干部人事档案信息化建设的问题及对策探讨

穆亮雷

（山东大学 山东 济南 250100）

1 引言

干部人事档案管理作为组织人事部门非常重要的基础性工作，其能够为干部的选拔任用提供系统全面的材料支持，对于干部管理工作的顺利开展具有十分重要的现实意义。为了进一步提高干部人事档案管理的工作水平，就需要将信息化技术有效地应用于档案管理工作中。因此，干部人事档案的信息化建设已经成为其未来的发展方向，对于干部人事档案管理工作水平的逐渐提高具有一定的促进作用。通过将信息技术与干部人事档案管理工作进行有机结合，能够为干部人事工作的顺利进行提供全方位、准确、快捷的服务，进而有助于推进干部人事管理工作的不断改革创新[1]。

2 干部人事档案信息化建设的意义

2.1 有助于提高档案管理效率

传统的干部人事档案管理工作方式已经无法满足当前档案管理的工作需求，严重降低了档案管理工作效率，不利于档案管理工作的长远发展。纸质档案存储需要占用大量的空间，在存储过程中还会受到外界环境中各种不利因素的影响，甚至导致档案资料的缺失；并且其所能记录的内容也非常有限，这就不利于干部人事档案资料价值的充分发挥。通过对干部人事档案进行信息化建设，将先进的信息技术有效运用于档案管理过程中，采用电子化的档案能够大大减少档案资料存储所需要的空间，并且还有助于对档案资料进行快速的查询，进而促进了档案管理效率的不断提升[2]。

2.2 有利于档案信息的规范化管理

在传统的档案管理过程中，干部人事档案资料的查询和处理主要是由档案管理工作人员进行操作的，往往没有形成统一的规定，档案资料的填写程度完全取决于管理人员，由于部分档案管理人员对信息填写工作并不重视，造成部分重要的数据内容填写潦草或者没有填写，这就会造成档案资料的不完整，给其后续的使用造成一定的阻碍。通过对干部人事档案进行系统全面的信息化建设，有助于对干部人事档案进行规范化管理，明确其中填写的具体格式，进而避免了填写潦草和模糊问题的出现，确保了干部人事档案资料的完整性。

2.3 为档案材料的长期保存创造了可能

传统的干部人事档案往往都是以非电子方式进行存储的，这就从根本上限制了其长期保存，尤其是其中的纸质档案资料对于存储环境的要求非常高，需要对环境的温度和湿度进行科学合理的有效控制，并且还需要占用大量的存储空间，这些都给档案资料的长期保存造成了不利影响。通过对干部人事档案进行信息化处理，利用计算机和云存储能够实现档案资料的数字化管理，其所需要的存储空间可以忽略不计，并且对于存储环境具有非常高的适应性，能够在多种环境中保持自身性质的稳定，有利于对重要的干部人事档案进行永久存储。

2.4 提高了档案材料的安全性

干部人事档案的价值主要体现在使用价值和公开价值两个方面，通过采用信息技术能够最大限度实现档案资料的两种价值。在发挥干部人事档案资料价值的同时，还要确保重要档案资料的安全性，避免其受到外界各种不利因素的影响。通过采用信息化技术能够进一步提高干部人事档案资料的安全性，确保其内容不会被公开、更改以及增减等，始终保持在真实的状态，能够对干部个人的实际情况进行客观真实的反映，为档案资料价值的充分发挥提供可靠保障。

3 干部人事档案信息化建设的问题

3.1 档案信息化管理意识不足

部分单位的管理人员对干部人事档案的重要性没有形成准确的认识，导致其对档案管理工作并不重视，进而阻碍了信息化建设经费的有效投入，严重影响了干部人事档案的信息化进程。同时，由于对档案信息化建设缺乏足够的了解，部分管理人员片面地认为只要档案资料没有泄漏、更改以及丢失就是做好了档案管理工作，但是这只是对档案资料进行了可靠的保存，并没有充分发挥其价值。实际上档案管理工作的目的是最大限度发挥档案资料的价值，通过对档案资料进行信息化处理，使干部人事档案发挥最大的作用。

3.2 硬件和软件设施不够完善

干部人事档案的信息化建设离不开各种基础设施的支持，但是当前不少地区的信息化建设过程中存在硬件和软件设施不够完善的问题，这就给信息化建设的全面进行造成了不小的阻碍。因此，在信息化建设过程中，需要结合实际的工作需求配备复印设备、计算机、扫描仪、数码相机以及配套的干部人事档案管理系统软件，但是由于资金不到位，导致相应的基础设施难以落实，这就放缓了人事档案的信息化进程。同时，在硬件和软件设施的运行过程中，由于缺乏有效地维护管理导致其出现各种不同的问题，进而导致硬件和软件设施无法正常运行。

3.3 系统应用档案管理开展得不平衡

不少地区已经建立了干部人事档案管理信息系统，并且其中已经录入了干部的个人信息，但是对于信息系统的应用仍旧停留在初级水平，导致信息化建设无法得到进一步提升。例如，通过信息系统对干部的年龄结构、知识结构以及专业结构等情况进行统计分析时，很多情况下只是进行了简单的查询和报表之类的工作，这就导致对人员筛查和统计分析等方面进行的不够全面，所配备的系统功能也就无法充分运用。

3.4 系统管理维护水平较低

干部人事档案管理系统没有得到及时的维护，导致其在信息化过程中，存在不少的问题。当前在基础信息的收集和利用方面还存在不小的问题，导致信息更新不及时，也不全面。例如，学历、表彰以及入党等重要材料没有进行有效地录入，这就导致档案信息不完整，给其使用价值的充分发挥造成了不利影响。

3.5 管理人员的专业技能尚需提高

干部人事档案的信息化建设对档案管理人员的专业水平要求较高，其不仅需要具备专业的档案管理知识，还需要具有一定的信息和网络知识。但是当前不少单位的档案管理人员并没有进行系统性的信息化专业培训，其对于计算机信息技术的认识仍旧停留在表面，只能进行一些简单的操作，也就无法将信息技术与档案管理工作进行有机结合，这就从一定程度上制约了干部人事档案管理的信息化建设。

4 干部人事档案信息化建设对策

4.1 完善干部人事档案管理信息平台，实现资源共享

加强网络建设工作，结合当地的人事档案管理工作特点，构建相应的干部信息管理平台。将信息中心作为枢纽，进一步实现网络化管理，结合档案管理工作的需求，进行有针对性地授权开放和资源共享，进而实现信息服务的良性循环。对当前的信息化资源进行充分的利用，进一步推动干部认识档案管理的信息化和网络化进程。注重软硬件设施的不断完善，加大基础设施、信息收集以及利用等方面的资金投入，确保各项工作能够落到实处。将信息技术有效地运用于干部选拔任用的整个过程，通过干部人事档案的信息化推动干部管理工作朝着民主化、科学化以及规范化的方向发展[3]。

4.2 遵循安全性原则，加强干部信息化建设

安全性对于干部人事档案信息化建设工作具有十分重要的现实意义，在其建设过程中要予以充分的关注，确保档案信息的安全。因此，需要高度重视建设过程中的安全保密工作，树立正确的安全保密意识，并且还要严格按照国家相关法律规范的要求开展信息化建设工作。在技术安全管理过程中，要将档案局域网与外部的网络之间进行完全的隔离，避免外网连接到档案内网，而对档案管理工作造成不利影响。同时，还要结合干部人事档案信息化建设工作的要求，制定科学合理的信息录入、信息维护、设备管理以及网络维护等一系列的安全制度。

4.3 强化培训，提高管理人员专业水平

为了满足人事档案的信息化建设需求，需要通过强化培训，提高档案管理人员的专业水平，为信息化进程的顺利实施建立良好的基础。作为干部人事档案的管理人员，不仅需要掌握专业的档案管理知识，还需要具备信息化建设的相关知识。通过对当前管理人员的队伍的整体水平进行系统全面的调查，明确其中存在的知识漏洞，进而能够有针对性地开展专业性的培训，并采取有效地考核机制，促进档案管理队伍整体专业水平的不断提高。

4.4 注重对系统管理与维护，提升使用价值

由于干部人事档案不是一成不变的，而是处于一个不断变化的过程，这就需要对档案信息进行及时的更新维护。在干部人事档案信息的日常维护管理过程中，需要严格按照方便、快捷、有效以及实用的原则进行，在其信息化建设过程中设置相应的干部任免、调动审批表以及干部名册的自动生成功能，对干部在工作过程中发生的信息变动情况进行及时的录入更新，进而确保信息库能够对干部的实际情况进行客观真实的反映，为干部人事档案价值的实现建立良好的基础[4]。

5 结语

综上所述，随着信息技术的不断发展，其被广泛应用于多个领域，在一定程度上促进了工作效率的不断提升。通过将其与干部人事档案管理工作进行有机结合，有助于促进档案管理工作水平的不断提高。但是在干部人事档案的信息化建设过程中往往会受到多种不利因素的影响，进而造成各种问题频发，严重阻碍了干部人事档案的信息化进程，这就需要采取有针对性地对策，为干部人事档案的信息化建设创造有利条件，确保信息化建设工作的顺利实施。