基于数字化管理的干部人事档案工作优化对策

周 辉

（淄博市中心血站组织人事科，山东 淄博 255033）

前言

如今市场大环境在不断发生变化，再加上受信息化技术飞速发展的影响，为人们获取信息带来更多便利的同时，信息泄露问题也日益严重。在这一形势下，一旦干部人事档案信息发生泄露问题，将会造成非常严重的后果。基于此，必须要在数字化管理的基础上，做好干部人事档案工作的优化，更好地保证档案信息的完整性与完全性，使其发挥出应有的作用价值，推动档案管理事业实现更好的发展。

一、基于数字化管理干部人事档案工作优化的作用

以数字化管理为基础，注重加强干部人事档案工作的优化，主要起到以下几点作用价值。

首先，通过进行数字化档案管理优化，能够显著提升整体干部人事档案的管理效率。在档案管理中，注重数字化管理优化，能够充分利用信息化技术，显著提升档案管理的效率。比如，当干部因公需要开具证明、办理人事档案调出时，可以直接在档案管理信息系统网络上提出申请，档案管理人员在接到申请后，能够在线上进行审批，整体效率更高，办理流程更加简化，显著提升了干部人事档案工作开展的效率。

其次，通过进行数字化档案管理优化，能够显著彰显干部人事档案管理精细化特征。相较于传统以人工为主的档案管理，数字化档案管理能够充分利用信息技术优势，一方面，在计算机程序的操控下，不会出现人为失误问题；另一方面，还能够高效处理海量档案信息，整个过程能够做到事无巨细[1]。比如，通过在数字化干部人事档案管理中引入条形码识别系统，从而针对档案的出库与入库管理，可以直接进行一键扫码。相关信息便会自动记录到数据库中，从而有效节约大量的人力、物力，还能确保档案信息记录的准确性，更好地满足干部人事档案管理精细化需求。

最后，通过进行数字化档案管理优化，能够有效保障干部人事档案安全。传统纸质档案不易保存，很容易出现损毁、缺页等问题。而通过进行统一数字化管理，将纸质档案转为数字形式进行存储，能够更好地保证干部人事档案信息的完整性，同时通过进行档案备份，加强网络安全防护，从而能够更好地保障干部人事档案的安全。

二、干部人事档案数字化管理工作存在的问题

1．档案数字化管理优化建设缺乏资金支持

首先，我们应清醒地认识到，干部人事档案工作的开展并不能产生直接的经济效益，并且在实际开展数字化档案管理工作的过程中，还需要配置相应的软件、硬件等基础设施，与此同时，很多干部人事档案属于机密档案，且档案本身比较脆弱，除了要划定专门的档案存储场地，还需要专门配置一些安全保护设施，比如，温度湿度调控设施、监控设施等，上述整个过程需要消耗大量的资金。但当下针对干部人事档案数字化管理，依然缺乏充足的资金支持，在档案数字化管理方面投入的资金较少，从而导致很多档案数字化管理工作开展举步维艰，难以真正将数字化管理措施落实到实际，不利于干部人事档案管理质量水平的提升。

2．档案管理系统亟待优化升级

虽然在当前很多干部人事档案所属单位中，针对干部人事档案管理，均认识到数字化档案管理的重要性，并抓住信息化时代机遇，建立了专门的档案管理信息化系统，用于干部人事档案以及其他档案的管理。但受资金匮乏、档案数字化管理意识薄弱等因素的影响，很多档案信息化管理系统并没有结合单位干部人事档案管理需求实际，注重进行系统的智能化升级，已经难以满足干部人事档案所属单位当下对干部人事档案管理的需求。例如，在实际进行干部人事档案申请调入时，一些人在提出申请以后，在后续工作开展的过程中，没有到原档案所在部门办理调档手续。而由于现有档案管理系统功能有限，相应档案的开函数与实际到档数不匹配，因此，无法顺利地将未到档的名单自动导出，最终严重阻碍了干部人事档案数字化管理工作的开展，严重影响了整体档案管理效率，不利于干部人事档案数字化管理实现可持续发展与进步。

3．干部人事档案数字化安全管理建设落后

通过上文叙述可知，在信息化时代下，各种先进的信息技术层出不穷，为人们信息接收带来了极大的便利。因此，很多干部人事档案所属单位也抓住机遇，在档案数字化管理方面，纷纷引入先进的信息技术，推动传统干部人事纸质化档案向电子化档案方向转变，有效地提高了干部人事档案管理信息化水平。但信息技术是把双刃剑，其在有效提高了信息获取与传输效率的同时，也增大了信息泄露的风险[2]。而当前部分干部人事档案所属单位干部人事档案数字化管理方面，缺乏网络安全意识，在干部人事电子档案信息化安全建设方面依然比较薄弱，缺乏对先进安全防护技术的应用。致使一些干部人事电子档案一旦遭遇黑客入侵，很容易出现泄露、破坏问题，造成非常严重的后果。

三、基于数字化管理的干部人事档案优化对策

1．加强档案管理信息系统智能化升级，提高数字化管理水平

档案信息化管理系统是开展档案数字化管理最为重要的倚仗，只有在现有的基础上，加强档案管理信息化系统智能升级，不断丰富系统管理功能，才能提高档案数字化管理水平，实现干部人事档案工作优化。基于此，为更好地满足干部人事档案管理需求，应针对当前的档案管理信息系统，通过加强先进信息技术的融入，投入一定的资金，引入先进的信息技术与设备，促进档案管理信息系统实现智能化升级，完善档案管理信息化功能，从而更好地适应人事干部档案数字化管理的需要，助推干部人事档案工作优化。比如，针对借出的干部人事档案，在临近归还时限时，通过进行档案管理信息系统升级，使其能够自动发出提醒，不仅可以给向借档人发送提醒短信，而且能够有效降低档案管理人员的工作量，提升档案管理的规范性。而针对档案证明业务，通过进行档案管理信息系统智能化升级，使其能自动生成模板，然后导入系统之中。如此一来，申请人在后续提出开具证明申请时，便能够实现一键打印，有效提升档案管理工作的效率，还能够为申请人带来更多便利。除此之外，在档案管理信息系统智能化升级过程中，为降低成本投入，可以选择租用云端服务器，这样既不会影响系统功能发挥，还能够有效降低系统智能化升级带来的硬件成本，更好地提升干部人事档案工作优化的效果。

2．扩宽资金获取渠道，助推干部人事档案数字化管理落实

通过上文叙述我们能够认识到，干部人事档案管理工作本身无法产生直接的经济效益。而在实际进行数字化管理的过程中，为更好地实现档案管理工作优化，自身又需要大量的资金支持。基于此，必须要加大对干部人事档案数字化管理资金的投入。通过拓宽资金投入渠道，才能从根本上保证相应的档案管理优化工作得到切实有效落实。一方面，相应单位在进行财务资金分配时，应结合实际，适当向档案数字化管理方面倾斜，划拨更多的资金，给予相应档案数字化管理工作开展充足的资金支持。如有必要，还可以针对档案管理，设置专项资金，做到专款专用，从而确保档案安全管理工作开展能够有充足的资金支持。另一方面，还应从外部着手，扩大资金筹集渠道。比如，干部人事档案所属单位应提高对档案安全管理的重视程度，并将其纳入日常工作开展过程中来，同时结合实际，建立可行性较强的档案建设项目，并向上级申请项目建设资金，从而为档案数字化管理建设提供充足资金支持。又如，为获取更多资金支持，干部人事档案所属单位还可以从社会层面入手，增加资金筹集渠道。比如，可加强与当地企业合作与沟通，借助企业力量，为自身档案安全管理工作开展提供相应的支持。从而减轻干部人事档案所属单位自身数字化管理工作开展的负担，实现干部人事档案管理工作的优化。

3．加强干部人事档案数字化安全建设，保障档案数字化管理安全

干部人事档案所属单位在实际开展档案数字化管理时，应进一步加强干部人事档案安全管理信息化建设。一方面，加强网络安全环境建设，做好现有档案管理信息系统软件漏洞的筛查，并及时进行弥补，提供整体信息系统的安全防护能力，有效抵御黑客非法入侵[3]。在此基础上，还应不断地更新软件系统的配置，尤其是杀毒软件病毒库配置，从而不断提高软件管理信息系统的安全防护能力。另一方面，还应从技术层面入手，加强干部人事档案信息安全技术建设。比如，可应用先进的防火墙技术，在干部人事档案所属单位内外网之间，建立一张隔离屏障，阻挡非法入侵行为[4]。还可以加强访问控制技术的应用，通过设置数字档案网络访问权限的方法，避免档案资源从干部人事档案所属单位内部泄露，保障单位不同相关人员能够在权限之内进行档案的管理。为进一步保障档案信息传输安全，还可以应用数字签名技术，确保档案从发送到接收信息一致，不会在传输途中被截取、修改，更好地保证干部人事档案信息的安全，促使相应干部人事档案工作得到有效优化。

结语

综上所述，以数字化管理档案为基础，加强干部人事档案工作的优化，必须要认识到数字化管理在干部人事档案工作的优化中所起到的作用价值。同时还应了解当前在档案数字化管理的过程中，干部人事档案管理存在的问题，并加强问题分析，提出一些针对性优化对策，有效提高干部人事档案数字化管理质量水平，促进干部人事档案工作得到进一步优化。