信息化时代加强档案保密管理的措施研究

侯桂明 杨文泽 吕颖君 于东颜

（1.聊城市农业科学院，山东 聊城 252000；2.国网山东省电力公司聊城供电公司，山东 聊城 252000；3.聊城市东昌府区卫生健康局，山东 聊城 252000；4.聊城市海源阁图书馆，山东 聊城 252000）

随着数字信息技术的应用与发展，信息化档案管理模式逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，档案信息化建设步伐显著加快。和纸质档案管理模式相比，信息化档案管理具有更高的效率，但也在很大程度上影响到档案安全保密工作。主要原因在于数字档案的复制、更改难度较小，网络安全、人员意识等主客观因素皆会导致档案信息泄密风险的产生。因此，在档案管理信息化建设实践中，要高度重视档案保密管理工作，及时优化与完善档案保密管理体系，促使信息化时代下档案保密管理水平得到提高。

一、档案信息化建设的优势

1．档案质量得到提高

传统纸质档案主要于纸张中存储各种文字信息，受纸张材料性质的影响，容易出现老化、破损等问题。特别是部分档案具有较高的查阅率，破损问题往往更加严重，对档案资料的永久保存造成不利影响。而通过开展档案信息化建设，可利用数字档案逐步替代传统的纸质档案，这样纸质档案的弊端能够得到有效克服，有助于提高档案质量。同时，过去不同企事业单位在编辑记录纸质档案时，往往采用差异化的内容格式，不但后续整理难度显著增加，也不利于统一管控档案质量。而在档案信息化建设过程中，会明确要求电子档案的文件存档格式及内容，只有遵循相应的制度、要求编辑档案信息，才能够在档案信息系统中顺利储存，这样档案质量将可以得到保证[1]。

2．档案利用便捷性得到增强

过去在档案查阅过程中，需将人工手动翻阅的方式应用过来，不但需要花费较多的时间与精力，也存在着较高的人工记录错误率，还容易损伤到纸质档案。而在信息化时代下，借助于数字化技术逐步利用电子档案取代传统的纸质档案，当人们产生查阅需求后，可利用计算机设备进行快速检索与查询，档案查阅效率可以得到显著提高。同时，电子版档案能够以更加直观的方式显现信息内容，促使档案查阅的便捷性得到增强。

3．档案管理效率得到提高

档案管理是一项复杂的工作，涉及档案整理、归档、利用等多个环节。过去在整理、装订、记录纸质档案时，受档案管理人员态度、能力等因素的影响，容易有装订错误、归纳混乱等问题出现。一旦有错误产生，就需要重新实施上述工作，拆开重装已装订好的档案，这样不仅档案管理人员的工作量显著加大，档案管理效率也得不到保证[2]。而通过开展档案信息化建设工作，整理好电子档案后，管理人员只需向信息系统中录入档案信息即可，这样出错率可以得到降低，有助于档案管理效率的提高。

二、信息化时代加强档案保密管理的措施

虽然档案信息化建设具有较大的优势，但也增加了档案泄密风险。因此，要进一步加大档案保密管理力度，完善相关的制度机制，促使档案信息的安全得到保证。

1．健全档案保密管理制度

为提高档案保密管理水平，需先将档案保密制度完善构建起来，利用制度规范指导档案人员的工作过程，促使档案管理人员的警惕性、责任感等得到增强。在具体实践中，可从这些方面着手。第一，构建档案保密制度。在制定档案保密工作制度时，一方面，需将档案保密方面的政策、法规贯彻下去；另一方面，要紧密结合单位实际情况，这样档案保密制度的实用性、科学性方可以得到保证。要全面细化制度内容，明确规定档案资料登记、查阅、保存、销毁等各个环节的实施要点，详细规定档案管理人员的工作规范及工作要求，以便对档案管理人员的工作行为进行有效指导与规范，将档案保密制度的作用全面发挥出来。顺利制定档案保密制度后，需严格贯彻落实下去，结合制度执行中出现的问题，对相关规范内容进行动态修订与完善，促使档案保密制度的适用性、有效性得到持续提升。为保证档案保密制度的执行效果，要同步构建配套的奖惩机制，一旦工作人员出现违反保密制度的不规范行为，要及时给予必要的惩处，维护档案保密制度的权威性与严肃性[3]。第二，严格管理涉密档案数据。要特别重视涉密档案数据的管理工作，将专人负责、全程管理的原则贯彻下去，由专职人员统筹管理与利用涉密档案。为提升涉密档案的管理成效，可依据档案内容及相关政策规定，合理划分档案的保密等级。结合涉密档案的等级差异，采取针对性的管理措施。例如，针对一般的涉密档案，在查阅利用之前，需先向主管领导提交申请，经过批准审核后，方可以利用专用的涉密计算机查阅档案内容。针对重要的涉密档案，要依据规定要求加密处理档案内容。当查阅申请经过审批后，既要将专用的涉密计算机应用过来，还需要输入相应的查阅密码。同时，档案管理人员要定时更新查阅密码，避免出现密码泄露等问题。禁止任何人员采用拷贝、拍照等形式复制保密档案内容，管理人员要严格监督涉密档案的查阅过程。如果需对保密档案资料进行复制或下载，则要向主管领导发出申请，经过批准后才能够实施复制下载活动。要依据原件管理规定管理复制、下载的涉密档案，禁止对其密级、保密期限、知悉范围等进行随意更改。为保证涉密档案管理的成效，可将涉密档案管理办法针对性编制出来，用以规范涉密档案的管理、利用程序。

2．完善档案查询及利用管理办法

盗取、丢失以及复制是信息化时代档案保密管理面临的主要风险，因此，要将档案查询及使用管理办法完善制定出来，避免有信息泄露、丢失等问题出现于档案资料的查阅及利用过程中。在具体实践中，要对档案保密与利用、保密与开放之间的关系进行正确处理，协调统一档案管理的“保”与“放”。结合实际情况，可将档案查询利用规范、档案利用流程等文件科学编制出来，明确规定档案的借阅利用要求，禁止出现没有审批即查阅等问题。当相关人员产生档案查阅需求后，要严格履行相应的查阅、利用程序，获取完整手续后才能够实施查阅活动。档案管理人员要严格审核查阅利用者的身份、目的等，有选择地将部分档案信息内容提供给查阅者，禁止向其提供档案中的全部信息[4]。同时，要严格限制、规定利用者的查阅地点及查阅方式，避免在查阅过程中出现信息泄密问题。

3．加强档案软件系统的安全管理

在信息化时代下，数字档案已逐渐取代纸质档案，主要利用档案系统管理档案资料。如果档案管理系统的安全性不足，将可能会出现档案信息泄露等情况，影响到档案保密管理成效。因此，要切实提升档案管理软件系统的安全性。第一，档案软件系统的安全管理。要将信息安全等级保护要求严格贯彻下去，对正版软件系统进行配备，将安全保障技术应用过来。选择经过安全认证的数据安全与网络监控软件，只能够对必要的正版安全管理工具进行安装，如杀毒软件、移动存储介质管理软件等，禁止对无关软件进行安装。由于数字档案文件的存储格式较多，不同格式文件具有差异化的解读软件与程序，且数字文件的复制性、共享性特征明显，损坏、丢失等风险存在于数字档案管理应用的各个环节。因此，在数字档案管理软件选择过程中，需将通用性、安全性、维护难度等一系列因素充分纳入考虑范围，选择最为适宜的软件系统。需特别注意的是，不仅要考虑当前的档案管理需求，还需要具备一定的前瞻性，关注在未来发展中档案管理可能产生的新需求。同时，在软件系统日常使用过程中，要将专用管理制度落实下去，对系统使用权限、操作密码等进行合理设置。为保证各项制度的落实成效，要对系统管理员、安全保密员等相关人员的职责进行明确，以便提升各个管理人员的责任安全意识。第二，档案数据存储的安全管理。就现阶段来讲，硬盘、光盘以及U盘等是档案信息常用的存储介质，面临着数据泄露、丢失等风险。因此，档案管理人员要加密处理各类存储介质，禁止将无关信息写入到介质中。同时，依据制度要求，装盒存放介质，避免有划痕、擦痕等损坏问题出现[5]。定期备份系统及存储介质中的档案数据，这样即便出现设备故障，也会造成较大的影响。

4．提升档案管理人员保密意识

档案整理、存储、利用等工作由档案管理人员具体负责实施，如果档案管理人员的保密意识不足，不能够严格落实相应的保密制度，将难以保证档案保密管理效果。因此，要定期培训档案管理人员，详细讲解档案保密管理的必要性以及信息化时代产生的新风险，帮助档案管理人员掌握必要的保密管理技能，促使档案管理人员的保密意识及能力得到提高。

结语

综上所述，通过档案管理信息化建设工作的实施，能够有效规避传统纸质档案管理中出现的问题，有助于提高档案管理效率，更加便捷地利用与共享档案资源。但信息化技术的应用，也带来了新的泄密风险，增大了档案保密管理的难度。因此，档案管理人员要进一步创新保密管理思路，完善制度机制，切实改善档案保密管理成效。