建筑工程档案资料管理中的问题及处理方法

王杉林

（贵州建工泉城建筑工程有限公司，贵州铜仁 554300）

建筑工程档案资料管理是众多管理工作中的一种，其具备特殊性的特点，项目本身的工期比较长，涉及达到内容相对比较复杂，因此在工程档案的施工管理中，必须严加规范。但是现阶段的建筑企业工程档案管理阶段受其他因素的影响，存在不同程度的问题，直接影响建筑企业的发展。因此对建筑工程档案资料必须及时处理，探究切实可行的管理方案，保证档案系统发挥巨大的作用。

1 建筑工程档案资料的内容

建筑工程档案是一个比较宽泛的对建筑工程中各个环节所需文档的总称，其中涉及的文档资料相对比较多，如下：

1.1 准备阶段文件资料

在工程前期的准备阶段需要对各种文档资料进行综合分析，了解建设工程的各个环节的构想，将具体的构想落实成评估报告和工程造价等。此外在工程预期、工程目标和工程选材中其本身也比较完善，必须做好评估工作[1]。

1.2 监理资料

监理资料指的是对整个施工建设阶段的各个方面的内容进行评估监理的记录，包括质量、技术、过程等方面。此外监理的细则、监理会议纲要等也是重要的组成部分。

1.3 施工资料

施工资料是工程建设中的重要文档资料，对工程建设中技术的应用和环节设计等起到突出的指导意义。施工资料档案指的是施工过程中各个施工环节的施工和技术的管理资料，是建筑工程的最后一道工序，也是检验工程质量验证建筑工程各项指标的重要文件。在资料中对隐蔽工程也有明确的规定，包括检查地下线路是否纹路和钢筋是否外露等。

1.4 工程质量强制控制资料

工程质量强制控制条文资料内容多，指的是前期建设方和施工方签订的合同条文，其本身有一定的约束作用[2]。

2 建筑工程档案资料管理阶段存在的问题

2.1 工作人员缺少较高的管理意识

在具体工作中，一切所有的建筑工程档案资料比较多，涉及的范围也比较广，工程完成之后，进行该项目的验收，在验收的时候，需要审核的资料更多，因此需要管理人员具备比较强的管理意识，能灵活处理建筑工程档案资料的各种问题。但是在具体管理中，管理人员的自身意识比较薄弱，对建筑工程档案资料缺少认知，自身的工作态度不积极，认为建筑工程档案资料就是进行资料的整理，对于其中的细节问题和重要资料的检查没有提上日程。认为建筑工程档案资料即使存在问题，对工程建设也不存在明显的影响，此类思想形式导致建筑工程档案资料的管理效率比较低[3]。

2.2 缺少完善的管理机制

在建筑工程档案资料中有明确的管理规定，针对冗杂的管理资料，需要积极完善现有管理机制，及时处理其中的各种问题。在实施中缺少完善的管理制度，其管理流于形式，对于建筑工程档案资料的详细内容缺少规划，加上不存在完备的管理依据，导致建筑工程档案资料管理混乱。现阶段的工程项目施工特点是工程量大，周期长，施工的任务量也比较大，如果缺少完善的管理对策，导致施工管理存在漏洞，不利于企业的整体发展。

2.3 档案管理的质量比较低

在现阶段的建筑工程档案管理中，存在管理质量低的现象。较多的建筑企业习惯注重建筑工程档案数量的收集，忽视了对资料的鉴定和管理，导致工作档案中很多的文档没有及时保存，对档案的优化管理和长期存放产生影响。当前企业对于建筑工程档案资料的管理缺少监督，将重点放在档案资料的数量上，导致档案管理很多的重要资料没有被及时收集，很多的资料都是可有可无，极大地降低了工程档案的质量[4]。

2.4 档案资料收集不及时

多数的建筑企业没有意识到建筑工程资料的具体作用，在实施中借鉴或者独创不完善的资料管理条例，针对其中的相关问题不能及时和准确的进行记录。此外资料员在具体工作中没有及时的进行问题分析，也会导致资料存在疏漏和错误等现象。工程资料本身不真实、不准确，很多资料丧失后期的继续利用价值。质量检查和验收工作中存在很多的错误，后期质量事故的出现对工程管理造成影响。记录工程资料不及时，会导致部分资料失去后期利用价值。

3 建筑工程档案资料的管理对策

建筑工程档案资料管理涉及的内容多，针对管理阶段的各种问题，在实施中需要对重点问题及时处理，建立完善的管理对策。详细如下：

3.1 提升工作人员的综合能力

工作人员的管理能力，对建筑工程档案资料管理有一定的影响，在具体管理中，要求管理人员从意识上认识到档案管理的重要性，开发公司企业等在实际管理中也需要不断增强管理力度，采取定期培训的方式，不断增强建筑企业人员的综合管理意识。在实践中可制定学习章程，结合工程的实际施工情况，避免培训和工作冲突。在档案管理工作开展的阶段，适当的减少培训课程，通过短时间的学习后，能让大家对建筑工程档案资料引起重视。在新的时代背景下，信息技术起到重要的作用，建筑企业可通过互联网的方式，加强宣传和管理，增强管理人员的管理意识[5]。

3.2 完善现有管理制度

为了确保建筑工程档案管理工作的效率，在实施中要建立一个完善的档案管理制度，将其作为管理的依据，发挥档案管理的积极作用。首先要明确工程档案的管理范围，对所有的记录和管理细节等明确，避免在后续管理中，由于管理漏洞出现失误的现象。此外工程记录存在重复记录的现象，资料比较冗杂，借助完善的管理制度，避免在管理中出现重复记录的现象。要明确各个部门的职能，成立档案管理的专职部门，开展统筹管理。档案资料的统筹管理是管理的关键所在，对工程中的所有资料进行收集和整理，在各个不同的阶段，有专门的档案管理人员，定期的移交工程资料，最后需要依据档案分类法的相关要求，对其进行分类管理，每一个可以归档的文件，都要保证内容的准确性和系统性。归档的文件需要是资料的原件，保证数据的真实性[6]。

3.3 提升档案管理质量

档案管理质量对工程项目有一定的指导性作用，要求开发公司企业内部的管理人员做好统筹管理，各个项目单位对基本的施工情况需要严格的记录，此外需要结合相关记录和规范等进行资料的填写。所有的表格都需要按照规定进行装订，对其中的内容进行检查，避免出现疏漏。此外项目资料要及时交给上级部门进行检查，经过领导检查签字，不存在问题后进行归纳整理。如果资料存在问题则需要重新进行审核，上交的资料也需要进行第二次审核。对于文件审核中出现的问题需要明确标注，在资料重新整合时进行核对[7]。

3.4 及时收集档案信息

建筑工程档案资料的内容多，要第一时间进行收集，如果信息资料收集不及时或者存在疏漏等都对工程项目自身产生影响。建筑工程的档案资料比较特殊，项目工程内容多，分散在各个位置，加上工程项目的周期长，施工内容复杂，涉及面广，因此工程档案管理中要求工作人员优化配置，要不断提升自身工作责任心，在工作中要做好分类处理，对相关资料整合和录入，针对档案管理人员的选拔，可以从企业内部进行，选择的工作人员自身有工作经验，也比较了解施工一线的具体情况，对于档案管理的相关内容，进行精细化管理。工作中定期对工作人员进行考核，结合考核成绩进行人员的调动，选择有管理能力的人参与到各项管理中。档案管理的阶段，工作人员的考核不仅局限在技能层面，要求综合考虑到期工作态度和人品等方面情况，对于工作不积极和态度不好的工作人员不能委以重任。通过对资料的及时收集和处理，也确保建筑工程档案资料的时效性，资料较多，如果各项管理滞后，从而影响项目的整体管理质量。

4 结语

建筑行业不断发展，企业在发展中面对的挑战也比较大，工程档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在实施中必须发挥出具体管理作用。针对建筑工程档案资料的管理现状，在实施中可以从提升工作人员的综合能力、完善现有管理制度、提升档案管理质量、及时收集档案信息等方面入手，合理地进行档案资料管理。工作人员自身要不断的提升自身综合能力，增强管理意识，对管理阶段存在的各种问题引起重视，积极处理，进而提高工程档案管理工作的水平。