数字化时代高校档案管理信息化建设分析

王学娟

（承德医学院 河北 承德 067000）

1 引言

高校档案管理工作的主要内容是将学校教学管理工作中产生的各项档案、资料、信息与数据资源进行收集、整理及开发利用，为高校教学、管理、科研等工作提供决策支持。基于数字化时代背景推进档案信息化建设，能够更好地深化高校档案资源共享、发掘档案资政功能，推动档案管理工作的高质量发展。

2 健全档案信息化管理标准

2.1 编制分类标准

为推进档案信息化管理工作的顺利实施，高校档案管理人员应在参考《高等学校档案实体分类法》的基础上，结合本校实际情况编制具体的档案分类标准。以教学档案为例，可采取“年份——教学层次——教学环节”的分类模式，以教学层次为基准下设相应的二级类目、三级类目，针对不同教学档案需围绕立卷标准、保存年限、保存方式等指标进行整理要求的细化设计，并严格执行纸质文档、电子档案同步存储标准，针对电子档案的著录、标引、检索规则等编制具体要求，以此形成教学档案数字化管理质量标准体系，为档案管理工作创设良好基础。同时，档案管理人员应充分利用信息技术手段进行教学状态数据的收集与分析，以不同学科、专业作为分类标准针对课程、师资、生源、资产等数据进行统计分析，并建立学期、年度教学质量报告，为高校教学管理决策提供辅助参考。

2.2 深化档案编研

档案信息化建设的重要目标是为档案利用提供服务，以往档案管理工作局限于针对原始资料进行收集整理和分类存储，未能充分挖掘、开发出档案信息的价值。因此在开展档案信息化管理过程中，档案管理人员应充分利用数据挖掘、云计算等技术手段进行档案资源的深度加工，以专题为分类标准进行档案资料的收集、筛选、分类与编辑，生成“大事记”“组织沿革”“年鉴”等编研成果。以某专业档案为例，可基于纵、横两个维度进行档案处理，如在纵向维度上梳理出该专业的发展史、课程纲要演变历程等信息，在横向维度上建立教师群体画像、专业竞争力评估等模型，借此更好地满足不同用户的主体性需求，真正挖掘出档案资源的开发价值，为校际档案资源共享及教学评估工作提供数据支持。在此过程中常涉及到不同档案材料的交叉问题，通过利用计算机平台提供的复制功能即可生成多个复制件，相比人工录入模式能够更加高效快捷地完成档案整理工作，加快教学档案编研进度与利用价值[1]。

3 引入区块链技术支持手段

3.1 智能身份认证

学生学籍档案信息管理是高校档案管理工作中的重要环节，为提高学校与就业单位对接环节确认学生身份信息时的工作效率，档案管理人员可引入区块链技术构建具有免信任特性的学生身份认证系统，在区块链架构内显示学生的姓名、证件照、联系方式等基本身份信息，将智能身份证内嵌至密钥中，标记身份证创建日期、ID、二维码等信息，由学生自主建立区块链ID、保管密钥，并且可将该智能身份证应用于微信等平台进行信息共享，为就业单位查询学生信息创设便捷条件。

3.2 信息溯源防伪

在档案信息化管理工作中建立文件溯源与信息防伪标准，档案管理人员可利用“时间戳”特性实现对档案信息数据的溯源，在档案信息录入、存储、修改的不同环节均由系统自动生成记录、加盖“时间戳”，明确档案信息操作的所有权归属，并且区块链的运行规则可保障用户信息、操作记录在确认后无法被人为篡改，能够为高校档案信息的真实性与可靠性提供保障[2]。

3.3 用户隐私保护

当前高校的大数据档案信息主要包含共享、专有、私密三类，档案管理人员可利用非对称加密技术进行档案信息的加密处理，在加密、解密环节分别使用私钥、公钥用于对信息签名及验证签名，核对档案信息发出者，以此保护高校用户档案信息的私密性，建立可靠信任机制，防止师生身份信息或教学科研资料因被窃取而泄漏。

4 完善档案综合性服务平台

4.1 总体设计

鉴于部分高校现有档案信息系统的开发年限较为久远、架构陈旧，无法适应大数据时代海量档案信息的存储与用户开发需求，因此应由学校档案馆主导推动档案综合服务平台的建设，以用户需求为核心建立集成化档案管理系统，面向档案管理人员与档案使用者分别建立服务端与管理端，档案使用者可在前台结合自身业务需求进行信息填写、依据流程办理各项业务，由档案管理人员从后台实行系统维护、权限控制、数据配置与备份管理等，配合用户访问控制技术进行档案信息安全的管理，完成整体平台设计[3]。

4.2 平台建构

在平台架构设计上，分为网络层、数据层、应用服务层与客户层四个层级，其中网络层主要提供内外网Web 服务器，数据层以Oracle、Redis 分别作为底层数据库，应用服务层设有API 接口工具包及预留空间，客户层基于B/S 模式支持Windows、IOS、Android 多种操作系统。在功能模块设计上，交互服务模块面向校内外用户开放，由档案馆主页、微信公众号、公共查询平台、声像档案征集系统、档案查借阅预约系统构成；后台服务模块面向档案管理人员开放，可执行档案信息采集、整理、存储、统计、编研、查借阅等功能，系统整体流畅度较高，能够有效提高档案利用服务水平。

5 结语

新修订的《档案法》将于2021 年1 月起实施，其中“档案信息化建设”为新时期高校档案管理工作提供重要指导。数字化时代主张加快推进数字治理的智能化应用，因此应聚焦管理体系完善、技术手段支持与服务质量提升等维度，加快高校档案管理的信息化变革，更好地提升档案资源的管理效能与利用价值。