关于水利工程档案全过程管理模式的思考

陈常芳

（日照市莒县水利事务管理服务中心，山东 日照 276500）

引言

社会的进步，促使水利事业兴盛发展。在发展水利事业时，水利工程档案发挥着不可小觑的作用。每一份水利工程档案，都可为工程运行、工程维护带来可靠参考，可创造更多工程效益。因此，水利工程施工单位要注重收集与水利工程相关的信息资料，归集于水利工程档案中，以方便后期提高水利工程管理水准。

一、水利工程档案管理现状

1.重工程建设轻档案管理

在推动基层水利工程施工工作时，施工单位普遍将工作重点放在施工建设等方面，忽略了档案管理问题。众所周知，每一地区的水利部门都肩负着重大责任，需要高效处理“涉水”工作。在这种情况下，相关人员把所有工作重心都放在资源管理及资源调配等方面，导致档案管理工作无序，且不标准，部分文件未曾建档保存。更有一些单位在结束施工任务后，把相关资料堆积在纸盒箱内，随意放在办公室角落，未重视归档整理工作，为后期收集档案、应用档案埋下重大隐患。

2.基层缺少专职档案人员及

在一些基层单位，通常由水利技术人员负责管理档案，这些人员虽掌握水利技术知识，但却不具备档案管理意识，专业素养不过硬，加上未接触系统培训，在归类档案时常常“无章法”。导致个别档案长期堆压在仓库，无法发挥档案实际效用。

3.水利工程资料信息化效果不佳

在建设水利工程时，水利工程档案管理发挥着重要作用。生活在网络时代，通过计算机及数字化技术，可快速查找档案，并检查档案出错率，节约档案搜索、档案审核时间。然而个别基层单位信息化水准不高，缺少智能化设备，导致水利工程档案信息化状态不佳，不利于全方位提高水利工程档案管理成效。

4.档案管理规范不健全

近几年，虽然我国水利事业发展迅猛，但工业基础依旧薄弱，在个别单位管理治理工程档案时，缺少健全的管理机制与规范，严重缺失资料，致使资料交接过程频频出现问题。例如，一些水利工程档案管理岗位人员流动性偏大，多为兼职人员，在短短的一个月内，就会更换好几批档案管理工作人员，导致工程资料交接过程不理想，经常出现有档案不知如何保存、有档案不知怎么查等问题。

二、水利工程档案全过程管理模式优势

1.确定档案工作目标、计划及职责

于水利工程档案全过程管理模式来说，从前端便开始进行控制。在工程招标、工程投标阶段，便已介入档案管理工作。以“七天”为一单位，借助档案审核清单，查找台账，管理报表，量化考核水利工程档案工作质量，提供明确的档案管理工作目标。同时，在合同管理过程中，纳入档案管理内容，增加监督力度和法律保障力度，明确指出专职档案管理员和兼职档案管理员各自职责，防止人员出现推卸责任等问题。

2.制定完善规章机制及业务规范

管理水利工程档案这项工作具有一定难度，尤其是“全过程”管理，需要得到完善规章制度及业务细则规范的支持。现阶段，传统工程档案管理只是把文书工作规范及制度应用在水利工程档案管理中，在鉴定档案、利用档案及整理档案等方面，存在一定的不利影响。水利工程建设周期偏长，每一个工程都拥有大量的工作任务，涉及多类工种及成百上千位技术人员、科学家和工程师的呕心沥血。由此可见，对水利工程档案进行方方面面的审核与管理非常重要。在全过程管理水利工程档案时，要找准每一个工程节点，依据节点划分具体责任，以保障相关责任人能承担自身工作职责，防止出现互相“踢皮球”的问题，结合各工程节点产生的数据、文件，详细登记文件流转信息，保障档案完整程度。

3.促进档案工作业务基础建设

注重建设档案业务基础，是保障水利工程档案全过程管理工作顺落实的根本条件。如果缺少有力的业务基础作为支持，即使组织架构足够优良，档案管理工作也难以取得预期效果。水利工程档案工作业务基础建设包含硬件建设、信息建设、人力建设。只有对水利工程档案做好全过程管理，才能为后期实现档案信息化建设带来一定便利，更易于档案管理人员灵活操作档案信息系统，保障档案人员所管理的文件流转信息足够清晰、明朗，持续改进信息资源建设水准，完善档案工作业务基础设施[1]。

三、水利工程档案全过程管理模式的应用实践

1.整合多部门及单位档案资源

1.1 建设单位及相关参建单位。纵观水利工程档案，其中的施工文件实则就是归档文件，施工单位应高度重视这一类文件。一般来讲，建设单位和相关参建单位所制定的文件，包含项目施工文件和项目施工过程文件。其中，项目施工文件涉及“合同经济文件”“竣工图文件”“施工记录文件”以及“技术管理文件”等，而项目施工过程文件包含“局部工程验收文件”“基础管理文件”“试验检测文件”以及“机电设备安装文件”等。当然，还包含其他的重要文件，需要针对每一个文件进行严谨的收集与归类，这样才能提高后期资源整合质量。

1.2 档案行政管理部门。这一部门的主要职责，就是负责档案事务。结合档案具体管理规章制度。针对行业内每一部门、每一层级的档案做好组织工作、检查工作以及监督工作。在水利工程施工前，需要在当地档案机构进行备案登记。在日常管理水利工程档案时，要接受上级行政部门的监督以及指导，并及时向档案行政部门汇报档案管理情况。该行政管理部门具有极其丰富的档案资源，在控制档案管理工作的环节中，水利工程档案管理工作人员应多听取档案行政管理部门提出的指导性意见，不断优化档案管理内容及方法。

1.3 质量监督部门。每一项水利工程项目施工过程中，都需要应用各种各样的设备，比如塔吊楼、皮带机等，这些大型设备的应用，无形中为水利工程项目增添了诸多风险。立足档案管理角度，强化事中控制，实时“留痕作业”原则，凡是检查设备、更换设备都需要详细记录，以保障档案管理工作责任能真正落在实处[2]。档案管理结构可以专门成立独立的检查部门，负责审查水利工程施工过程中产生的各种档案数据，并向上级领导如实汇报档案管理情况。

2.强化水利工程档案管理前端控制

2.1 统一规划管理工作。由于水利工程档案涉及了诸多部门的信息，所以要注重统筹管理及统筹规划，落实后档案前端控制环节工作任务。组建专业的管理机制，提前规划档案收集、档案鉴定、档案保管和档案利用等环节内容。在合同管理中，融入档案管理内容，以保障档案管理过程有据可循，不断增加档案管理执行力度。

2.2 针对水利工程档案组卷及编目展开培训。前面提到过，水利工程档案管理工作较为复杂，属于综合性工作，要求档案管理者具备专业的档案学知识，并且了解水利工程建设事项，将水利工程相关信息了然于胸。为了真正提高档案管理人员管理档案的实际效率和水平，就要求具体单位结合水利工程特色，充分培养档案管理人员履职能力、知识储备基础。具体来说，首先，要为档案管理人员提供学习的机会，促使其掌握电子文件管理经验、信息检索技巧等。其次，要求档案管理人员通过不断实践和学习，了解水利工程档案管理特点和监管程序。最后，要重点培训这些人员的水利工程档案组卷能力和编制能力。在处理文件归档工作后，要进一步落实案卷编目工作。在案件编目时，要充分掌握编写页号、确定保管期限、填写卷内目录等工作技能[3]。

3.创建水利工程档案管理在线监管平台

3.1 制定完善监管方案。在推动水利工程档案全过程管理工作时，以水利工程档案信息为核心资源。在拟定监管工作方案时，要明确具体工作的展开方法，创建专业的文件信息管理平台，找到专业负责人，使业务部门负责人以及档案部门负责人等多位负责人明确监管职责。在针对档案管理工作进行量化考核的同时，还要把控档案管理稳定性及效率。

3.2 创建文件信息在线管理云平台。实现水利工程档案全过程管理目标的前提，是有专业信息化平台的支撑。打造专业的文件信息在线监管云平台，可同步管理各种各样的水利工程文件。发挥OA办公系统以及在线监管平台作用，确保二者高效衔接，结合具体归档要求和范围，把OA办公系统文件转入在线监管云平台，便可实现在线管理水利工程各种文件的目的，迅速完成文件收集以及文件查找工作，真正提高档案文件使用速度，为相关工作创造便利条件。

3.3 固化管理流程。管理水利工程档案需要讲究一定的技巧，但也需要遵守固定的流程。档案管理者态度和能力，直接决定设立工程档案全过程管理效果。具体责任单位要明确自己在相关业务方面的能力，将不同类型大文件交由不同的承担部门负责监管。首先，在档案部门自检水利工程档案时，结合档案管理制度和现有的量化考核标准，完成监管工作，从根源处高效监管文件信息。其次，要交由专业信息化系统重新审查水利工程档案。最后，将相关信息及报告递交给档案部门，重新审核监管，以“层层递进”方法规范了管理流程，可保障每一部门及每一个档案管理人员都能严谨地遵守水利工程档案管理机制，保障水利工程档案发挥实际作用。

结语

总而言之，水利工程事业发展步伐的加快，为水利工程档案管理工作提出了新标准及要求。目前，引入档案全过程管理模式乃创新之举，针对水利工程档案进行全过程控制，合理监督每一工程节点信息，更利于发挥水利工程档案辅助水利工程项目建设和项目应用的作用，推动水利工程档案管理工作迈向新的台阶，促进我国水利工程建设事业稳步前行。