浅谈事业单位文书档案的规范化管理

邢艳焱

摘要：文章从事业单位文书档案规范化管理的现状入手，论述了事业单位文书档案规范化管理的必要性，并针对事业单位文书档案规范化管理工作中存在的不足，在提高事业单位对文书档案规范化管理的意识、创新文书档案管理的模式以及完善文书档案管理的制度等方面提出了加强事业单位文书档案规范化管理的策略。

关键词：事业单位;文书档案;规范化管理

1.事业单位文书档案规范化管理的现状

事业单位要切实加强公文档案的规范化管理，制定公文档案管理制度，严格执行公文档案的管理。然而，目前各事业单位对档案工作的重视程度还不高，档案管理体系也不完善，管理方式也相对落后。

1.1缺乏对文书档案规范管理的重视

事业单位对文件档案的规范化管理还没有认识到，只把档案归档管理作为一项工作，而与事业单位的发展没有必然的关系，这就造成了文书档案的规范化管理工作的缺失，虽然实行了档案的管理，但是在管理的过程中，只是将档案归档、归类、保存，并没有发挥出应有的作用，造成了文书档案规范化管理工作中人力和物力投入的不足，不能实现文书档案管理的规范化和合理化，不能保证事业单位文书档案的完整性。

1.2文书档案管理制度不够规范

有的事业单位已建立了文件档案管理体系，并将其贯彻执行，按管理体系的内容对其进行归类、管理。然而，现行的文件档案管理体系仍不够规范。例如：文件归类不清楚，没有对不同工作性质、不同时期的文件进行单独的管理，而把它们集中在一个地方进行管理，造成了以后的文件资料查找困难，没有形成文书档案的目录，无法方便地查找。

1.3文书档案管理模式落后

当前，事业单位文件库的管理方式仍处于相对落后的状态，近年来，随着科技的飞速发展，计算机技术与网络技术在各行各业中得到了广泛的应用。一些机构还采用了一些过时的技术，设计了文件文件管理软件来进行文件的管理，并且所采用的文件文件管理软件并不符合事业单位的实际，有的机构还采用了人工管理的方式，因此，文件档案具有一定的封闭性，不能够实现文档数据的共享，而且不能够保证文件信息的准确性和保存的持续性，制约着事业单位工作的正常开展和稳定的发展。

2.事业单位文书档案规范化管理的必要性

文件档案的标准化管理对于事业单位的发展具有重大的意义，它不仅能反映出事业单位的发展过程，而且能够有效地提高其工作效率，从而推动机构的健康发展。

2.1有助于提高事业单位的工作效率

事业单位的文件可以记录事业单位的所有工作和活动，通过这些文件，可以知道事业单位的工作人员和工作的情况，这也为事业单位中工作人员的晋升和评优提供有效的凭证，这样各项工作的负责人员就会重视分配的每一项工作，并且会努力、负责的去做。

2.2有利于促进事业单位稳定的发展

在市场经济体制日趋多元化、一体化的今天，事业单位的发展日益受到人们的重视。为事业单位工作项的查询提供了一种方式，能够按要求对档案资料进行查询。

3.加强事业单位文书档案规范化管理的策略

要使档案工作更好地发挥事业单位档案工作的职能，必须从现有的工作机制、管理手段、工作流程、工作技能等方面入手，不断完善及创新相关的文书档案管理工作。

3.1提高事业单位对文书档案规范化管理的意识

首先，要加强机关事业单位对文书档案管理的正规化认识，使其受到事业单位工作人员的高度重视，机关事业单位可以通过多种途径让工作人员了解到文书档案规范化管理对事业单位发展的影响。这样，事业单位各部门的文件档案管理工作得以贯彻执行，能够全面地记录事业单位的发展过程，进而推动事业单位的健康发展。

3.2创新文书档案管理的模式

事业单位的文书档案管理人员需要改革传统的手工文件档案管理方式，充分运用现代科技手段，运用计算机技术和互联网技术，有效地提高了文书档案管理的效率，强化了事业单位文书档案管理的建设，推进事业单位文书档案管理工作实现自动化，通过文书档案管理软件实现对文书档案的存储，并提供历史档案查询的接口，提高文书档案信息的准确性和存储的持久性，确保文书档案管理模式符合当代科技的发展方向。现代信息技术的飞速发展，使档案管理与现代管理相结合，提高档案工作的效率、精确度，建立了一种新的管理方式。逐步实现了管理工作的数字化和一体化，为决策人员提供了更为科学的信息。要规范档案管理工作中的各种管理制度，以适应目前机构发展的需要。采用统一的管理方式，将所有的工作都纳入到一个统一的管理体系中，所有的文件都由一个部门统一管理，不管是存取，还是出库，都要经过主管部门的批准，这既可以极大地提高管理的效率，又可以提高管理的质量。

3.3完善文书档案管理的制度

在加强事业单位档案工作的同时，还应进一步健全档案管理体系，以适应事业单位实际情况，对现行的档案管理体制进行补充。同时，要不断地提高档案工作人员的职业素质，不断地提高他们的管理水平，并对他们进行定期的职业技能训练，增强他们的保密意识，从而促进他们的档案管理工作的规范化。

3.4以人为本，营造氛围

在我国社会发展的今天，“以人为本”思想已经渗透到了各个领域，而事业单位也應该充分利用“以人为本”的优良思想，加强对行政工作的重视，使其意识到在基层工作中的作用。同时，加强与行政人员的沟通，加深对行政人员的职业生涯规划和心理情感的认识，从而使档案工作得到各部门、更多领导的认同，在工作中积极配合文书档案管理工作，使管理工作质量得到有效提升，还可使管理人员获得更高的成就感和归属感。为管理者提供更多的学习机会，根据日常工作的需要，合理的分配人员，合理的分配工作，由专业的人来完成，这样既可以加强团队的管理，又可以极大的提高管理工作的质量。

结束语

在事业单位工作中，文书档案是机关工作的一个重要组成部分，可以说在机关的发展与决策中起着举足轻重的作用。因此需要结合事业单位文书档案工作的实际情况对其进行全面有效的规范化管理，有效的提升整个管理工作，保障事业单位的稳定运行。

参考文献

[1]孙笑一. 浅析事业单位文书档案的规范化管理[J]. 赤子， 2017（2）：1.