新形势下医院档案管理工作的思考

邢玉，刘逸，张丽英

（1.天津市第一中心医院党委办公室，天津 300192；2.天津医科大学肿瘤医院，天津 300060）

医院档案是医疗机构在依法开展医疗服务活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像和电子文件等不同形式和载体的历史记录。医院档案管理是建立现代医院管理制度和提高医院治理体系、治理能力的主要内容之一，对医院的发展、建设具有重要的意义。本研究结合工作实际和文献资料，浅谈对医院档案管理工作的思考。

1 新形势下做好医院档案管理工作的意义

1.1 紧跟时代潮流 医院档案管理对于促进信息存储和价值非常重要，是信息医疗工作的重要组成部分。医院档案管理信息对于医院使用参考和提前咨询未来的文献和材料具有重要意义，可以显著节省时间并提高工作效率。随着信息时代的到来，人们的生活方式发生了很大变化，对信息获取的需求也逐渐提高，医院档案的管理不仅限于纸质材料的管理，而是遵循大势所趋，结合现代信息工具，密切关注社会的需求。

1.2 对档案的发展具有积极作用 由于档案管理工作的特点，医院工作需要高度重视文件管理工作，需要相应的人力资源和物质资源。档案管理的主要特征是一致的，且需要可持续的管理措施处理医院档案管理；同时，由于档案管理的特殊任务，结果具有历史性和时间敏感性，因此，为了有效实施档案管理，需要制定合理有效的管理计划，需要高素质的人才合作共同发展。

1.3 促进医院档案事业与医院规范化管理的协调发展 医院发展建设和文化建设离不开前人的经验总结，而好的经验总结一般都会留在档案里。因此，档案管理工作对于医院发展的发展具有举足轻重的作用。

2 医院档案管理工作实践中存在的问题

2.1 医院档案种类繁多，统一管理难度大 医院是提供医疗技术服务，满足广大患者健康需求的专业场所，除了一般事业单位共有的特点外，更具有医疗技术专业特点，档案涉及面广、专业性强。档案种类包括：①行政文书类档案；②人员管理类档案（人事档案、党员档案、干部档案）；③经济活动类档案（财务档案、设备物资采购相关档案、经济合同档案、审计档案）；④建筑建设相关类档案；⑤各类设备、设施相关档案（说明书、结构图、运行维护、保养及维修档案）；⑥医疗服务类档案（医疗技术管理档案、门急诊及住院病历、医疗纠纷调解及法律判决档案）；⑦消防安全、安防类档案；⑧科研、教学类档案；⑨医院发展历史、文物类档案；⑩保密类档案等。档案载体包括文字、图片、影像、电子存储及实物等。不同类别的档案生成于不同的业务过程，其管理隶属于不同的业务、行政管理部门，不同业务的档案有不同的管理要求，给统一管理带来难度。

2.2 医院档案管理缺乏专业指导、缺少技术规范和标准到目前为止，医院档案管理工作参照2008年《卫生档案管理暂行规定》[1]在市政府档案局和上级卫生行政部门的指导下进行。《医疗机构病历管理规定（2013年版）》[2]、2017年《电子病历管理规范（试行）》[3]对医疗类档案提出了明确的要求；2018 年《国家卫生健康委员会科技重大专项档案管理办法》[4]对于医院科研项目档案管理有一定的参照意义；2019国家卫生健康委《医疗和疾控机构消防安全生产工作管理指南》《医疗和疾控机构后勤安全生产管理指南》[5]对医院消防安全管理和医院后勤电力系统安全管理等九项工作的档案管理内容和时限给出明确要求。对于医院整体档案管理还缺乏技术规范或标准的指导。

2.3 医院档案管理缺乏专业性人才 目前，医院档案管理工作一般由医院办公室专岗负责，但档案管理人员一般是行政管理人员经档案局培训后上岗，如前所述医院是专业性极强、专业覆盖面较广的单位，档案管理人员不可能熟悉所有的专业管理档案，统一档案管理有实际困难。各专业、职能科室档案管理人员多为各医疗机构为开展日常档案管理工作设置的兼职档案员，鲜有档案管理培训要求和培训经历，导致档案管理质量参差不齐。

2.4 医院档案管理重视程度不够，信息化手段相对滞后当今社会网络信息技术的发展给医院运行管理带来方便、快捷、高效、精准，医院主营业务和保障业务普遍使用信息化技术，如His系统、Lis系统、PACS系统、EMR系统、OA办公系统、HRP 系统等信息技术普遍使用。医院档案管理仅是医院行政管理的一项内容，大多数医院相对不重视，信息化设计之初鲜有将档案管理内容考虑在内的，有的医院信息化集成度不高，院内形成信息孤岛，医院档案管理信息化管理手段相对滞后，医院档案系统化管理更为困难。

2.5 医院档案系统性管理缺乏专业性评价，缺乏统一的评价标准 在社会高速发展的情况下，医院档案管理的内涵与外沿部分时刻变化，档案范围已经有了大范围的拓展。在档案管理内容的纳入和管理方面，缺乏明确标准，各个医院只是按照自己的想法对其进行管理，从而造成了许多需要纳入档案资料没有及时被纳入，使管理出现弊端，造成不必要的麻烦。

3 医院档案管理工作思路

3.1 制度化、系统化、专业化管理 ①贯彻执行国家档案管理的法律、法规和卫生档案管理制度，制定医院档案管理各项制度；建立医院档案目录及管理细则；建立医院档案管理评估、评价及考核、奖励机制。②实行医院档案统一管理，建立院科两级档案管理体系；院内各专业、职能科室档案管理人员接受档案管理专项培训，定期参加考核，提高档案管理专业化水平；医院档案管理人员下沉科室，参加不同业务档案管理工作，提高不同专业知识覆盖面，提升医院档案系统化管理水平[6]。

3.2 规范化、信息化、精细化管理 ①在国家档案管理的各项法律、法规下，院、科两级的档案管理人员结合医务、财务、后勤、人事、科教等相关专业的管理指南、技术规范和标准建立医院档案管理规范，公布并执行，定期修订；②加强医院信息化建设，建设医院档案管理信息化系统，将各业务、行政档案管理内容纳入系统管理，并制定分级授权管理机制；③利用信息化手段，将医院档案管理电子化、信息化、精细化，服务网络化，档案使用效率最大化。④加强网络安全管理。贯彻落实《中华人民共和国档案法》对设备专业防护和安全防范设备设施，完善信息网络安全管理制度[7]。

3.3 通过医院管理学会或协会，成立医院档案管理专业委员会 加强学术交流，成立专家委员会，逐步建立和修订医院档案管理相关标准、指南及规范，提高医疗卫生行业整体的管理水平[8]。

3.4 建立医院档案系统性管理评价体系 培养以“档案利用”作为工作出发点这一观念，消除档案管理在传统上的被动地位，做到管理档案方面的主动积极性，医院设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，组成档案管理队伍，不仅要完成档案资料的收集及整理方面的工作，也要对接收到的档案进行科学归类和系统分析，根据医院管理评价的要求，对收集的信息进行规范化和标准化的管理。开始时应以档案材料形式管理，各部门根据档案管理标准，确保档案的质量、完整的类别和内容完整，确保档案的完整性和系统性。

4 医院档案的开发、应用

医院档案管理实行电子化、信息化、精细化、网络化，目的是为了医院档案的充分、高效的使用，但医院档案使用的效果评估、评价机制还有待于进一步的建立，并在业内建立相应的评估标准和规范。

5 结语

医院档案管理是建立现代医院管理制度和提高医院治理体系、治理能力的主要内容之一。医院档案的信息化管理是当前医院档案工作发展的必然趋势，也是顺应现代化社会发展的必然要求。新时代发展下，医院档案事业发展的主要方向是建立在信息化基础之上，为了能够更好的投身于社会主义现代化建设中，档案中蕴藏着十分宝贵的资源，在医院的未来发展过程中将会发挥出不可替代的作用。提高认识，提高医院重视程度，利用信息化手段，建立制度化、系统化、专业化、规范化的医院档案管理体系，不断提高医院档案现代化管理水平，进一步促进医院发展建设和文化建设。