高职院校档案管理信息化建设探究

李雪蓉

（湖南艺术职业学院 湖南 长沙 410012）

1 引言

信息化技术发展的时间虽然并不长，但是发展的速度是非常惊人的。信息技术的出现为高职院校的档案管理带来了很多便捷之处，但是随着使用时间的增加，有些问题开始逐渐显示了出来，而造成这些问题的最大原因在于懂得专业技术的管理人员不足。为了提高高职院校中信息化管理档案的水平，从业者应该从基础实用性的角度出发考虑，为该技术在应用中出现的各种问题提出有针对性的措施。

2 档案管理信息化的意义

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。党和国家历来重视档案和档案工作，新修订的《中华人民共和国档案法》2021年正式实施，我们看到新修定的档案法有一大亮点，那就是增加了“档案信息化建设”的专门章节，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，目的在于推动实现以信息化为核心的档案管理现代化[1]。

档案事业长期以来非常传统，以保管档案为主，随着电子计算机和互联网技术的发展，这种状况显然落伍于时代的发展和要求。档案管理信息化，可以适应时代的发展，让用户获取文献资料更加方便快捷。随着现代信息技术的应用越来越广泛，档案管理也应当充分利用其优势，达到管理过程的现代化、科学化、准确化。随着时代的变迁发展，一方面是文献资料的大量增长和累积，另一方面是用户对信息进行搜集、整理、开发和利用的需求越来越高，而现代化信息技术正好可以帮助档案管理解决这对矛盾。档案信息化管理不仅要把档案文件格式数字化，还需要将其向网络化方向发展，如此，可以把档案资源的作用发挥到最大，从而大大提高档案的利用效率。因此，档案管理的信息化建设是顺应时代的，对于档案管理行业事业的发展有至关重要的作用。

在现阶段的社会发展中，信息化可以节省大量的人力资源，很多需要人工去处理的工作都能够通过信息化降低人力投入。档案管理也是一样，信息化管理可以帮助管理人员省去大量繁复的劳动，重要信息只要通过扫描、打印、输入等形式，就可以完成永久性的保存，这可以极大降低档案工作者的工作强度，还可以一定程度上起到节约资源、绿色发展的作用。

3 档案管理信息化建设的主要任务

档案管理信息化的实质是档案管理模式和工作方法从过去以保管档案为主转变到文献档案数字化的汇集、保存和传送并举[2]。因此，档案信息化建设的重要任务主要有：首先，明确档案管理工作的标准和范围，基于此建立档案信息化管理体系。其次，以资源建设作为核心，使资源建设与信息化技术运用相互促进，相得益彰，在提高档案科技的创新能力中实现档案的信息资源的保护和利用，从而推动档案资源的数字化、信息管理的标准化、信息服务的网络化等。再次，档案管理的信息化建设终是以服务用户为目的的，要坚持用户至上，以人为本，服务用户摄取文献信息的需要。最后，加快培养具有信息技术等现代科学技术的复合型档案管理人才。一切先进技术要依赖于人的熟练掌握与运用才能开花结果。

4 高职院校中信息化档案管理的重要性

4.1 为学校教育教学决策提供参考和依据，助力学院文化内涵建设

信息时代已经到来，信息技术已经渗透到人们生活中的每一处，高职院校作为高等知识的产出地，对于新技术的应用不应该落后于时代。环顾高校特别是高职院校，不难发现，信息化建设普遍滞后于学生管理、教务管理、人事管理、财务管理、后勤管理，这种状况不改变，显然不利于学校档案管理与时俱进。

党和国家领导人历来很重视档案管理事业，强调档案工作要“为党管档、为国守史、为民服务”。档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，并明确提出了档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的目标。因此，高校要充分认识到档案工作的重要性，加强对档案工作的重视。实际上，学校的变迁发展，学科和专业建设、人才培养等等都会在档案中得到完整的体现，对学校来说，管理好档案就是做好文化的承续和传播。清晰的校史、学科发展历史的梳理、可以让学校管理者从中总结经验，根据在发展中遇到的问题，及时作出回应和决策，帮助学校对办学思路和理念进行及时改进，促进学校的长期发展，这就是档案的“资教”作用。

4.2 为师生教育教学提供文献资源，助力人才培养

档案信息化有利于师生从海量学院历史文献中获取所需的素材，如历史上重要的教学资源、珍贵的历史图片、音视频资料、重要的实物档案等。特别值得一提的还有学生档案，它记录同学们进校以后的一切表现、成绩以及个人信息，因此学生档案的信息化不仅有利于保证档案的完整性，也因其具有可备份的特点而更具有安全性，学生不用担心出现万一档案原件丢失以后无法找回的情况。因此，高职院校档案信息化工作学生也是欢迎和受惠的。由于档案可以完整反映出学生在校德智体全面发展状况，奖惩记录可以有效激励和鞭策学生。因而档案还具有助力人才培养的“资教”作用，将档案进行信息化管理是有助于学生全面发展的。

5 高职院校在建立档案信息化管理过程中存在的不足

5.1 缺少信息化管理档案的意识

根据目前高职院校建立信息化档案管理的进程来看，大多数院校的重视程度还是不够，并没有真正认识到建立信息化档案管理系统对于学校以及社会的发展来说会起到什么样的助力效果。在高职院校进行档案工作的管理人员大多缺乏档案管理、计算机等相关专业背景，比较习惯传统纸质档案管理方式，对手动检索有明显的依赖性，对于采用信息化手段进行档案管理表现出一定的不适和排斥；或者有部分的管理员对档案的信息化管理具有一定程度的不信任，认为将档案信息化有可能会造成部门信息的丢失。这种意识对于推动高职院校档案的信息化管理工作来说显然不利。

5.2 档案管理软件系统比较落后

有了成熟的工具，工作效率才会提高，这个道理放在信息化档案管理过程中也同样适用。不少高职院校对于档案管理投入的经费太少，这就导致了在信息化档案管理的过程中，管理员们所使用的软件和硬件都非常的落后。有些高职院校档案管理室中仅配备两三台使用多年的大块头电脑，且不说每个管理员都应有自己的工作电脑，就连为数不多的几台电脑还故障频出，这确实就让档案管理员不愿意将档案信息化，增加对传统的管理方式的依赖；再例如有些学校的软件管理系统落后，连基本的筛选和搜索功能都没有，这无疑是把纸面内容数字化了，完全没有将信息化的优势发挥出来。有些高职院校确实采购了一些比较先进的档案信息管理软件，但是在利用的时候，只是把纸质档案的扫描件上传到软件中进行储存，没有对档案进行数字化，这就使得软件的利用效率低下，没法良好运用软件进行信息的筛查与搜索。

5.3 信息化档案管理人才队伍不足

因为信息化技术的发展时间比较短，因此掌握相关技术知识的人目前还比较少，对于档案信息化建设来说，人才不足成了最大的问题，同时，信息化还给原有的管理人员带来了挑战，它要求档案管理人员不仅具有专业的档案管理技术，还需要同时掌握信息管理技术、计算机应用技术等。在目前的档案信息化建设中，想要实现一个人同时掌握多种专业技能还是有难度的，目前更需要的是多种专业的人才能够进行相互配合，为档案信息化建设提供更多的技术支持。目前大多数高职院校没有独立建馆，综合档案室人才配置也严重不足，管理人员多半缺乏相应的专业背景，信息化技术方面的人才少之又少，这就造成了大多数院校都不能满足将档案进行信息化管理的人才配备要求。

6 完善高职院校信息化档案管理建设的有效措施

6.1 改变观念，提升信息化管理意识

档案管理员队伍的思想观念一定要有时代性和一定的前瞻性，如果因循守旧，那么即便是有一天档案建设的信息化工作完成了，也会出现使用率低下的情况。想要让高职院校的档案管理信息化建设水平有所提高的话，首先就应该让管理人员对于信息化管理的态度发生改变，将档案管理信息化的意识深入每位管理者的内心，不断提升信息化管理意识。学校领导更应充分认识到档案信息化管理的重要意义和作用。档案管理信息化建设有助于促进智慧校园建设，能明显的助推学院管理水平的提高。只有全员档案意识提高了，档案管理的信息化建设才能有施展拳脚的空间[3]。

6.2 加强对档案管理人员的培养和专业人才的吸纳

档案管理的主体还是人，档案信息化建设离不开懂行的档案管理人员。对于人才不足的现状应从两方面解决，其一就是加强对原有专兼职档案员的业务，不断提高他们的业务能力和水平；必要时引进具有档案管理或信息管理技术专业人才。

6.3 创建安全的档案环境

档案管理信息化的好处有很多，但也存在安全性不强，档案容易被黑客攻击的安全隐患。因此，在进行档案信息化建设的过程中，还应该注重对于档案信息安全保障机制的完善。这可以从以下几方面进行着手处理：（1）建立档案安全管理责任制度，让管理人员认真履行岗位职责，增强保密意识；（2）建立信息技术的保障防线，防止恶意攻击或系统病毒；（3）加强安全检查，及时排除隐患；（4）加强信息沟通，严肃纪律，做到令行禁止，确保档案资料安全。

7 结语

计算机信息化技术已经足够普及，对于传统行业来说必然会掀起一轮改革的浪潮，档案管理的信息化建设是不可阻挡的趋势，作为知识的产出中心，高职院校一定要勇于先行，勇于革新，将信息化管理落实到学校管理的方方面面。