生态环境事业单位档案数字化管理的现状与对策

李 蒙

（吉林省四平生态环境监测中心，吉林 四平 136000）

对于事业单位日常的管理工作而言，档案管理是其中不可或缺的重要工作内容之一，其在于日常工作的协调和高效运转均具有积极的促进作用。伴随着我国信息技术的不断成熟和进步，档案管理工作也随着社会发展需求将信息化技术逐渐融入档案管理工作中，使得档案管理工作更加高效、安全、准确[1]。但是在生态环境事业单位的档案数字化管理工作中仍然受到多种因素的综合影响，导致其管理效果不甚理想。笔者结合多年的档案管理经验，针对生态环境事业单位档案数字化管理的现状和对策展开综述。

一、生态环境事业单位数字化档案管理的重要性

1．有效提升日常工作效率

在当前社会背景下，生态环境事业单位若要健康、稳健发展，在档案管理的工作中，应当提高管理人员的工作效率和质量；由于生态环境管理日常管理工作相对繁杂，其工作程度繁复，具有多元化特点，所以在档案的日常管理工作中需要管理人员对工作内容进行完善和优化；在档案管理中融入数字化管理可有效弥补传统管理方式的不足，通过应用数字化管理在档案管理中能让档案管理更加准确，使得相关的信息数据能有效地进行整合和分析，并对相关信息数据进行分类处理，从而提高档案管理的工作效率，同时也确保了档案管理的质量[2]。

2．更新管理模式

对于生态环境事业单位而言，档案管理工作极为重要，伴随着我国经济社会的快速发展和进步，档案管理的模式为符合社会发展需求也随之转变，而信息化技术的广泛应用也给人民群众的生活、工作和学习带来了便利，同时也给档案管理工作带来了新的契机和挑战。在数字化时代的影响下，人们对于档案管理工作也更加重视，在其中充分融入信息化技术，从而对档案管理模式进行创新和完善。在长时间的堆积下，档案管理工作也累积了大量的信息资料，而传统的纸质档案管理方式极易出现损毁、缺失等情况，并且查询相对困难，进而导致档案管理工作受到极大的影响[3]。针对于此，生态环境事业单位的档案管理工作也需要进行创新和优化，从而为生态环境事业单位日常工作的开展和近远期发展奠定坚实的基础。

二、事业单位数字化档案管理中存在的不足和问题

在当前社会背景下，各大事业单位对于档案数字化管理的重视程度不断提升，档案管理人员也积极参与到了档案管理的改革进程中，将数字化管理模式融入档案管理工作中，然而在档案数字化管理的改革进程中其管理效果仍然差强人意，针对实际情况分析发现主要存在以下四个问题。第一，生态环境事业单位档案管理人员对于数字化技术的应用方式和熟练程度有所欠缺，根据大量的调查结果可见，当前生态环境事业单位的档案数字化管理中并没有设置有关数字化管理技术应用的对口培训，加之档案管理人员欠缺相关知识和技能，由此导致数字化管理在实际的应用过程中受到阻碍，不符合档案数字化管理工作的标准和要求。第二，档案数字化管理相关制度和体系建设存在不足，在档案管理中并没有建立全面的连带责任追责制度、设备应用管理制度以及信息安全管理制度等，进而导致生态环境事业单位的档案数字化管理缺乏规范性和秩序性[4]。第三，档案管理人员对于数字化管理认知程度不足，由于对档案数字化管理的宣传不够全面，在生态环境事业单位的文化建设体系中也并未融入数字化管理元素，进而导致生态环境事业单位的档案数字化管理建设进程无法全面的推进，延缓了档案数字化管理的应用。第四，对于大数据技术的开发力度相对较小，根据不完全统计发现，当前各大事业单位在实施档案数字化管理的过程中，并没有根据实际情况将数字化技术在档案管理工作中的效能完全开发出来，使得数字化技术无法为智能化档案管理提供助力，与此同时，也没有将数字化技术完全融入生态环境事业单位各个职能部门中，从而无法保障档案信息数据的上传下达的畅通性，再此基础上，最终导致生态环境事业单位的档案数字化管理无法彻底发挥其效能，难以保障生态环境事业单位档案数字化管理改革的顺畅性。

三、生态环境事业单位档案数字化管理的应对策略

1．加强生态环境事业单位档案管理人员教育力度

从实际出发，在生态环境事业单位的档案管理中，其管理人员是各项数字化技术实际应用和更新改革工作的实际操作者，因此，其是否具备专业技能水平会对生态环境事业单位档案数字化管理工作质量和效率造成直接的影响。针对于此，应当为生态环境事业单位的档案管理人员定期开展相关的教育培训工作，其培训重点针对数字化技术的实际应用、数字技术认知程度、数字化档案管理重点、数字化设备操作方式、信息素养、档案管理工作原则、创新管理意识等多个维度，每次培训后均接受严格的考核，每次考核通过方可上岗，从而有效提高档案管理人员的数字化应用熟练度和综合素养[5]。同时，应当积极鼓励档案管理人员通过多种方式和正规渠道提升自我专业水平，积极引进优秀的复合型人才，从而提高生态环境事业单位档案数字化管理水平和质量。

2．完善档案数字化管理制度和体系

为了全面地提高生态环境事业单位档案数字化管理的规范性，应当对数字化管理相关制度进行完善和优化，从而进一步提高档案数字化管理工作的质量和效率。在此过程中，管理层应当结合实际情况建立针对性的责任追责制度，在档案数字化管理过程中将各项工作开展明确的划分，让每一位管理人员明确自身日常的工作内容和职责，从而确保每一项档案管理任务均能有效完成，进而避免出现问题时相互推卸责任的情况，提高档案数字化管理的规范性。而后，管理层应当结合实际情况建立科学、合理的信息安全管理制度，在档案数字化管理中势必需要运用数字化技术，众所周知，电子信息的管理中仍然存在着一定的风险，针对此类情况，档案管理人员应当定时对档案数字化管理系统展开维护工作，从而避免出现木马病毒入侵等因素导致档案管理相关信息出现泄漏的情况，与此同时，对于部分极为重要的机密档案信息数据应当开展加密处理操作，对于访问权限设置应当更为严格。最后，管理层应当根据实际情况建立数字化设备质量监管制度，通过各项制度的推行让档案管理人员在使用数字化设备的过程中严格遵循相关要求和流程进行规范使用，对于数字化设备应当定期进行安全维护工作，从而有效提高数字化设备运行的安全性和稳定性。

3．促进档案数字化管理的宣传

对于生态环境事业单位档案数字化管理而言，其宣传力度的高低与档案管理人员对于数字化技术实际应用的认知程度和重视程度呈正相关性。因此，加强档案数字化管理的宣传力度可促进数字化技术与生态环境事业单位档案管理工作有机结合，提高数字化技术的应用效率。并且，各区域的生态环境事业单位之间需要实时进行沟通和交流，对于此，可通过信息化技术结合实际情况建立信息化共享平台，必要情况下可联合社会媒体部门建立稳定的合作关系，通过以上平台和媒体工作者的帮助，扩展档案数字化管理的宣传广度和深度，从而确保各区域生态环境事业单位档案管理工作的水平和质量。

4．积极开发数字化技术在生态环境事业单位档案管理的效能

在当前社会背景下，生态环境事业单位在档案数字化管理创新中投入了更多的精力，但是根据其不足发现数字化技术效能的开发力度仍然不全面，由此在一定程度上对生态环境事业单位档案数字化管理工作水平质量造成不利影响。针对于此，生态环境事业单位档案管理人员应当合理开发数字化技术的效能，主要从以下三点着手。第一，积极开发其视图化功能，以往的档案管理工作大多将各类的档案通过文字的方式展开管理，然而在对部分较为特殊的信息数据的管理中并不能确保使用者能在最短的时间内掌握档案信息的中心内容，针对于此，档案管理人员应当将档案信息同意制作成思维导图或者通过影像/图像等多元化的形式进行管理。第二，建立完善的信息库，将所有的档案全部纳入信息库内，并且生态环境事业单位各个职能部门均能使用，值得注意的是，在保证信息数据安全的条件下对于不同的档案管理人员应当赋予其不同的档案访问权限，对于部分特殊且重要机密的档案信息还应当进行多重加密的处理操作，从而避免档案信息数据被不轨之人擅自篡改或者信息泄露，从而确保档案信息的准确性和安全性。第三，开发数字化技术的智能分类功能，其能通过不同的档案信息的类型以及相关内容对档案信息进行初步的智能分类，从而避免档案管理过于繁杂，从而提高生态环境事业单位档案数字化管理的水平和质量。

结语

在当前社会背景下，生态环境事业单位档案管理中势必需要跟随时代的发展脚步实现档案数字化管理，在此过程中，管理层和档案管理人员应当结合实际情况，加强监管机制，对于档案数字化管理工作中存在的不足和问题进行深入的分析和总结，进而结合实际制定针对性的应对措施，从而提高生态环境事业单位档案数字化管理的综合水平和质量。