关于完善创新技工院校档案管理工作的几点思考

吴嫦娥

（郓城县技工学校，山东 郓城 274700）

引言

技工院校中档案管理是重要构成部分，既能推进规范化建设，又能发挥参考与依据价值，推动各项工作高效运转，促进学校教育事业更好的发展。目前技工院校档案管理工作存在落后性，并因为系列问题，导致成效低下，对院校发展产生制约。基于此技工院校要结合信息技术发展对档案工作影响，以及档案管理目标与需求等，做好思考和探究，完善创新档案管理，以助力技工院校发展。

一、档案管理普遍性问题

1.认识不到位

技工院校档案管理存在问题，表现在这项管理意识薄弱，缺乏足够重视。主要是因为对于档案管理与院校各项工作开展，以及当下与未来发展之间关系，缺乏清晰的认识和足够的了解。经常性认为档案管理无非是整理资料和保存，对院校不会产生实质性影响，故而缺乏足够的支持。一般情况下学校领导不重视，档案管理工作所能获取资源和资金就会比较少，集中体现在相关建设滞后，人员配备不足或者缺乏专业性，从而影响工作的开展。领导忽视档案管理工作，内部对这项工作认同感低，档案管理人员就会失去积极性，部分将抱着反正也没有人在乎心态，工作中存在得过且过现象，档案管理漏洞多，也不够规范，自然导致成果不理想。

2.档案管理水平低下

技工院校在档案管理中投入少，基础设施建设跟不上，对管理工作影响大。忽视档案管理信息与数字化建设，导致部分院校管理依然以纸质档案为主，虽然也很重要，但是效率低，查阅存在一定难度，无法有效利用，自然也就不能发挥参考和依据价值，不利于院校工作开展和发展。部分技工院校紧随发展脚步，推动档案管理信息化建设，但停留在购置计算机和完善网络层面上，忽视信息系统开发与建设。档案管理信息系统和平台缺乏适应性，不能真正契合技工院校档案收集、整理、存档、利用等需求。信息化档案管理流于形式，虽然进行创新，不过管理水平低下，档案价值没有被充分利用，这样的档案管理缺乏成效。

3.管理人员业务能力不够强

技工院校档案管理工作推进，只有交给专业人员完成，才能确保工作有效和高效。事实上由于档案管理工作不受重视，导致部分技工院校出现兼职档案管理，或者是由非专业人员进行档案管理的现象。档案管理岗位上人员频繁调动，在刚熟悉业务情况下调离，使档案管理长期处于混乱和不规范之中，严重影响管理成效。部分院校未能针对档案管理人员展开系统培训，工作人员对档案法缺乏了解，没有掌握信息化管理技术，业务能力不足。档案管理循规蹈矩，不具备创新意识，也不能利用先进技术进行管理，或者是技术应用和操作能力有限，自然影响管理成效。

4.管理制度不完善

技工院校档案管理问题的存在，有很大一部分原因是制度不完善，或者是缺乏操作性和针对性。档案管理依据的是制度，制定本身有瑕疵，与技工院校档案管理实际不相符，在工作中无法执行，自然就会导致不够规范。档案管理不够精细化，分工不够清晰和明确，权利和责任等模糊，易于产生混乱。档案搜集、整理、归档、存储、利用等制度，存在一定的问题，也缺少细则，进而使各个环节具有不同程度的问题，进而引发档案管理和利用低效问题。档案管理缺少评价和监督体系，或者是监督机制不完善，致使约束性不够好。

5.利用率低

技工院校档案管理最终是为了应用，结合所掌握档案，对其进行价值挖掘与开发，促进各项工作和事务优化，或者是支持决策，服务于院校教育、管理、发展等。但现实情况是技工院校档案管理，并未做到上述所提，以管理为主，开发利用意识不够强。档案经常被用于工作报告撰写之中，或者是在对外宣传中参考，发挥作用十分有限。技工院校档案利用率低下，实质成效差，不利于院校发展。

二、档案管理完善创新策略与路径

1.引导全员参与档案管理

思想影响行动，故而技工院校档案管理完善创新，首先要转变观念，增强档案管理意识。领导要对档案管理进行了解，明确对院校发展和各项工作开展的作用和影响。认识到档案管理重要性情况下，将其纳入到院校日常管理事务之中，通过在工作报告中宣传，以及利用新媒体平台、宣传栏、网站等，使院校内全体教职工明确档案管理价值和意义。

平时组织教职工和档案管理人员学习《档案法》，熟悉和掌握《档案管理条例》等，在全面融入下让所有人员具备档案管理意识，同时拥有一定档案搜集与整理能力[1]。技工院校中有很多工作中可形成档案，在档案管理人员不直接接触情况下，难以做到及时收集和整合，易于出现档案流失，或者是信息不完整的情况。通过内部宣传和学习，培养全员档案意识，在实际开展工作中就会主动保留和记录具有价值信息，有效保证档案完整性，有利于档案管理人员集中处理和归档。

2.完善基础设施和信息化建设

技工院校档案管理创新，当务之急是完善基础设施建设和信息化建设。针对档案管理设立专项资金，保证能够满足档案管理需求。院校要有专门的档案室，并要根据管理的需求配置有关设施，做好安全防护，推进档案管理规范化发展。档案管理信息化是趋势，也是管理提质增效的关键，故而应做好基础设施建设，为管理水平提升创造条件。技工院校除了要设置信息档案管理室，做好硬件建设，同时还要加强软件开发与管理。

档案管理信息系统避免照搬，而是要在遵从标准化和统一化要求情况下，与专业系统开发机构合作，事前展开研讨，结合院校档案管理特点和需求，整理档案信息化管理要求，并告知专业人员。有针对性地开发档案信息管理系统，保证契合技工院校各类档案管理需求[2]。档案管理配置传真机、扫描仪等，同时要利用云计算、大数据技术等，合理设置检索关键词，以确保在需要时可快速匹配到档案。档案信息管理系统做好数据库建设[3]，根据档案属性，合理分类，存储到相应数据库中，增强管理规范化，还能促进档案利用率。

3.提高管理人员业务能力

技工院校档案管理完善过程中，最为关键是提高管理人员业务能力。首先要配备专业档案管理人员，保证人员充足，可满足档案管理需求。紧接着要强化档案管理人员再学习意识，使其边工作边通过自主学习提升业务能力。档案管理人员专业性增强，业务能力提高情况下，档案管理将更加规范和高效，成效也就突出。培养档案管理人员创新意识，使其不断学习新管理理念和新管理技术方法，以确保管理效率和成效持续性提升。

定期针对档案管理工作，组织相关人员学习《档案法》《档案管理规范》《档案管理条例》等，掌握档案管理要点和方法。加强信息素养培养，让所有管理人员掌握信息技术，能够在档案管理中熟练操作信息系统，并按照要求将纸质档案数字化，规范进行上传和分类。数字化档案包含图片、视频、文字等，最好能够统一格式和标准，以确保更好地进行应用。技工院校档案管理人员应具备先进的技术及搜集、整合、处理、存储、利用档案的能力，同时应提高档案信息安全管控能力。

4.建立健全档案管理制度

技工院校档案管理规范化，有助于成效的提升，必须要建立健全档案管理制度。纸质档案管理与信息档案管理区别大，所以要针对管理实际，完善普适性管理制度以外，要就不同档案管理方式建立管理制度。优化档案管理制度，针对档案收集、整合、归档、存储、利用等，制定管理制定和明确规定，明确管理流程，并出台库房管理制度、技术管理制度、保密制度等，依据电子档案管理需求制定分类管理标准等。在这些制度引导和协助下，档案管理会变得标准化和规范化，自然也就能更加完善，管理质量也会有所提高。

档案管理精细化，在包含专职和兼职管理人员情况下，针对各自责任要做好划分，还应将各项档案管理职责落实到人。档案管理还要融入各个部门，形成一种齐抓共管的局面。档案管理涉及内容多，包含学生档案管理、科研档案管理、学籍档案管理、人事行政档案管理等，实行责任制管理，明确档案管理岗位职责，针对档案管理中搜集、归档、保存出台细则，动态监督管理情况，做好评价考核，与管理人员和参与人员考核挂钩，激发档案管理积极性。对于档案管理建立奖惩机制，调动档案管理能动性。这里需要强调的是，信息化档案管理存在较大风险，管理中要制定安全工作规章制度，在实际管理中严格执行安全登录、档案备份、应用保密技术、设置防火墙等要求。

5.提高档案利用率

技工院校要增强利用意识，明确档案管理是为了更好地服务教育与管理工作。在平时应搜集有价值的信息，对其进行归档，也就是说要强化档案开发。

工作人员执行规章制度与要求，推进档案纸质与信息化管理，做好搜集、整合、归档、保存工作之外，应当提高档案利用率，强化和拓展服务属性和功能。根据科研工作、教学工作、就业指导、教学管理、学生管理、招生需求等，开发与利用档案，让档案更好地服务技工院校各项工作和教育教学。技工院校中有些档案具有保密性，利用要实行报备和审批制，获得权限后才能利用。

结语

总之，技工院校档案管理非常重要，对院校各项工作开展和教育事业发展有较大影响。鉴于此当下应完善创新档案管理，通过培养个人档案管理意识、完善基础设施建设和信息化管理建设、提高管理人员业务能力、建立健全档案管理制度、增强档案利用率等，促进档案管理综合效益提升，发挥服务功能和利用价值，助力技工院校发展。