新形势下干部人事档案管理的改革策略研究

刘艳珠 潘广艳

（1.吉林省安图县干部信息管理中心，吉林 安图 133600；2.吉林省安图县国土资源有偿使用管理中心，吉林 安图 133600）

干部人事档案是根据党的政策与组织，进行干部培养、选拔、任用等所形成的一种记录干部个人经历，政治思想，道德作风以及履职能力，等等的部门，是贯彻党的路线方针政策，为推进社会主义现代化建设所服务，其工作的质量直接关系到干部人事工作的质量和效益，关系到党的干部管理方针的具体落实和社会主义现代化建设。

一、机关事业单位干部人事档案管理概述

1.机关事业单位干部人事档案管理的特点

第一，现实性。在调动与选拔任用干部人员的过程中，人力资源部门需要详细地查阅档案，了解干部人员的基本情况。因此，干部人事档案的管理变得更加实用。第二，保密性。某些政府机关的干部人事档案属于机密文件。因此，管理层对人事档案的管理也是高度保密的，需要有严格的保密制度来执行这项任务。第三，动态性。众所周知，政府机关或事业单位的行政职务和工作场所以及工作条件总是在变化的，因此，档案信息也在不断变化。在这种情况下，政府机关和事业单位在管理执行档案的过程中，需要实现对人事档案的及时更新动态管理，不仅仅是管理过去固定档案的内容，而是为政府机关或事业单位的发展提供更全面、更真实的人事档案。

2.机关事业单位干部人事档案管理的重要性

从整体经济社会发展的角度看，政府机关事业单位主要发挥公共服务职能，在全面推进社会主义现代化建设中发挥着非常重要的作用[1]。据数据调查，全国公务员约800万人，事业单位从业人员约3000万人，分布在经济、科技，文化、教育以及卫生等多个领域，行政主体的管理是事业单位或整个事业单位发展的主体，对福利工作的发展和和谐社会的建设发挥了重要作用。干部人事档案对管理层和员工都非常重要，包含个人的思想，经历，能力和业绩，可以更客观地展示干部的整体情况，也是对管理层和员工进行考核评价过程中的重要参考内容。因此，优化管理和人事档案管理方式，集中建设专业人才队伍，对推进政府机关事业单位人力资源管理具有重要作用。

二、新形势下机关事业单位干部人事档案管理存在的问题

1.干部人事档案管理制度未完善

首先，档案资料管理标准化程度低。部分干部对档案资料不够重视，因此，档案资料在某些收费过程中比较随意。所以他们不按规定填写信息，也导致档案信息不准确，在填写“三龄”时，即填写每个干部的出生日期，入党时间，以及工作年龄。不一致的矛盾，涂鸦或笔迹更改等违规行为直接影响干部档案信息的可靠性和完整性，给干部人事管理带来隐患。此外，也极大地降低了文件组织的整体质量。目前，许多机构和机构干部在文件分类和绑定方面存在诸多问题，导致文件审核和数据检索出现诸多问题，使档案资源使用效率进一步恶化。档案审核整体标准化程度低，档案审核是档案管理的重要内容，应避免审核出现问题，例如相关资料收集不全，审核单位未加盖公章，等等现象。

2.干部人事档案利用率不高

干部人事档案管理通常“厚古薄今”，意思是很多旧资料已经存档，新资料补充晚，缺乏内容。这反映了行政人员的个人信息和家庭管理的繁多，难以客观且全面地反映出干部的实际情况。此外，干部人事档案的整体利用效率较低。除了公务员，事业单位考试政审，职称评审等外，很少参考到档案内容，即使是行政调动或晋升，也很少使用，更有某些单位直接跳过了查阅干部档案的过程，使得干部人事档案没有得到充分科学的利用[2]。

3.干部人事档案管理信息化水平不高

由于全球档案管理者对信息管理的兴趣相对较低，管理理念相对落后，管理方式没有随着时代的变化进行优化和调整，政府机关或事业单位的档案管理效率低下，无法实现信息共享。人力资源管理在干部变动过程中提供的整体档案信息支持也非常少，档案管理人员对干部人事档案管理的创新和发展也不太重视。他们不熟悉当前的档案管理要求和特定条例，并且对人事档案的具体要求和形式了解不多。另外，整个单位对档案管理的信息化和创新发展不够重视。这也是干部档案管理水平低、效率低的重要原因。

4.档案管理人员的专业水平有待提高

管理干部人事档案看似简单，但实际上是一项非常专业复杂的工作。档案管理者除了专业培训外，还要在干部人事档案的收集、分类、保管、使用等实践中不断总结，有效提高自身的职业素养。然而，大多数干部人事档案经理不具备管理干部人事档案的专业知识，档案管理负责人不时变动，故未能落实推广及指导。人事档案管理部门很少组织系统化、专业化的档案管理，并且适应管理和人事档案管理难度大，严重影响管理水平和人事档案管理水平。

三、加强干部人事档案管理的有效措施

1.提高档案意识

为提高行政档案管理效率，开创行政档案管理新局面，必须强化档案管理责任意识，认识依法履行行政档案管理任务的重要性。监督审查的作用是严格执行代理人档案管理制度，实现代理人档案管理的规范化、综合化、系统化，干部人事档案的价值在于反映管理的基本情况，反映人才的相关信息，为干部的发展提供坚实的基础。对于新时代的干部档案管理工作，需要加大宣传力度，定期进行干部档案审查，以确保干部人事档案的真实性和包容性。它不仅反映了干部的实际绩效，也反映了干部成长和发展的方方面面[3]。

2.加强前期管理

干部人事档案管理要树立精细化理念，注重科学管理工作，塑造全面的干部人事档案管理工作流程。一是通过加强干部人事档案的动态管理，提高干部人事档案管理的时效性，实现干部人事档案管理的多元化，为干部人事档案管理提供坚实的基础。二要完善干部人事档案信息分类，解决干部人事档案信息不全问题，及时完善干部人事档案管理制度，全面加强冗余管控工作，解决干部人事档案问题解决应从源头管理。三是完善干部人事档案管理监督机制，对干部人事档案进行审查，及时总结人事档案管理中存在的主要问题。

3.更新技术设备

现代干部人事档案管理需要构建完善的人事档案管理软件系统，才能发挥先进技术的作用。要加强安全防范管理体系建设，重视建立执行人事档案管理局域网，加强执行档案数据信息备份，有效防范干部人事档案数据信息泄露的风险。

4.开发服务平台

新时代，干部人事档案应体现务实价值观，构建管理与服务并重，各方面广泛完善的干部人事档案管理平台。一是着力加快干部人事档案管理信息化建设，充分挖掘和利用各类数据信息，在综合管理平台上为各环节提供人事档案服务。优化以下干部人事档案的访问权限设置：在提升干部人事档案服务便利性的同时，有效改善干部人事档案管理封闭性。二是完善干部人事档案的信息共享功能，维护干部资料信息更新的统一性，建立数据信息化、精准化的干部人事档案信息管理机制。

5.完善人事档案管理制度

在当今时代，对干部人事档案管理的专业政策和操作要求非常高，如果设备的文件管理系统出现故障，那么整个监控系统将会出现问题，更会对文件管理的运行造成一定的影响，因此，评估筛选工作中存在问题的各种虚假举报，将会直接影响到干部人事档案的整体质量，档案评估的难度也会随之增加，并直接影响人力资源的相关管理工作。因此，应着力优化干部人事的档案管理制度，建立较为完善的审查报告体系，提高责任监督的高质量和有效性。

档案管理者要重视资料审核，根据干部档案管理的具体要求，设计明确的审核标准，确定具体的重点识别点，从整体上保证档案运作的科学性和严谨性。在进行识别和归档时，需要明确重点。例如，评估侧重于干部档案内容的连续性和一致性，如晋升职位和教育背景。传统的考核内容往往是不充分的，必须要对干部人事档案中的简历、个人问题报告、考察、考等等10类数据进行核对，及时发现纪律方面的缺陷，对工资、出国（境）等保值材料和其他可供参考的材料及时弥补遗漏。如果出现档案范围之外的材料，将对其进行清理和适当处理，对于填写有误、手续不完整的材料及时退回，并将文件进行补充、更改和完善。

6.提高干部人事档案的利用率

第一，需要通过向原始档案添加一些真实信息来丰富干部人事档案，例如家庭状态、收入概况、近期表现、个人专业知识等。底第二，建立档案管理和运用机制，增加执行人事档案的影响力，在执行人员任免、晋升上岗、职务晋升等工作中充分参照执行人事档案。第三，还要创新档案管理工作方式，搭建档案信息平台，加强档案管理队伍建设，提高档案利用水平，加强教育吸纳人才，提高综合素质，并确保能够胜任干部人事档案的管理工作。第三，为了满足组织和人事部门的需要，也满足广大群众的实际需求，有必要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的适用范围。

结语

随着社会发展的需要，政府机关和事业单位必须提高其领导水平，不断创新干部人事档案管理水平。首先，要认真对待档案管理，优化制度和工作标准，用最新的技术和方法来优化档案管理水平。其次，组织相关培训活动，提高管理人员的业务素质。此外，工作人员自身也应密切注意归档材料的可靠性和正确性。最后，基于新的档案管理理念的使用，使用最新的技术管理档案，最大限度地提高整体档案管理效率。