浅析街道办事处档案管理信息化建设工作思路

曲 波

（邹平市好生街道办事处 山东 邹平 256209）

1 引言

街道办事处在当前社区服务工作中扮演着十分重要的角色，担任着为居民服务的重要职责。在城市化进程不断发展的现代社会，各个社区的规模正在不断扩大，这对街道办事处档案管理工作提出了更高层次的要求。为了进一步提高街道办事处档案档案管理的工作质量和工作效率，相关部门一定要顺应时代发展的潮流，切实加强街道办事处档案管理的信息化建设工作，有效促进街道办事处档案管理工作的现代化和数字化发展。

2 街道办事处档案管理信息化建设的意义

近年来，信息技术已经被广泛应用于各个领域的发展中，并取得了非常不错的应用效果，这对我国的社会发展和经济增长具有十分深远的影响。全面落实街道办事处档案管理的信息化建设工作，不仅能够切实提高工作人员的工作质量和效率，同时还能有效解决传统档案管理模式下的许多问题，这对街道办事处档案管理工作的高效进行具有十分积极的影响。在街道办事处传统档案管理的工作实践中，档案管理主要是以纸质档案为主。纸质档案的保存管理容易受到外界因素的影响，从而出现虫蛀、发潮以及破损等现象，同时工作人员一般不会对纸质档案进行备份，因此纸质档案损坏对当地居民的影响较大。街道办事处档案管理的信息化建设，可以有效避免纸质档案保存不当造成的不良影响，同时还能切实提高档案管理人员的工作质量和工作效率[1]。与此同时，街道办事处档案管理的信息化建设，还为当地居民的日常生活提供了较大的便利。在此过程中，当地居民可以借助电子化注册平台，提前准备需要使用的各种材料，并通过多种途径完成业务办理，这不仅有效简化了当地居民业务办理的整个流程，同时也切实缩短了业务办理的审批时间，进一步优化了街道办事处档案管理的透明化程度。

3 街道办事处档案管理信息化建设中存在的问题

3.1 缺乏统一的组织领导

档案管理部门是街道办事处档案管理信息化建设的主体，扮演着领导决策的重要角色，在其信息化建设中起着重要的作用。但是在开展街道办事处档案管理信息化建设的具体实践中，其日常工作缺乏统一的组织领导，因此很多信息化建设工作未能得到全面落实，这在很大程度上限制了街道办事处档案管理信息化的进一步发展。

3.2 传统档案管理办法的局限

在开展街道办事处档案管理信息化建设的具体实践中，部分工作人员受传统档案管理理念和档案管理方法的局限，对街道办事处档案管理信息化建设存在着一定的抵触情绪，并且工作人员对新鲜事物的接受能力也相对较差，这种现象加大了街道办事处档案管理信息化建设的难度，使得档案管理信息化建设的实际价值未能被充分发挥出来。

3.3 缺乏统一的标准和规范

切实保障档案管理工作的规范化和标准化，是开展街道办事处档案管理信息化建设工作的重要基础。但是就当前档案管理信息化建设的工作现状而言，其整体情况并不是十分乐观。首先，相关部门对计算机软件的利用缺乏整体统一的规划，导致街道办事处的计算机类型存在着较大的差异，档案管理设备的统一性相对较差；其次，档案管理信息化建设中业务性标准、技术性标准以及分类编码标准存在着较大的差异，导致档案管理中信息流通受阻的现象频繁发生，这对街道办事处档案管理信息化建设工作的高效推进造成了较大的阻碍[2]。

3.4 专业人员的缺失

街道办事处档案管理的信息化发展，对档案人员的专业水平和综合素质提出了更高层次的要求。但是在街道办事处档案管理的工作实践中，其档案管理人员虽然具备扎实的档案管理知识，但是其计算机专业技能还有待进一步提高，同时对电子档案程序管理维护缺乏正确的认识，这在一定程度上影响了街道办事处档案管理信息化建设工作的顺利开展。

4 街道办事处档案管理信息化建设的优化措施

4.1 落实领导的负责工作

在开展街道办事处档案管理信息化建设的工作实践中，我们要切实提高各级领导对档案管理信息化建设工作的重视程度，并且全面落实档案管理信息化建设的相关政策，充分发挥各级领导和相关政策的组织指导作用，为街道办事处档案管理信息化建设工作的高效进行奠定基础。在此过程中，我们可以根据街道办事处档案管理信息化建设的实际情况，建立专门的信息化建设领导小组，从而实现真正意义上的统一化组织领导，并以目标责任制为基本原则，有效开展信息化建设工作[3]。与此同时，相关部门要切实提高领导小组的专业水平和综合素质，优化小组成员的改革创新意识，及时发现街道办事处档案管理信息化建设过程中存在的问题，并以此为基础提出行之有效地改进措施，不断加强对现有资源的整合利用，进一步促进街道办事处档案管理信息化建设工作的顺利进行。除此之外，相关部门也要切实加强对档案管理人员的教育培训工作，使其具备良好的计算机应用水平，督促档案管理人员全面落实信息化建设工作，从而为街道办事处档案管理信息化建设工作的稳定运行打下良好的基础。

4.2 加强信息化建设的宣传工作

为了进一步提高街道办事处档案管理信息化建设的工作质量和效率，相关部门要切实做好档案信息化建设的宣传工作，有效改变街道办事处档案管理人员对信息化建设的认知，使得档案管理人员对信息化建设的实际价值有一个全面了解，切实消除档案管理人员对信息化建设的抵触，从而为街道办事处档案管理信息化建设工作的高效进行提供良好的先决条件。与此同时，相关部门在开展信息化建设的宣传工作的过程中，也要不断加强对当地居民的宣传教育，引导当地居民全面了解信息化建设的优势，使得当地居民对信息化档案的使用方法和服务范围有一个清晰明确的认识，实现居民们日常业务的自助办理，有效提高当地居民业务办理的整体效率。

4.3 建立健全档案数据库

在开展街道办事处档案管理信息化建设的工作实践中，相关部门要根据档案管理工作的切实需求，建立健全档案数据库，从而切实提高档案管理信息化建设的安全性，进一步优化档案内容的真实性。在此过程中，相关部门要切实做好以下几方面的工作：其一，工作人员应对相关的法律条例有一个正确的认识，并严格按照法律条例中的有关规定，切实提高档案管理工作的规范性。其二，工作人员应不断优化档案内容的整理工作，并采用统一的电子文件格式，有效规避电子档案数据库中存在的风险，切实提高档案内容的真实性和可靠性[4]。其三，工作人员应合理利用当前先进的信息技术，合理控制各项数据和流程环节，切实提高档案查询以及档案调取等工作的规范性，使其能够在合理范围内高效使用。其四，工作人员应切实做好电子文件的备份工作，优化电子文件的储存介质和储存性能，有效减少各种因素引起的电子文件丢失和泄露现象，从而为电子文件的有效传递和实时应用奠定基础。

4.4 构建统一的标准规范

在开展街道办事处档案管理信息化建设的工作实践中，相关部门应建立统一的标准规范，从而为信息建设工作的有序进行提供良好的先决条件。首先，相关部门在进行软件开发和软件应用的过程中，要对其进行科学合理的统一规划，并切实提高软件的普遍性和实用性。其次，相关部门要全面统一计算机设备的标准，有效促进档案设备的一体化发展，从而为档案管理信息化建设提供统一的硬件环境。最后，相关部门要建立统一的业务性标准、技术性标准和分类编码标准，有效简化信息管理的流程，切实提高信息传递的流畅性，从而充分发挥信息化建设在街道办事处档案管理工作中的实际效能[5]。

4.5 优化工作流程

对于街道办事处档案管理工作而言，信息化档案管理与传统档案管理的模式有着十分显著的差异，并且信息化档案管理对数据的需求更高。针对这种情况，相关部门必须切实优化街道办事处档案管理的工作流程，有效提高信息化档案管理工作的规范性。在此过程中，工作人员应根据档案数据的实际情况，以档案价值和利用频率为主要参考标准，对其进行科学合理的分类、归纳和整合，从而切实提高档案管理工作的实际效能。对于目录齐全的档案类型，工作人员可以通过全引目录的应用，高效开展分类标引工作；对于较为特殊的档案类型，工作人员可以将时间和名字等作为主要线索进行卷宗目录分类，并合理利用原始档案，从而切实提高档案录入效率[6]。

4.6 引入专业化人才

人才在街道办事处档案管理信息化建设中占据着十分重要的地位，是各项工作顺利开展的重要基础，对实现街道办事处档案管理的信息化和现代化发展具有十分深远的影响。针对这种情况，相关部门一定要对专业人才的引进工作给予足够的重视，并切实做好以下几方面的工作：其一，在人员招聘的过程中，相关部门应建立完善的人员招聘机制，尽可能选择具有专业背景的优秀人才，同时有效加强对人才实践能力、职业素养和责任意识的考察。其二，为专业人员提供良好的薪资待遇和福利水平，并构建良好的工作环境和晋升途径，从而有效吸引优秀人才的加入，为街道办事处档案管理信息化发展灌注新的生机和活力。

5 结语

切实加强街道办事处档案管理的信息化建设，不仅能够有效提高档案管理的工作质量和效率，同时还能为当地居民提供更加便捷的服务。因此相关部门要对街道办事处档案管理的现代化建设给予足够的重视，全面落实领导的负责工作，加强信息化建设的宣传教育，建立健全档案数据库，构建统一的标准规范，优化具体的工作流程，引入专业化人才，从而进一步促进街道办事处档案管理工作的高效进行。