医院档案管理现状及对策

王苏醒

医院档案管理是医院各类信息存储、分类、归纳的重要手段，其制度的改革和完善对医院的发展起着重要作用[1]。加强档案管理的规范化、程序化，从而促进医院的可持续发展[2]。文章就如何加强医院档案管理，进一步促进医院的可持续发展做出简要论述。

1 档案管理的重要性

档案管理可以为医院科学的管理决策提供可靠的依据，档案管理可以提高医院的医疗质量，促进科学研究的发展[3]。对档案进行有效的管理，不仅可以帮助医务人员，而且可以帮助他们总结很多工作经验，提高工作效率[4]。因此，档案管理在医院发展中的重要性不言而喻，必须引起相关人员的重视。

2 医院档案管理中存在的问题

2.1 意识不强

现阶段，由于医院管理层缺乏对档案管理工作重要性的认识，导致医院档案由许多非专业的人员进行管理，不仅档案管理意识较弱，没有形成正确的服务意识，而且档案管理工作实效较差[5]。他们没有足够的耐心和责任心，即使发现档案丢失、归档不及时、工作拖延有缺陷，也不重视或不及时处理，从而影响档案管理的质量[6]。

2.2 制度不健全

导致医院档案管理制度不健全的原因众多，例如医院管理层缺乏对档案工作重要性的认识，档案管理部门尚未做好档案管理机制建设工作，导致档案管理方案、方式等比较落后，管理效率低下[7]。目前，计算机技术在大多数医院得到了广泛的应用。但是，在实际档案管理工作中，由于工作人员不具备计算机操作的相关知识和技巧，导致档案计算机管理水平较低[8]。现阶段，医院档案依然主要采用人工管理的方式，例如人工采集档案数据、人工整理档案、人工储存等。上述原因导致医院档案管理制度不科学，无法实现医院档案的自动化管理。

2.3 种类较多，不能规范装档

档案的验证功能：档案的全面性、可靠性，直接影响档案在医院中的价值，验证功能作为其核心功能，其价值更为突出[9]。

2.3.1 会计档案 医院会计档案主要由会计报表、账簿等组成，其能够对医院的各项经济活动、经营状况等进行反映。会计档案信息是对医院各项经济活动的记录，能够直观反映财会工作的实际情况，为医院财会分析、收支、预算、结算、成本管理等各项工作提供可靠的参考。同时，会计档案信息也为医院经济活动监督、检查等工作提供数据支持。

2.3.2 医学档案 由医学档案中的文字、图像和其他文字组成的档案。医学档案在医院档案中的地位举足轻重，其既是医院各项医疗工作的数据支持，也是社会各界对医院进行监督的重要依据。医学档案具有非常高的医疗价值，能够为相关病例的治疗、研究等提供可靠、有效的数据支持；同时众多患者可以通过医学档案了解各种医疗信息，根据自身的症状选择合适的科室和医生，同时能够准确、及时的了解自身的病情，既能够快速就医，又能够维护自身的利益。从社会角度进行分析，通过医学档案能够为分析、评价以及解决医疗纠纷提供数据支持和参考，同时也能够为医疗保险的理赔、研判等提供支持。总之，做好医学档案管理工作，既能够保证医院各项医疗工作顺利进行，又能够为维护患者权益提供支持。

2.3.3 基本建设档案 基本建设档案是医院档案管理的重要内容，其涉及的环节众多，例如医院各种建筑的规划方案、建设方案、参建单位等档案资料。通过强化基本建设档案管理，对医院各种基建档案进行整理和研究，能够为医院规划和建设、管理和发展提供全面、准确的数据信息，不仅可以为医院现阶段的建设工作提供服务，还能够为未来的规划和发展提供参考和支持。

2.3.4 文书档案 文书档案管理在我们的生活中无处不在。它不仅见证了一个医院的发展历程，也见证了国家和社会的发展。文书档案记录着一个单位的事件过程和一个单位的发展历史。医院的文书档案包括：重要稿件、人事档案、行政档案、活动计划和记录、签订的各种协议、上级下发的文件、各种重要时刻的照片等，档案大多是纸质的，有录像、录音、照片、电子文件等多种记录。

2.3.5 人事档案 人事档案是档案管理的重要环节，同时也是做好人事管理工作的前提和基础，为医院人力资源管理工作提供了可靠、全面的依据，在医院人事管理工作中发挥着至关重要的作用。医院人事档案管理的内容众多，例如岗位分配、职位晋升等。通过人事档案可以初步了解医院医务人员的基本情况，例如学历状况、职称情况等，通过对上述档案数据进行全面的分析和研究，能够为人事管理工作提供可靠的数据支持。通过创建网络化的人事档案管理模式，不断提升人事档案管理水平，能够保证人事管理、调度工作的科学性和准确性，能够为医院选聘、培养一批高素质的医疗人才。创新人事档案管理制度的有效措施，针对医院在实际的发展过程中，创新人事档案管理模式，注重以人为本的管理理念，促进医院可持续发展。

2.3.6 科教档案 科教档案能够为医院教学科研、医学科研等提供理论依据、实践经验，通过创新管理方法，取得更好的效果，不仅有利于医院的可持续发展，而且有利于充分发挥医生对患者的责任心，从而取得更好的效果。

综上所述，由于医院档案管理人员意识不强，医院管理制度不完善，加上医院档案管理种类多，保存方式的不同，从而增加了归档审核的工作量。

3 医院档案管理改革的重要性

3.1 顺应时代发展的要求

在信息化时代背景下，医院档案管理若依然采用传统的管理理念和模式，势必会被时代所淘汰[10]。通过做好档案管理改革工作，逐渐采用信息化管理手段取代传统手动管理方式，能够快速理清各种档案之间的关系，并做好采、编、管、存等工作[11]。由此可见，在信息时代下，大幅度提升医院档案的管理效率，这也符合当下时代的需求。

3.2 推动医院自身发展

目前，我国对医疗卫生事业的重视程度不断的提升，并且颁布和制定了众多推动医疗卫生事业绿色、健康发展的优惠政策。但是，随着医疗卫生事业的发展，医疗服务类型不断增多、档案数据逐渐增加，如何处理好海量的医疗卫生档案，成为困扰档案管理工作者的难题[12]。通过做好医院档案管理改革，采用多元化的措施和对策对医院档案进行优化管理，能够实现档案管理效果升级，使其成为推动医院自身长足、快速发展的动力和保障。

4 加强医院档案管理的措施及对策

4.1 增强意识

首先，领导重视是提高医院档案管理水平的前提。要把档案管理作为医院发展的重要内容提上重要议事日程。第二，要长期坚持不懈地宣传教育档案法。《档案法》是医院档案管理的法律依据和保障。在档案工作中，提高全员法律意识，让医院的所有档案管理工作人员都能够认识档案管理的价值和意义，尤其是医院的管理层和领导层，需要熟悉档案法的各项规定，并充分发挥自身的模范带头作用，所有档案管理工作人员在领导层和管理层的带领下主动参与到档案管理中，认识到自身在档案管理、保护工作中的义务[13]。这样能够从根本上改变档案管理工作人员的意识，真正的将档案管理作为影响医院各项工作的重要任务，充分发挥自身主观能动性，为医院建设、发展提供更加方便、全面的档案管理服务。

4.2 创新理念

管理理念水平高低，直接影响档案管理质量，做好管理理念创新，已经成为互联网时代的必然需求[14]。因此，档案管理工作人员需要不断对理念进行创新，以创新的思维和意识对档案进行管理。在档案管理实践过程中，既需要秉承先进的理念，还需要与档案管理实践相结合，这样才能从根本上提升档案管理实效[15]。档案管理工作人员需要摒弃传统的封闭理念，因为传统的“要、等”观念缺乏主观能动性，导致档案管理实效较低。因此，需要实现从传统封闭理念向创新、开发思想的转型，实现主动管理，主动创新思维、主动更新理念、主动拓展业务，积极的研究医院建设的未来发展方向，和医院中心工作人员做好沟通，对档案管理流程、方案、步骤等进行调整，主动为医院中心工作提供便利、多元的档案服务，这样既能够凸显档案管理的价值，还能够提升医院中心工作实效，显著提升档案管理的实际效益。

4.3 提升素质

档案管理队伍人员素质水平的高低，不仅影响档案管理质量，还关系到医院各项工作的有序进行[16]。因此，档案管理工作人员需要不断的更新和拓展自己的知识储备，尤其是在医疗卫生体制改革的背景下，各种新的理念、知识、技术等逐渐得到推广和应用，档案数据的种类、数量在不断的增多，如果依然沿用传统的档案管理知识和方式，已经无法满足医院档案管理工作的实际需求[17]。因此，需要创建一支综合素养水平高、知识理论丰富、实践经验丰富的档案管理人才队伍，在医院档案工作实践中，以丰富的知识积累、娴熟的档案管理技能、创新的意识、严谨的态度、敬业的精神等，提升档案管理效率。此外，为了提升档案管理人员整体水平，需要创建以人为本的培训计划，对医院所有档案管理工作人员进行有计划、有方案的培训管理，这样能够不断的完善档案管理工作人员的知识系统，尤其是实践操作培训，能够帮助医院档案管理人员掌握档案管理的各种技巧、注意事项等。

4.4 完善机制

管理机制的创建，是保证医院档案管理水平的重要前提和保障。因此，医院需要根据自身的实际情况，创建系统、完善的档案管理机制[18]。为了保障档案管理机制的顺利实施，需要创建档案管理人员网络，该网络由医院领导、院主任、专职档案管理工作人员、兼职档案管理工作人员组成，由院领导和院主任对档案管理工作进行监督和管理，由专职和兼职档案管理工作人员进行档案管理操作，各项分工明确，机制健全，保障档案管理工作顺利、高效进行。此外，需要创建科学的档案管理体系，该管理体系涉及的内容众多，包括档案管理工作的各项内容，例如档案采集、管理、编目、分类、储存、总结、检索、借阅等，其中档案信息采集是基础和起点，因为医院科室众多、医生和患者类型众多，并且具有比较强的专业性，在进行档案信息采集时，需要根据医院科室、医生、患者等的特点，做好针对性的采集，保证所有档案信息的真实性、准确性以及完整性，并做好仔细的甄别和分类，进行合理的归类和良好的保存。为了保证档案信息的安全性和可靠性，还需要做好档案的备份工作，尤其是重要档案数据，既能够方便查找，又能够提升档案数据安全[19]。

4.5 实现医院档案信息化管理

医院档案管理是一项系统、复杂的工作，若采用传统的管理设备与技术，无法满足医院档案实际发展的需求，因此需要采用信息化管理的方式。档案管理部门需要根据医院的实际情况，创建符合档案管理需求的局域网，引进先进的计算机设备，对医院的各种档案数据进行信息化管理，例如科研档案、设备档案、患者档案、医生档案、图书档案等，创建医院信息化档案管理系统和平台，为实现档案信息化、自动化管理奠定基础。信息化档案管理系统的创建，档案管理工作人员、医生等都可以随时、随地通过网络查阅相关档案数据，显著提升档案利用效率[20]。此外，在保障档案信息安全性的基础上，还需要借助计算机技术、网络技术实现档案数据的共享，其他医院的医生、护士以及相关学者、患者等都可以通过该共享平台，借阅相关档案信息，实现医院档案数据利用的最大化。以局域网、计算机技术为基础的信息化档案平台，能够为档案管理提供开阔、共享、便捷的发展平台，能够实现档案的电子化管理，可以实现和纸质档案的协同管理，并逐渐取代传统的手工管理方式，档案信息化管理必然成为一种新的发展趋势。

4.6 强化开发利用

档案管理的目标是实现档案资源的最大化利用。因此，档案管理工作人员需要树立正确的服务意识，以服务医院各项工作为根本目标，对医院的所有档案信息进行全面的采集和管理，以方便、快捷的服务方式，为医院中心工作的开展提供准确、全面的档案资料，例如医疗诊断、护理工作、公共卫生服务活动、义诊活动、科研工作、教学工作等。在档案开发和利用工作中，还需要做好编研工作，这样能够实现档案编研与医院各项工作的密切联合，例如管理工作、科研工作、医疗工作等。对档案信息进行更深入的挖掘和整理，做好不同专题的汇编工作，例如医学信息、出版物、医疗事件等。通过汇编对医院各种档案数据进行全方位、多角度的整理，能够为医院各项工作提供便捷的服务，例如提升医疗质量、加快医院改革发展等。此外，医院档案管理工作人员需要始终以服务医院各项工作为目标，以多样化的手段和先进的理念，提升档案开发和利用水平，逐渐提高医院档案服务水平，为实现医院的改革以及快速发展提供便利和支持。

4.7 强化档案管理安全保障

按照国家规定，配备了完善的消防、安保、温湿度控制、灾备备份、应急电源等档案安全设施和设备，档案库房满足防火、防水、防潮的要求，防虫、防鼠、防光、防尘、防盗、防毒、防磁，仓库温湿度控制符合国家规定。完善人防、物防、技防、联防等制度，落实档案安全制度，严防信息丢失、泄密和泄密，对涉密档案进行数字化保密处理。完善档案信息数据安全管理机制和电子档案灾备管理，确保档案信息安全。建立健全档案安全应急管理制度，制定档案灾害应急预案，定期组织演练和培训，提高相关责任人按预案处置危机的能力。

5 小结

档案管理工作不仅能够为医院各项工作方案的制定、管理决策的制定提供依据，还能够为医疗、科研、教学等提供指导作用，其重要性不言而喻。尤其是在信息化时代背景下，医院档案的类型、数量等不断的增加，为了能够更好地适应新时代的发展需求，无论是医院的领导层和管理层，还是医院档案管理工作者都需要树立正确的档案管理意识，以多元、科学的措施解决传统档案管理的各种弊病和问题，更好的满足医院档案管理的实际需求，更好的为医院各项工作提供保障。