“互联网+”时代事业单位档案管理创新模式研究

田 蕊

（辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

“互联网+”已逐步应用于社会各个部门，并实现了惊人的效果。而这本身就是一项复杂而艰巨的任务，特别是在管理职能部门的档案方面。在信息化进程的加快的影响下，工作单位电子文件的有效管理已成为档案管理者的一个关键问题。对此，有关人员必须采取相应的防范措施，充分利用，完善专业单位档案管理的数字化建设，促进档案管理工作的顺利进行[1]。

一、互联网背景下档案管理的时代特征

1.档案管理数据化工作复杂而且繁重

管理事业单位档案时，由于档案管理本身具有复杂性和工作繁重的特征，这就要求员工必须具备良好的管理能力和较高的综合素质。过去，大多数档案都使用纸质文件。当纸质文件转换为计算机数据时，员工的工作量会突然增加。此外，现代归档资源中的数据量不断增加，到目前为止，归档管理人员还无法有效地组织归档和数据。所有这些情况都使工作人员的工作越来越繁重。

2.档案管理信息化需要不断更新

在互联网时代，档案管理的信息管理模式不是静态的，必须始终适应技术的时代和发展。电子档案管理模式的实施随着科学技术的进步出现难以突破的问题。此外，关于档案管理的法令也不充分。我们进入网络时代后，归档的执行方法要以高度的行政思维方式、法律、法规为基础进行改善，但是目前我国没有针对性的法令。

二、“互联网+”时代档案管理工作的新要求

1.完整性要求

档案管理包括数据收集、数据整理、存储、识别和统计应用，现在的管理非常的复杂。在“互联网+”时代，档案管理必须逐步转向复杂的管理，在过渡期间，档案管理必须逐步升级和不断变化。随着互联网技术的普及，社会信息数量激增。档案与个人就业和职务评价密切相关。基于计算机的文件管理平台可以经济高效地检索文件信息，高效地存储和组织数据信息。这项技术可以保证文件管理的完整性[2]。

2.档案管理内容多元化

档案管理在“互联网+”时代的影响下，内容越来越多样化，通过在事业单位的档案管理中应用信息技术，档案得到了信息和数字化的发展。这使得用于档案管理文件的磁盘变得更加丰富。单位档案管理信息平台的建立大大提高了档案管理中数据录入、存储和查询的操作效率，进一步提高了档案利用率。

三、现阶段事业单位档案管理中存在的问题

1.信息化管理水平较低，设备不齐全

信息化时代，随着事业单位档案管理中电子文件数量的增加，传统的管理模式已不能适应当前的发展形势，扫描、缩略图等先进的网络技术应运而生，可为档案管理工作提供极大的帮助。但从事件的实际发展情况可以看出，事业单位档案管理信息化的传播程度仍然较低，管理水平较低，而信息化管理仍被视为行动中的口号。同时，在档案建设工作中，有很多不符合要求，这种落后的管理模式无助于单位的长期发展。

2.风险性高

事业单位档案管理信息化虽然有很多好处，但由于发展时间较短，仍然存在一些风险因素。例如，与纸张文件管理相比，信息管理会将员工档案资料上传到云端中，从而增加员工信息被窃取的风险，从而对国家安全和经济产生不利影响。同时，一些事业单位缺乏管理个人档案安全的明确政策和规则，可能会导致人员电子信息被盗，严重影响事业单位的正常运作。

3.信息资源的利用效率低

档案在事业单位中的作用非常之大。虽然不可能直接转化为物质财富，但实际上可以增加一个单位的价值，给它提供一些非常准确和有用的信息，有助于其稳定发展。此外，一些事业单位在管理档案时更加注重档案的收集和整理，但如果管理这些档案，却不知道如何使用。随着时间的推移，档案的使用效率将逐渐下降。

4.思想观念、服务方式存在局限

由于我国事业单位档案管理实践存在诸多制约因素，传统的管理方式和概念一直被用来指导机关事业单位管理其档案。在现代事业单位档案管理实践中，没有与互联网时代的后台更有效的结合，现在也没有真正的事业单位对档案管理的思想观念和服务模式进行优化。从互联网时代的背景来看，事业单位的档案信息不能充分发挥其价值。

四、“互联网+”时代事业单位档案管理创新模式的策略

1.加强信息化理念的宣传

如今，生活的每一个方面都或多或少地与互联网相连，但如何将档案管理与互联网相结合还是一个新的问题。很多人以前从未接触过这一点，认为这些概念尚未形成真正的着陆行为。事实上，许多部门并不知道电子档案文件可以通过互联网技术进行管理，通过软件登记，并通过RFID技术进行精确控制。要宣传理念，让大家知道我们目前正在使用信息来管理员工的个人档案，这样每位员工都知道信息在日常工作中的重要作用。采用互联网技术可以更好、更安全地实现文件存储标准化，大大降低文件丢失或被篡改的可能性。这也是每个员工都希望看到的变化。传统的个人事档案管理跟不上时代的发展，要用现代技术来弥补现在的问题，提高档案管理的规范性。

2.构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率

各事业单位档案管理部门要深入了解“互联网+”时代，真正将互联网融入档案管理，为档案信息管理提供更好的平台。不断加强软硬件设计，整合各类信息资源，进而构建相对完善的组织结构。事业单位档案管理创新时，可以建立数据库，随着时间的推移和变化，必须相应地更新数据库，以最大限度地实现档案管理信息的更新。同时，也应该坚持适应当地情况的基本原则，在电脑中录入纸质档案资料，管理者也应该合理分类，然后建立适当的服务窗口，方便与有关人员查看。

3.构建档案信息体系，实现信息共享

在“互联网+”时代，各事业单位需要建立有效的档案管理信息系统，以促进档案管理的可持续发展，从而确保各事业单位有效开发和利用档案资源信息，确保单位间的充分沟通和有效共享。各组织可以将机构的档案信息资源数据库与各自实体联系起来，从而促进了档案信息资源的高度交流。这不仅有助于有效减轻档案管理人员的工作量，而且有助于控制档案管理的实际运营成本，从而全面提高档案管理的效率。

4.打造数据中心，加强动态监控

在数据和档案管理方面，员工需要准确的信息，跟上时代步伐，积极地将数据集成到数据中心中，并创建良好的数据应用平台。建立数据中心后，可以使用该中心处理政府数据和信息，提高工作效率，降低档案管理成本，确保档案和信息的安全档案管理人员必须是数据中心的人才，并合理提高其工作能力，以确保数据价值的创造。

5.加强档案信息安全管理工作

事业单位在网络技术的不断发展的背景下，充分利用云计算技术不仅可以帮助档案管理人员有效地增强档案管理功能，而且可以避免单位内部信息的丢失，从而导致在实施往来时出现潜在的安全威胁。档案管理人员还应能够使用云计算软件设置一些适当的权限，并采取措施加强档案数据信息的机密性。事业单位档案管理人员应进一步完善网络安全管理的总体思路。为有效防止犯罪分子利用网络工具从内部档案中窃取信息，档案管理部门应安装具有安全屏障功能的防火墙，定期检查内部网络的安全漏洞，消除所有潜在安全隐患，不断确保内部档案数据的安全，尽一切努力防止档案数据泄漏。

6.事业单位档案管理工作的思维转变

在“互联网+”的背景下，档案管理必须积极改变工作思路，在思想发展中进行实践创新。作为档案管理人员，需要不断构思档案信息化的思路，了解如何利用计算机网络技术有效地创建电子档案，科学地整理每个档案的信息，将其输入档案管理平台，最终构建健康的信息档案数据库。有效归档可实现政府事业单位档案信息的统一管理，有效减轻档案管理人员的负担，并通过为各部门提供背景数据进一步便利档案信息的提取。伴随着互联网的发展，档案工作的旧思维必须转变为互联网服务的思想，科学地利用合适的网络技术，提高档案信息检索的总体准确性和效率。同时，需要不断分析归档数据的相关信息，充分利用数据的潜在价值，全面提高归档资源的利用效率。档案管理部门还应定期组织员工参加在线培训，使员工掌握更多网络技术，有效地向网络用户提供高质量的服务内容。简而言之，档案管理人员应意识到协作思维，加强各部门之间的沟通与合作，按照其他部门的信息反馈提供准确的在线档案信息，并帮助各部门开展一切实际工作，以便能够及时传递和充分应用有关这些档案的信息。

7.完善档案信息反馈系统

档案信息反馈是收集档案信息资源开发、利用和分配的成果，然后调整和控制信息资源的新发展，提高发展工作的科学性。具体来说，可以在档案开发人员和用户之间通过互联网建立一个通信平台，使档案开发人员能够及时了解用户的信息需求，使档案的汇编和开发更具有针对性，并为建立档案用户数据的机制提供现实的基础。所谓按需搜索系统，是指根据该部门以前的内部搜索偏好和习惯而定制的搜索处理系统。通过记录审核的持续时间和档案的次数，可以找到用户在使用和搜索方面的喜好，并根据每个用户的实际需要建立一个专门的信息存储库来实现个性化服务。

结语

随着对事业单位档案管理进行有效研究的新阶段的发展，重点应放在继续改进互联网技术和档案安全管理的结合上面，以便有效地提高事业单位档案管理的效率。作为一个档案管理的工作人员，必须不断提高工作意识，深化工作实践，为事业单位顺利发展档案管理奠定良好的基础。