档案管理规范化体系的构建路径探索

张丽燕

【摘  要】档案管理属于企事业单位管理活动的重要组成部分，其具有重要的查阅和参考价值。为了更好地发挥自身职能，提升档案管理质量，构建档案管理规范体系成为现今档案管理部门面临的重大问题。所以，相关人员必须认识到档案管理的不足，并就此在档案管理的各个方面作出分析，从而全方位探究构建档案管理规范化体系的路径。

【Abstract】Archives management is an important part of the management activities of enterprises and institutions， and it has important reference value. In order to better play their functions， improve the quality of archives management， the establishment of a standardized system of archives management has become a major problem facing the archives management departments. Therefore， the relevant personnel must recognize the shortcomings of archives management， and make an analysis of all aspects of archives management， so as to explore the path of building a standardized system of archives management in an all-round way.

【关键词】档案管理;规范化体系;构建;资源;信息技术

【Keywords】archives management; standardized system; construction; resources; information technology

【中图分类号】G271                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）02-0009-02

1 引言

随着社会经济的发展，各个行业的管理工作发生变化，信息技术的涌现对管理工作的优化提出了更高要求。就档案管理而言，传统的管理体系已经无法满足多样化要求，档案内容的增加、档案信息的建设、档案精细化查阅需求都离不开规范化体系的保障。所以处于信息化时代，档案管理人员需要树立创新理念，主动引入先进的管理思想，明确档案管理的具体规则，并在现代信息技术应用下建设档案管理规范化体系。本文即以档案管理为方向，分析构建档案管理规范化体系的重要性，并提出具体的构建策略。

2 构建档案管理规范化体系的重要性

档案记录、收集了大量的信息和事件，是人们了解、查询信息资源的重要途径。而档案管理即是对繁杂信息的管理，其中涉及档案资源信息的收录、档案价值的鉴定、档案编辑和研究以及档案的利用等内容。因为其承担着信息汇总以及信息查询等责任，构建规范化档案管理体系成为必要的需求。这不仅可以提升档案管理的质量，而且也可以高效率地为相关人员提供服务，更好地发挥档案管理的价值。在知识经济时代，网络和信息技术得到了广泛普及，任何管理活动都需要大量的信息支持，而要快速获取信息必须要有规范、高效的模式来支持，档案管理中传统的人工模式不仅成本高，且管理效率低，要满足时代发展需求，必须要运用网络和信息技术优化档案管理体系，以对档案信息资料实施规范化和信息化的管理模式，使其迈入规范化行列。

规范化体系是指达到有章可循、明文规定的标准结构，档案管理规范化是在管理档案工作中，对于档案相关的内容、程序、质量等工作形成相应的制度和标准，以此为依据开展管理活动，保证最终取得理想的工作效果。对于任何企事业单位而言，档案管理规范化体系的建设无疑是自身发展的客观需求，通过规范化的管理，不仅可以强化信息化建设程度，完善自身的数据库，同时也可以为相关部门和人员提供更优质的信息支持和服务，使得档案信息资料得到有效应用。

3 档案管理规范化体系的构建路径

3.1 强化档案资源建设，提升档案管理服务效果

信息资源是档案管理的基础，要构建规范化档案管理体系，首先要加强信息档案资源建设工作。为了确保档案资源在收集、整理环节达到规范性和完整性，就需要建立相关的规范标准，以此为参照，在各个环节对档案进行重组。在档案管理初期，工作人员需要针对容量較大、内容复杂的档案资料重新组合处理，这意味着要分析档案信息间的关联性，分门分类进行组合。对于目录混乱、缺少页码、内容错乱的档案需按照目录、编码等详细的标准整理编著，从而确保重组后的档案达到规范性要求，在基础上优化档案资源，为后期提升档案管理效率奠定基础。要注意的是，按照各主体所处的位置与性质，著录工作的规范需要参照行业规则，并且以信息化建设管理为目标，以保证著录工作稳定开展。另外，档案管理在后期需要开展服务活动，提供资料的查询职能，为使计算机在检索中达到一定的质量和效率，档案管理部门需要以我国档案分类法规为条件，分类处理档案，使其具备规范化、便捷性且标准化的检索系统和程序[1]。

档案管理最终要提供资源共享、查询服务的职能，所以建设规范化管理体系过程中要充分结合单位本身的性质和需求，采用科学的管理模式，积极配合单位战略发展和研究需求。在档案管理工作中，根据需求和性质的不同，存在多种难点问题，从而影响了规范化体系的建设。因此，档案管理部门在遵循总体部署和要求的基础上，必须要求相关的工作人员进行管理业务的学习，全面掌握规范化标准要求，提升职业素养。同时，要严格规范档案管理人员对档案的收集、整理、鉴定、保管以及利用等活动，在管理执行环节上奠定扎实基础。最后，要针对档案管理事务，落实责任制度，对各个管理活动制定规范化标准，从而推进档案管理规范化体系的建设上升到新的台阶。

3.2 完善档案管理制度，有效维护档案规范体系建设

制度是档案管理规范化体系构建的根本保障，完善的制度可以让档案管理的各项工作有法可依、有章可循。所以，档案部门要根据现代发展需求完善档案管理制度规范体系，使这一管理工作具有详细、完整的执行标准，提升操作效果。从内容来说，规范化的档案管理制度体系包括了档案管理制度、档案工作相关规章、重点档案工作制度以及档案业务规范等，在各个大类之下又相应形成了细化的规则制度[2]。

例如，档案管理制度方面，要求管理人员对档案管理辦法、档案统计制度、档案保管制度以及电子文件的归档制度、档案使用制度作出详细明确的规定，确保实际工作中档案管理工作能够找到对应的制度规则，提升档案管理工作效力。现代化的管理活动因为新型思想的出现，愈加充满活力，档案管理制度体系的建设需要考虑自身的现代化管理水平，为提升各个管理环节的执行力，需要优先对档案管理制度进行深化，在细节上强化规范效果，借助先进的数字化管理设备整理分配规划档案，与时代共同进步，使得档案管理体系达到标准化发展模式，深刻体现时代活力。

3.3 高效应用信息技术，构建现代化档案管理体系

对自身管理工作的革新是时代社会行业发展的必然趋势，而新信息技术和数字化技术的应用则是关键。档案管理规范化体系的构建，必须要富有时代特色，融入科学的信息技术，使其向自动化、数字化管理方向转变。

首先，规范化的档案管理需要拓宽应用范围，在多个领域凸显自身的价值。因此要借助数字化处理技术对档案资源进行整合，在网络上实现共享。档案管理部门要主动建设档案管理系统，按照需求不断地优化，如导入档案电子数据，和单位的主要业务系统，使相关的部门之间借助网络连接，对资源进行全面整合，然后为档案管理人员提供稳定的条目检索和全文检索业务，以达到规范化管理要求。

其次，档案技术管理人员需要配置传播速度快、信息容量大、处理效果好的软硬件设备，不断地开发档案业务和档案管理系统连接的平台，为多元化需求和自身的发展创建数字化档案室。最终形成具备网络化收集、储存、分析、管理以及服务的系统化档案管理体系，按照相应档案管理的制度对数字档案进行优化，以达到稳定的应用效果。要注意的是，信息技术在档案管理工作应用中，并不意味着要完全淘汰传统档案管理体系，而是要优化和创新管理手段，完善制度标准，将管理模式和现代化信息技术有机融合，从而形成健全且高效的档案管理规范化体系，促使现今的档案工作能够顺畅、安全地运行[3]。

最后，现代化档案管理规范体系的建设强调资源的共享，那么档案管理部门需要在内部形成标准化的使用规则，明确各个环节的管理责任，以保障档案资料在收集中达到准确性，同时能够在使用中实现安全性和便捷化的要求。

4 结语

在新形势下，信息技术融入各个行业，改变了管理理念和管理方式，也提升了管理活动效率。档案管理需要明确特殊性质和自身面临的建设任务，加快更新管理思想，不断地根据现实需求引入信息技术，为规范化体系建设提供相应的支持。同时，还需要在资源、标准规则、制度等方面作出优化，使得档案管理工作达到规范的处理体系和统一的操作模式，并向数字化和信息化转变，从根本上提升档案管理效率和质量，满足现代化发展要求。

【参考文献】

【1】雷安妮.重视档案管理规范化——档案管理现代化过程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（10）：112-113.

【2】赵东龙.高校档案管理规范化建设的实现路径与保障措施[J].山东档案，2019（05）：47-49.

【3】杨颖，聂红梅，张鑫.大数据背景下高校科研档案管理规范化路径探析[J].内蒙古科技与经济，2019（17）：26-28.