文书档案管理中存在的问题与解决路径研究

杨 翠 莫英子

（锦州市中心医院，辽宁 锦州 121000）

引言

医院办公室最常见、最基本的工作之一就是文书档案管理。文书档案管理这一过程包括文件的收集、整理、立卷、归档、使用和销毁等环节在内的有序衔接行为和过程。受我国医改的全面深化推进，医院发展在一定程度上得到了加速。管理持续改进的要求在整个医院体系内不断提高[1]。文书档案管理是一项对技术能力及业务性有着较高要求的服务型工作。在医院档案管理工作发展过程中，其详细记载了医院发展过程，从而对医院工作的改善进行记录，并指引其发展方向，提高了医院的存在性和导向性，文书档案管理有着重要推动意义。其也是医院历史基础的重要考察依据，所以在医改发展的今天有必要提高医院文档管理能力，以确保医院文书档案价值得到充分实现，为医院卫生事业的进一步发展提供详细的指导[2]。本次研究通过阐述医院文书档案管理的典型特征，随后简要介绍了医院文书档案管理的改进措施。

一、文书档案管理在新时期呈现出的新特点及作用

1.文书档案管理有两个基本特征

第一是信息收集和保留；第二是其载体有着多样性的特征。近年来在医院工作、医疗保健和科研工作中，医院大部分工作时间均被占用。但档案文书管理在医院管理未引起重视。医院文书档案管理有着工作支持不足、缺乏财政投资、缺乏信息化投入、设备不健全等问题。从人才角度出发，现阶段医院非常致力于引进高素质专业人员，但对于文书档案管理方面缺乏人才引进力度。在部分医院，未设立文书档案管理部门，导致文书档案管理效率低下，这部分因素严重阻碍了医院文书档案管理的发展。在信息化阶段，尤其在大数据发展的当下，医院文书档案管理在为管理者提供重要决策依据方面只能变得越来越清晰。然而由于文书档案管理方面长期停滞，其不再与医院新阶段进展相适应。

2.文书工作在文书档案中起到的作用

文件收集包括登记申请和运输处理、获取加速、文件收集处理以及文件制作。制定法律文书过程设计应确保有效审查法律文书工作全部内容，对文件集合进行了总结。应将库存安全管理、研究搜索制作、表格统计作为文件工作的基础。文件资料在档案室清理后要定期归档。文书档案是一种工具，对有关单位活动具有保护使用价值。影响文书质量也是文件顺利运行的重要因素包括文件编制格式、书籍透明度、材料质量等。

二、文书档案工作问题

1.文书档案管理缺乏基础

判断医院文书档案基础是否扎实需要从两个方面出发。一方面，为制度及组织保障。现阶段大部分医院为建立一个专门文书档案管理科，也设立专业的办公室及文书档案管理员，文书档案管理全部依附于办公室，导致其工作基础差。对于专业要求极高的文书档案而言，上述管理模式欠缺财力、设施、人力投入，从而无法发挥文书档案管理的重要作用。另一方面，为人才保障。医院文书档案管理不是简单的办公室工作，其对专业知识要求极高，需要熟悉文书档案管理领域相关知识和法律、办公能力要求较高，并要求人员具有一定协调沟通能力[3]。然而，由于现阶段大部分医院的文书档案管理人员年龄较大，具有计算机操作水平低下，且专业知识不足、技术诀窍不足和创新意识不足等缺点。

2.硬件设备落后

大部分医院均选择使用不符合要求硬件设备来对文书档案进行管理。然而，大部分文书档案管理方法均停留在传统方法管理中，未引进先进的信息管理应用程序，这意味着归档档案不再满足工作要求，并导致重大损失。

3.缺乏医院文书档案管理意识

由于对大部分医院未意识到文书档案管理的重要性，大部分医院工作人员甚至部门负责人均认为对文书档案工作认识不足，认为医院考核的内容主要是经济，文书档案工作与医院考核意义无关，所以将大部分财力及人力均放在了发展较高医疗水平上。严重者认为医院应该降低文书档案管理效率。由于部分错误观念，员工在文书档案管理上消极怠工，也有部分员工因为不认同医院文书档案管理现状而提出了建议。此外，医院文书档案管理成本投入有限，因为医院文书档案管理需要人员、设备和资金。文书档案管理不到位不仅对降低成本产生不利影响，而且对医院正常医疗、科教活动开展也有一定影响。

三、文书档案管理路径研究

1.稳定的管理系统以优化归档

医院办公室是各类文件中心区域，承担着文件发送和传递的主要责任。各个业务部门是文件的重要组成部分，除办公室传送文件外，业务部门是文件材料诊疗的地方。为此，医院各科室需要与办公室更紧密的合作，防止数据丢失、遗漏等。建立健全文书档案管理制度，制定文书档案登记标准，指定专人负责文件编制工作，优化登记活动，确保程序完全成熟，避免数据丢失和残存[4]。此外，要加强监管，定期复查、清查，确保收到文件不丢失。

2.办公自动化管理实施

为避免档案信息归档延误，医院应尽早制定建立完整档案时间表，将档案目录存放在计算机中，利用信息化进行档案管理，优化档案管理。计算机为文件传输和开发提供了一个安全防火墙。此外，还应注意将传统档案管理转变为二次信息管理，充分利用计算机网络加工文献，建立多种数据库，促进医院档案管理稳定健康发展。

3.提高文书档案管理质量

建立科学档案管理制度和健全档案管理规章制度，是档案管理重要前提。加强标准化、标准化、流程优化和指导性文件管理，充分规范医院工作，全面获取和管理重要文件和资料。医院文书档案管理是一项重要工作，包括医院所有档案记录都工作人员调配，档案管理员质量要求也相应提高，而且要做到耐心和高度负责。让所有员工都能各司其职，增加档案管理人员敬业精神[5]。为在管理决策基础上论证信息资源服务化管理，负责档案管理人员为健康、研发等提供重要信息，使医院在经济和精神上两手抓。

4.做好文书工作与档案工作的衔接

档案前身是文件，文件质量差对文件管理进一步发展影响巨大，只有处理好文件，才能为文件管理进一步发展打下坚实基础。尤其是医院通过各种教育和培训措施了解到文件在文献工作中重要性[6]。纸张尺寸、格式、文件等要做到标准化，避免不必要的细节错误。不断加强对员工持续培训，以尽可能为员工提供更广泛的学习和发展平台，例如，通过轮换、进修、内部培训等，来说明档案管理的重要性。为了确保文件管理任务准确性和合理性，必须严格按照相关标准执行管理措施，并提高文件管理员的责任意识。还必须确保文件管理任务是中心任务，并认识到文件管理的重要性。执行文件管理任务时，为了提高管理人员保密性，未经授权不得向外部或外部组织披露内部文件数据[7]。

5.提高文书档案管理人员综合素质

文书档案管理中应采用有效、科学和可比较的办法并形成制度，使纸面文件的管理工作实现相互促进、合作和协助。连续文件管理是大部分基本业务和监管系统基础，需要管理人员不断学习、交流，以保证持续发展。因此，提高档案管理人员整体素质是实现档案管理领域科技化最重要措施之一。文件管理员需要扩展其在文件数据收集、清理、归档等领域知识和技能，以便在实践中不断提高工作质量[8-9]。此外，文件管理员需要定期接受培训，其专业知识需要不断更新和完善，其业务知识需要提高，文档管理需要标准化。

结语

医院文书档案管理工作是一项结合服务、技术、业务为一体的工作，需要全面完善档案管理制度，严格执行文件管理标准，确保档案完整性，进一步保障档案开发利用，发挥文书档案管理潜力。中国科学进一步发展，落后管理方式已不足以满足相关领域新社会标准和需要，需要我国档案管理不断进步。传统管理主要是一种手动方法，标准化和错误率无法得到保证，信息电子技术进一步发展可提高仪器程序标准化，降低错误率。为了做到这一点，文书档案管理中信息化管理是必不可少的，这样文书档案管理工作才能更加专业，才能更好地服务于医院医疗工作。