为主,实行依法治档，同时要充分依靠各种组织、中介机构等［6］；王建玉认为大型国企转型升级过程中应采取强化工作制度、开展工作培训、加强档案工作人员队伍建设、合理规划档案库房等措施，切实做好档案管理工作［7］；毛跃光、安志燕从档案指导思想、管理体系、制度体系、安全体系、利用服务体系、对标评价体系等方面阐述了新国企的档案工作［8］；熊锐从研究档案规律、创新工作机制、适应需求变化、深化管理变革、融入网络运行、提高服务效率、加强制度建设、推动理性服务、优化队伍结构、满足人文要求等方面论述了提升国有企业档案工作价值的途径［9］。

综上，国内学者对国企档案的管理有一定的研究，分别从宏观和微观的角度对国企档案管理的发展路径进行了论述，但并没有结合档案法对国企档案管理的发展路径进行相关研究。新《档案法》对国企档案管理作了更细化的规定，笔者认为，在新《档案法》的视角下，可以提出一些对国企档案管理的发展路径。近年来，我国国企发展日益迅速，档案管理水平如何适应新时期国企的快速发展需求，是其当下面临的重要问题。文章以新《档案法》第三章档案的管理修订内容为视角，结合国企档案管理的普遍现状，从转变理念、明确制度、专列预算、考核归档、引进人才五个方面提出建议，为使档案管理水平适应新时期国企快速发展的需求提供具有一定普遍参考价值的发展路径。

1 条款解读

新《档案法》第三章档案的管理部分共有十五条，相比旧法新增了六条和修改了九条。新增的条款中，要求建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度，体现档案工作由重行政管理向依法管理转变；进一步明确和细化了机关、团体、国企事业单位、城乡社区、历史档案等类型的档案归档范围，把这些档案形成主体细化列入档案法，有利于明确归档主体和归档范围，丰富馆藏资源；为适应国家机构改革的发展，对机构改革所涉及的档案管理作出了说明；对档案的征集方式作了补充说明，将捐献、购买、代存等方式收集档案列入档案法，是加大了档案收集的力度和丰富馆藏资源的体现；对档案服务机构在管理制度和安全保密上作了规定，明确要求档案整理、寄存、开发、数字化等外包服务需符合一定条件，使档案外包服务更规范化；受新冠疫情等突发事件的启发，把应对突发事件的档案管理工作上升至档案法，是国家对现实情况的总结和对突发事件应急处置的重视。修改的条款中，对提前移交进档案馆的档案移交权责进行了说明；优化互相协作的具体方式方法，促进档案的利用交流及分享；进一步细化档案保管配置库房和设备的要求，符合档案管理现代化的具体要求，并且增加了档案安全工作内容，提高了档案安全管理意识；为促进国际档案交流工作，增加了档案出境审批的程序，更有利于档案的管理工作。

2 国企档案管理普遍现状

受企业的发展规模、行业属性、管理架构、档案意识等因素影响，国企档案的管理水平参差不齐，不能一概而论，以偏概全。因此，笔者主要以宏观视角，针对新《档案法》第三章档案的管理部分对国企档案管理规定的相关内容，从档案意识、规章制度、归档范围、管理人员四个方面列举了国企普遍存在的一些现状。

2.1 档案管理边缘化

从一定程度上来说，档案管理是否边缘化主要取决于企业决策管理层对档案的重视程度。对档案工作的认知与定位的偏差，使得档案管理工作处于“无关要紧”的边缘化状态。首先，企业管理层未将档案管理工作纳入核心管理要素，档案各项工作缺乏驱动机制。其次，企业员工对档案的认识和工作不到位，一是在执行现行文件时缺乏对档案前端控制的考虑；二是在档案形成后，管理档案的意识薄弱。

2.2 规章制度不完善

所谓“国有国法，行有行规”，从宏观上，新《档案法》对各档案形成主体的档案管理工作具有指导作用；从微观上，国企档案的管理离不开内部规章制度的框束。当前大多数国企普遍未建立内部档案规章制度和管理体系，可谓是“无章可循”“无据可依”“谁来管”“管什么”“怎么管”等问题都需要依据企业内部的规章制度得以落实。

2.3 归档范围不明确

企业各部门在生产经营管理中形成大量不同类型的档案，哪些该归档，保存期限是多久，都应该制定符合企业自身的档案标准规范，这是优化企业档案资源结构，提高档案管理效率的重要环节。很多国企并未组织专员针对已产生的档案进行统一的鉴定工作，导致大量保存期限已满但无价值的档案“堆积如山”，造成“胀库”现象，一是不利于档案的查找与利用，档案利用率较低，二是档案归档范围不明确，没有建立完善的归档机制。

2.4 管理人员业余化

档案的管理离不开专业人才，档案人才缺失也是一直被提及的问题。首先是有无档案管理人员的问题，部分国企虽然设立了档案部门，普遍是由行政部门人员兼职代管，且流动频繁，由于行政部门本身事物繁杂，人数配置较少，导致档案工作经常出现“兼而不精、兼而不管、管而不专”的现象。其次是专业水平高低的问题，配备的档案人员，是注重管，还是注重用。档案管理人员没有足够的能力为企业档案管理提供战略规划，形成良好的管理体系和更加充分地利用好档案，使档案的价值最大化，更多的是执行层面的工作，只是把档案管好了，却没用好。

3 发展路径

3.1 转变理念

首先，要树立档案的价值意识，把档案视为企业资产的一部分；其次，要培养档案的法治意识，依法管理企业档案；再次，要提高档案的安全管理意识，注重档案的安全管理，加强应对突发事件的处置能力。以新《档案法》为契机，通过各种形式的普法学习，一是提高国企依法管理档案的法治意识；二是转变国企档案管理理念，自上而下将新《档案法》的各项规定认真贯彻落实在企业管理和生产经营的各项工作中。

3.2 明确制度

新《档案法》规定了国企应当建立档案工作责任制和档案管理制度，这是对国企在建立档案管理制度的总揽要求，建立档案工作责任制和档案管理制度是强化档案管理的关键所在，国企应以新《档案法》为总则,结合自身行业属性及管理架构,将档案管理工作纵横贯穿企业各个环节，制定符合自身特征的内部档案工作责任制和档案管理制度。明确企业档案管理的工作原则、管理体制、组织机构、责任分工、基本要求、考核标准等［10］。根据企业需求，制作企业内部档案手册，将各项制度和管理流程落在实处，并严格执行。

3.3 专列预算

新《档案法》从档案的利用、安全、管理现代化方面作了明确要求，细化了档案保管配置库房和设施、设备的规定，更有利于档案管理基础设施设备的完善，适应了档案管理的发展要求。正所谓“巧妇难为无米之炊”,配置档案的库房、设施、设备是档案管理工作的基本要求，是确保档案安全，实现档案管理现代化的基本条件。国企应将档案管理的各项费用列入专项开支预算，加大资金投入，建立符合标准的库房，配置相应地设施及设备。做到“无库则建”“有库则优”，完善基础设施配置，并根据公司条件配置一定的技术设备。

3.4 考核归档

新《档案法》明确规定了反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的具有保存价值的材料应该纳入归档范围，进一步细化明确了国企的归档工作。明确归档范围是国企丰富室藏资源、优化室藏结构的重要举措。将档案归档工作量化指标，通过运用可操作、可评估的指标对归档责任单位或个人实施绩效考评［11］。国企可以根据业务要求，编制归档范围，从归档率、完整率、归档质量等方面细化考核指标，制定归档考核机制。

3.5 引进人才

改变国企档案管理的现状，档案人才建设很重要。首先，要引进档案专业人才，吸纳具有理论水平和实践能力的档案管理人员。其次，合理配置岗位权限，给予档案管理人员一定的“话语权”，为其在档案方面有所作为提供可能。再次，完善档案的培训机制，鼓励档案人员学习大型知名企业的先进管理经验，定期组织档案专业培训、交流会议、专题讲座等，实现档案人员“从无到有，从有到优”，充分发挥档案人才的潜能，更多地开发利用档案的价值。

4 结语

新《档案法》对国企档案的管理具有指导意义，国企发展规模、行业属性、管理架构等各有自身的特征，各企业的档案管理工作方式不能混为一谈。因此，文章以新《档案法》第三章档案的管理为视角，为使档案管理水平适应新时期国企快速发展的需求提供具有一定普遍参考价值的发展路径。文章从树立档案的价值意识、培养档案的法治意识、提高档案安全管理意识方面阐述了档案意识的重要性；提出国企要根据自身行业属性等特征，以新《档案法》为契机，建立符合企业自身发展的档案管理规章制度和工作责任制；加大国企档案专项资金的投入，更加完善档案基础设施建设；建立归档考核机制，细化考核指标体系，优化企业档案归档工作；加强档案专业人才引进和培养，使档案人员“从无到有，从有到优”，充分发挥档案人才的潜能，开发利用档案的价值。