信息技术在企业档案管理中的应用

钟 敏

（云南省地方电力实业开发有限公司 云南 昆明 650000）

1 引言

可以说随着企业管理基础模式的不断改变，为了提高企业自身的市场影响力和竞争力，就需要充分挖掘每一个资源种类，为企业的日常运营和发展保驾护航。企业档案作为企业历史的见证者，同时也是一种不可多得的信息资源，为了发挥这项资源的作用，就需要管理人员转变传统的档案管理理念，让工作人员能够了解档案信息内容的价值，并结合现代化的信息技术，将档案内容的市场价值、经济价值、管理价值充分挖掘出来，成为企业现代化运营管理当中的一个重要组成部分。

2 信息技术在企业档案管理中的重要性

2.1 信息技术能够使档案管理更加系统化

和传统的档案管理工作不同，信息化技术的应用不仅能够有效增加档案数据储存量，同时也能优化电子档案的私密性和可靠性。尤其是对比传统的纸质档案而言，信息化档案管理能够有效减少档案储存的实际环境，并且让档案资源的调取更加便捷快速。可以说当前一套功能齐全的信息化处理系统，加载到档案资源管理工作上不仅可以实现档案内容的数字化转化，同时也能在档案资源内容管理、调取、分析等多个环节，实现信息化处理功能。对于部分企业的实际需求还可以添加和财务系统、管理系统、生产系统等连接的集成化信息技术，通过档案的形式处理，结合公司的规章制度、生产能力、财务状况、完整地给出企业领导人一个明确的参考方案和可执行计划。这样既方便工作人员对档案数据进行统一出口管理，同时也能帮助企业领导更好地规划企业未来的发展方向，让档案资源管理系统化的优势得到充分发挥[1]。

2.2 充分实现企业精细化管理目标

现代化企业在日常运营和管理的过程中更加重视现代化、系统化、科技化、信息化和精细化的管理理念。总的来讲就是结合企业自身内部信息，结合行业和市场发展的外部环境，充分利用企业现有资源，从各个角度和方向优化管理体制，丰富管理内容，落实管理策略。而精细化管理理念想要得到良好发展，最重要的因素就是让各方资源充分发挥自身优势，这其中就包含了企业档案资源管理。从某种角度来讲，企业档案的日常管理工作可大可小，对于部分企业而言，自身的档案管理工作就只是一种简单的信息载体，只有需要用到相关答案时才拿出来作为一种可以利用的信息内容。而对于部分具有前瞻性和发展眼光的企业而言，如何有效利用档案资源，充分发挥档案管理信息化技术的价值，已经成为企业自身精细化管理发展过程中最为重要的环节。将各类档案资源以数据的形式进行录入和保存，并在需要时通过不同目录的检索进行查询，为企业的发展和战略提供可靠的参考，这种模式就是将企业档案资源从基础的服务目的转变为具有价值的战略参考，这种转变不仅是理念和功能上的变化，同样也是实现企业管理精细化的重要措施。尤其是对于很多新兴行业而言，需要更多地接触互联网，接触其他同类别企业的发展趋势，接触快速变动的市场环境都需要大量的相关信息支持，而企业档案资源的运用也成了精细化管理、信息化技术应用的主要阵地[2-3]。

3 信息技术在企业档案管理中的有效措施

3.1 信息技术在企业档案管理中的应用方式需要加强

想要充分发挥信息技术在企业档案管理中的作用，首先就需要企业管理人员能够提高对信息技术和企业档案管理的重视程度。通常来讲中小型企业对于企业档案资源管理的重视程度和应用程度较小，而大型企业对于档案资源管理和应用的需求更加紧迫。为此就需要管理人员能够转变传统管理理念，加强对企业管理档案资源应用的重视程度。将信息化技术和企业档案管理工作相结合，避免出现新时代背景下档案资源管理工作的滞后性。同时随着市场活动的频繁变化以及企业自身发展的历程，还需要重新确定档案馆以及档案管理工作重要地位，为其匹配相应的工作人员和工作场景，将软件系统和相应的管理模式完成嫁接，为企业档案管理工作和企业档案资源开发创造更加有利的条件[4]。

3.2 档案资源管理信息化建设的条件

随着我国经济模式的不断转变，为更好地完成不同项目，企业需要针对内部外部环境进行充分考量，再确定是否立项或投资。尤其是对于项目体量较大的企业而言，每一个重要决策都直接影响了企业未来的实际发展方向和可能获得的市场利润。为此就需要通过大量相关信息进行参考，为企业管理人员或企业掌舵者进行决策，而想要获得最为核心且真实的内部资源，就需要充分挖掘各类档案内容的市场价值。针对企业自身内部运营状态，企业当下的管理模式和企业近期内的财务流通状况等方面都可以通过企业档案资源内容进行收集整合，并且根据不同的项目需求，针对不同方向的数据和信息进行整理分析。在此过程中不仅需要工作人员具备良好的档案管理工作经验，同时还需要其具备良好的信息化素养，能够熟练地运用各类档案管理软件以及信息处理软件，通过多样化的档案信息处理实现全方位、立体化、综合式的信息资源整理，所得到的相关数据，对于企业未来的发展有着极其重要的参考价值，而相关信息也是帮助企业管理者进行决策的有力武器[5]。

3.3 对于企业档案资源进行系统化处理的有效措施

对于很多企业而言，想要充分发挥自身企业档案资源的有效价值，就需要对现存和以往的档案资源进行系统化梳理。尤其是部分从事实体运营的企业，很多进入市场的时间较早，拥有的企业档案数量较为庞大，也不像现代化的互联网产业一样对网络信息技术的重视程度和运用更加熟练，因此就导致了很多企业档案没有发挥其有效作用，形成了一定的资源浪费。为了转变这一现状，就需要企业管理人员下意识地组织员工进行学习，对于企业档案管理人员进行信息化技术的培训，转变其理念，重视企业档案资源的开发。将已有的档案资源体系进行科学系统的梳理，使其重新焕发生机。为了实现这一目的，就需要相关负责人按照时间顺序对档案的内容进行信息化采集，并且和企业当下使用的信息处理软件进行有效链接。通过各类表格和处理软件的加工，能够让各类企业档案资源和当下的企业运营状态进行有效对接，成为一个更加科学完整的资源体系。另外由于大多数企业在进行科研项目或施工项目时，周期较长，时间跨度很大，短则数月，长则数年，因此通过企业档案对相关项目内容进行记录并持续不断地丰富相关数据和资源，能够在一定程度上帮助企业领导对项目进度进行监管。在数据的支持下，判断企业未来的研发施工生产模式是否需要改变，是化整为零，提高工作效率还是化零为整，主攻某一方向。只有通过翔实的数据进行记录参考，才能够帮助企业领导作出正确判断。甚至很多情况下在没有数据支撑的决策中由于人为因素、情感因素的影响，会导致企业做出错误决策，而这也是信息化技术在企业大资源管理中的应用环节，是信息化技术发挥自身长处和优势的重要途径[6]。

3.4 企业档案管理电子文件收集工作的重视程度有待提高

随着我国信息技术、互联网技术、移动办公技术的不断普及和推广，当前各企业在自动化办公以及信息化办公领域取得了迅猛发展。无论是办公软件的应用，还是自动化科研的推行，对于各类办公文件和相关记录的保存整理工作都成为各企业日常运营中的痛点问题。不同软件之间在操作模式和信息管理环节存在较为明显的差异，相应会议记录和电子文件收集整理工作，都需要有专人来完成。这就导致了如果缺少针对性的文件管理档案信息系统那么对各类电子文件的数据整理工作就会变得更加复杂困难。因此企业为了取得更好的发展，就需要针对这一环节进行有机完善，由档案管理人员兼职负责对企业内部各类电子文件的收集工作，既要保证其原始性，又要保证其完整性，同时还要确保其私密性。即便在后续的工作开展环节也可以对其进行灵活充分的应用，想要实现这一目标就要在现有的档案资源管理体系上附加一个电子文件管理模块，让公司员工和管理人员针对会议内容、项目信息、日常工作运营等环节产生的各类电子文档进行上传并标注日期和内容。再由档案管理人员进行检查和归档，只有形成完整的管理体系，才能充分发挥出各类电子文件的重要作用，完善档案管理工作的真实需求，让档案管理工作的信息化发展得到进一步提升。

3.5 对于档案资料内容加工利用的方式进行有效提高

档案管理的信息化需要相关人员能够重视对档案资料信息的开发利用，在信息化过程中坚持主动出击，延长各类档案内容的生命力和有效价值。受到传统纸质档案材料的限制，以往的档案管理工作更加重视对档案以及相关文献自身的保护工作。为了避免相关档案的丢失或破坏就要极力避免对档案进行频繁大规模的调用。而现代化的信息企业档案资源管理体系则完全相反，电子档案不仅可以实现及时上传，同时也能够对其进行随时备份。只要档案库的备份保证安全，那么对于档案信息的调取和利用就变成了一种日常工作的有效辅助。为了强化企业在日常工作中对档案信息的加工处理，就需要相关人员对档案内容进行及时的归档和上传，使其能够和已有的档案体系、档案内容进行深度融合。通过高清扫描以及数据化分类的模式让档案资料能够形成可视化图表，根据企业发展过程中需要的不同资料随时进行检索和调取，帮助企业领导对未来的发展做出有效判断。

同时现代化信息技术的应用还为企业档案资源的开发创造了全新的条件，尤其是结合大数据系统，结合云计算技术，结合区块链概念，能够帮助相关人员无限制地加深对档案和各类资料的利用。比如将企业档案当中所有涉及同类型项目的档案进行数据处理，可以得到该项目在近年内的发展趋势以及企业自身在运营过程当中存在的哪些短板和不足。根据相关数据分析就可以得出，接下来企业在发展过程中，可能会在该项目上获取多大比重的利润空间，又或者是对比不同行业项目的利润空间来选择更加符合企业发展和需求的内容。这种数据信息处理和应用的概念对于当前企业发展而言有着极其重要的作用，而这也是信息技术在企业档案资源管理当中核心价值的体现。通过翔实的数据分析和结果，为企业前行的道路保驾护航，充分发挥企业档案资源管理的作用[7]。

4 结语

综上所述，档案管理在企业现代化运营过程中所发挥的作用是多个维度的。不仅能够实现对企业成长和发展的相关信息记录，同时还能够结合云计算、大数据等技术匹配不同的信息处理软件，来优化对档案资源的管理和开发，让企业档案管理工作成为更有价值的信息提供者。通过对企业以往发展经历的总结，给出更加行之有效的参考和建议，想要实现这一目标，就需要企业管理者能够充分重视信息化技术在企业档案管理中的应用，找到适合自身企业发展的档案资源运用模式，加强企业档案资源体系的收集、开发和运营模式，为企业未来的发展保驾护航，提高市场竞争力。