探讨企业知识产权档案的类型与安全管理

于柏云

（建平县有线传输台，辽宁 朝阳 122400）

企业知识产权档案是企业知识产权活动中形成的各种原始凭证材料。在提高企业的技术创新能力以及作为法律依据解决知识产权纠纷等问题上具有重要的作用，随着国内外知识产权战略化的发展，我国的企业也越来越重视知识产权工作以及知识产权档案的管理工作。企业只有重视并加强知识产权档案管理，才能保护知识产权的权益以及知识产权的完整性，使得企业在以知识产权为核心竞争力的发展道路上越走越远，获得更大的发展规模，创造出更好的经济效益和社会效益。

一、企业知识产权档案的类型

知识产权包括：工业产权和版权两大部分，具体类型多样。下面就企业中主要且常见的商标、专利、版权以及商业秘密四种知识产权档案加以介绍。

1.商标档案

商标是商品的生产者、经营者，在制造或经销商品时所采用的文字、字母、图形、三维标志、数字、声音、颜色组合的标志。注册商标需要经由国家商标局审核批准，商标也是一种法律凭证，有区分各个企业的品牌及识别作用。

商标档案是企业在进行商标活动中所形成的文件材料。其中包括了商标在设计外观时候形成的设计图纸、造型、元素构成、板式、样式等外观方面的信息、商标注册、申请、受理、审核、续展、异议、变更、与代理机构签订的合同、转让甚至撤销商标权等各环节中所形成的文件材料，此外企业围绕商标进行广告宣传时形成的文件材料以及企业在进行申请著名商标、驰名商标活动中所产生的文件材料。

商标档案具有原始记录性、凭证性，并且部分的档案具有法律效力。商标档案对于商标的使用情况，拥有情况等起到了证明的作用。并且在反不正当竞争中，例如在注册商标过程中有的企业想要傍名牌、仿效名牌、混淆大众视听来达到宣传销售等目的，都起到了很大的证明和抑制作用[1]。商标具有独占性，商标档案也直接证明了商标的权利者，并且对于商品本身也起到了证明作用，还间接划分出商品的驰名度。

2.专利档案

我国专利法将专利分为：发明专利、实用新型专利和外观设计专利三大类型。专利档案，是在企业或个人在专利活动中所产生，被授予和保护专利权的过程中直接形成的有价值的相关的记录。一件专利申请的有关文件和材料组成一卷，按文件所形成的先后顺序来进行排列。专利档案主要包括有关专利的申请方面的材料、专利申请审批的过程中所形成的文件资料、在实施和保护专利权的过程中所形成的文件、委托代理机构所产生的合同、文件材料。专利档案必须完整、齐全，需按照专利号来进行专利档案的整理工作。一件专利申请的有关材料组成一卷，按文件所形成的先后顺序来进行排列，在专利申请公告或者公布前是绝对保密的。专利档案具有法律效力并且还具有时效性，只有在有效的日期内，才能真正发挥其效用，才能够受到国家专利法的保护。专利法规定，发明专利的有限期限为20年，外观设计和实用新型的有限期限为10年。期满之后，专利档案便会失去法律效用和独占性，能够被社会所利用。

3.著作权档案

著作权过去也称为版权。著作版权档案主要包括了：口述作品、文字作品、建筑作品、摄影作品、杂技艺术作品、戏剧、曲艺、美术、音乐、舞蹈、电影作品和以与其类似的摄制电影方法创作的作品、地图、工程设计图、产品设计图、示意图等图形作品和模型作品、计算机软件、法律、行政法规规定的其他作品。作者可以通过著作版权档案来进行维权，制作、出售假冒他人署名的作品的也可以通过著作版权档案来努力争取自己的合法的权益。

4.商业秘密档案

商业秘密是指能为权利人带来经济方面的利益并且大众不知晓具有实用性的，并经由权利人采取了保密措施的经营信息和技术信息。商业秘密主要包括两部分：经营信息和技术信息。如客户名单、货源情报、管理方法、产销策略、等经营信息；生产配方、工艺流程、设计图纸、技术诀窍等技术信息。

商业秘密档案具有秘密性、价值性和保密性。商业秘密本身是企业的无形资产，为了生产经营的需要，一般依托于不同的载体所保存下来，例如纸张、磁盘、光盘等形式，作为商业秘密档案来保管利用[2]。商业秘密档案是企业核心竞争力的重要组成部分，蕴藏着极高的潜在利润和市场价值。

二、企业知识产权档案管理存在的问题

1.档案管理人员专业素质需要提高

长期的计划经济体制导致许多企业对知识产权的保护意识相对薄弱，从而忽略了整个企业的档案管理以及档案人员的专业素质和专业能力的提升问题，甚至认为企业知识产权档案的管理工作不是必要的，并未意识到企业知识产权作为核心竞争力的长线发展，在如今知识时代日益发展的趋势下，只有使知识产权不断发展并且保护好知识产权档案才能使企业更好地立足和发展。

2.档案管理的分工需要明确制度急需完善

有些企业对于知识产权档案的管理没有明确的管理部门，各部门之间档案管理分工不明确，也没有统一的管理制度，知识产权档案就分散在各个部门未进行统计管理，档案收集、保存、管理上也未进行统一的管理，导致企业知识产权档案收集不全、管理混乱甚至遗失。以沈阳某公司为例。该公司在申请专利时候委托了一家知识产权公司进行专利申请工作，而在这期间沈阳某公司却发现了大连一家公司涉嫌抄袭自己的外观设计。经过在专利局查询，发现自己的外观专利设计申请并未递交给国家知识产权局，由于委托的知识产权公司对客户的工作未完成、延期甚至于是泄露机密，沈阳某公司将委托的知识产权公司与大连某公司告上法庭。但由于沈阳某公司专利合同遗失，法院以沈阳某公司证据材料不充分为由驳回了诉讼请求。原来该公司虽然有技术方面的证明，却没有申请专利的证明材料，导致了没有权利进行起诉维护自己的权益，给公司造成了很大的经济损失。

3.企业知识产权档案安全保障需要加强

目前有些企业知识产权档案管理中存在着流失现象，主要就是因为企业知识产权档案管理的安全保障工作欠缺。人为流失存在着知识产权档案遗失，也存在着专业技术泄密情况。在人为流失方面，许多企业没有对档案管理人员进行相关法律方面的培训，也没有进行保密工作的培训[3]。在自然流失方面，由于企业档案存放不规范，导致纸质档案模糊不清、磁盘档案、数据档案本身载体损坏导致其不能在电脑上被读取，这说明企业对于知识产权档案管理的安全保障工作没做到位。

三、维护企业知识产权档案的安全保障措施

1.提高档案管理人员职业操守

要想从根本上去改变企业知识产权档案的管理的现状，必须重视企业知识产权档案管理人员的业务素质与能力的提升。选择具有一定专业素质与能力的员工进行档案管理并进行专业素质、能力的培训，加强法律条款、规定的教育，由于知识产权档案的特殊性、机密性，要与员工签订保密协议，要求相关员工必须要有很高的职业素养与良好的职业操守，严格保证知识产权档案不从自己手中泄密、流失。要建立完善的企业知识产权档案的安全保障体系，必须从提高档案管理人员专业素质上着手进行工作。

2.增强企业知识产权档案保护意识

要改变企业知识产权档案管理意识弱的问题，首先要提高企业整体的知识产权档案管理的意识，尤其企业领导人重视企业知识产权档案的程度直接决定了企业开展企业知识产权档案的管理工作的程度，只有领导人档案意识提高了，才能更好地推动企业知识产权档案的管理工作。为此要加强关于知识产权档案的宣传工作，营造整个企业都重视知识产权档案管理工作的文化氛围，带动企业的知识产权文化发展以便更好地管理知识产权档案，提高企业对于知识产权档案的认知度以及重视程度。

3.优化档案保管环境

要结合企业知识产权档案的特点增添档案管理的软硬件设施，根据档案材料的分类和排列方法，对档案信息妥善保管；明确档案移交的规格，明确档案的归档手续，并严格执行，结合不同类别企业知识产权档案的管理要求，分别实施管理和组卷，对组卷后的档案有序排列，简单标注标题和序号，确保档案的整洁、美观。改善企业知识产权档案管理设施的配置，完善企业知识产权档案管理所需软硬件设施，优化硬件设施配置、引进软件管理系统，并加强档案安全防范。

4.建立健全监督考核机制

要达到企业知识产权档案规范化管理，首先，完善监督体系，制定操作性强的规章办法和相关监督条例，加强内部监督与外部检查相结合的制约机制，协同司法、监察及档案行政管理部门等外部行政执法监督部门，对企业知识产权档案工作进行指导和检查，加大督导力度，从而促进企业知识产权档案工作健康有序发展。其次，严格考核管理，落实主体责任，严格企业知识产权档案管理监督考核，定期进行自查及评比考察，落实责任，定期检查，及时发现问题并及时改正。此外，部门领导和档案管理部门要加强指导和检查企业知识产权档案管理工作，建立和健全考核机制，促进企业知识产权档案工作的顺利有效开展。

总之，随着我国市场经济的发展，我国也相继地制定了一系列的相关的法律法规来保护知识产权。一些企业制定出适合自身发展的知识产权档案管理的制度与方法。知识产权档案日益重要，企业要根据自身情况加强管理以利于企业壮大。