大数据时代公立医院档案管理工作创新思路研究

诺 敏

（呼伦贝尔市人民医院，内蒙古 呼伦贝尔 021008）

大数据是一种新“现代”，这一新事物已广泛应用于许多领域，主要是通过交换信息打通信息通道，将不同类别信息汇集在一起，以提高用户友好性。医院是以知识为基础信息密集型单位，采用传统临床和管理模式已不再适合现代医院发展，“大数据”是现代医院发展重要基础，是科学决策重要依据，是现代医院管理关键性参考[1]。医院档案记录了医院以前在临床研究、科学活动、经济保健等领域工作，以及可靠数据、大量信息和传播信息重要来源和基础。本次研究就大数据在医院推进的工作困难点展开研究，分析大数据时代公立医院档案管理工作的创新思路。

一、大数据概念及其在公立医院档案管理应用中的特征

1.概念

严格而言大数据没有统一定义，这是一个抽象概念，通常指数据大小或形式，可应用于电信、金融服务等领域，而缺乏足够系统理论。在这之中，“4V”是有代表性的定义，其指对于多样、价值、规模及高速。因此，大数据具有以下特征：第一，真实性。大数据是通过高质量和真实性捕获数据集合。第二，可扩展性。这与数据的量有关，例如，人类印刷材料的数据量只能达到200PB[2]。个人电脑硬盘可包含高达TB数据量，而部分大企业数据量甚至达到EB级。第三，多样性。这意味着大数据是多样化的。对于现阶段的数据类型，数据不仅是文本，而且是图像、视频、音频、地理信息和大部分个性化数据。

2.大数据公立医院档案管理应用中的特征

在一个时代的发展背景下，公立医院应用为克服公立医院文件管理缺陷提供了相关课程。然而当大数据技术在我国作为文件管理部分使用时，这项技术对文件管理影响有着更为明显的双面性。第一，在文件管理中使用大数据可显著提高医院现有文件管理任务容量，同时提高文件管理中现有数据互操作性。在大数据时代，大数据技术应用可显著提高文件管理员处理文件信息效率，从而扩大现有诊疗、人才调配的数据支持；第二，大数据技术可用于文件管理任务，以最大限度地提高资源价值，促进文件使用和共享；在大数据时代，大数据库应用允许在特定区域内进行资源交互和共享，从而提高数据使用效率，并从根本上挖掘有限文件中的应用渠道。这促进了公立医院档案管理工作的进展，并为广大患者提供了更多福音。第三，虽然大数据有助于制定传统文件管理措施，但应用这项技术可能产生潜在安全风险正在增加。公立医院文件管理中许多潜在数据泄漏为非法用户提供了可乘之机、制造后续安全问题和阻碍技术进一步发展机会。

二、公立医院档案管理现状

1.欠缺对档案管理的重视度

改革开放以来，我国公立医院档案管理已经发展了几十年。经过几十年文件管理，公立医院真正文件管理模式随着时间推移发生了变化[3]。然而，这正是医院发展中文件管理理念导致了文件管理永久从属地位的原因，从而削弱了项目管理本身有效性，并导致数据资源的严重浪费。

2.专业管理人才的不足

人才不足的问题在三四个城市公立医院尤其明显，在这些城市公立医院总人口在档案管理方面各不相同。同时，公立医院的档案管理工作被认为是非一线部门，档案管理部门在医院发展内的可分享资源及福利较少，减少了专业档案管理岗位对医院员工的吸引力，影响了该部门的创新。

3.相关资源利用率缺失

由于公立医院固有的档案管理理念，部分公立医院的档案管理仍然处于统一的管理状态，忽视了档案本身的科学指导，影响了档案在实践中的应用，文件管理的价值降低，这项任务的增长受到阻碍。

三、大数据时代公立医院档案管理工作的新思路

1.增加相关人员对医院档案管理工作的重视度

公立医院档案管理工作一直是执行后续存储操作的重要保证。因此，大数据的时代背景下促进公立医院的文件管理，应从工作领域和管理人员中获得更多的员工，以便更积极地参与档案管理工作。医院员工中多存在“重治疗、轻管理”的思想，在实际工作应加强对于医院档案管理工作的重视度，以提高档案管理工作的质量。

2.制定新型医院档案管理模式

与大数据时代相关，传统公立医院档案管理的转型是公立医院未来的必由之路。例如，管理人员现在可将医院逐步转变为管理方案，以便通过数据优化旧归档的数字化内容。这使管理员能够更好地管理这些文件的内容，并在文件管理过程中逐步实现其可跟踪目标，以确保文件数据的准确性和真实性。

3.建立相关管理团队

管理团队的专业性对公立医院实际文件管理任务的有效性有重大影响。因此，在未来的文件管理过程中，管理者还应专注于微调自身的文件管理任务，以便通过培训现有人才和选择外部人才来提高文件管理团队的能力。管理员可通过定期让文件管理人员参与实践、宣讲活动来增加对大数据技术的理解，改进大数据时代的管理及做法等，逐步加深对大数据技术的理解，更好地将该技术应用到实际的文件管理任务中，实现更好的文件管理。

4.挖掘档案管理蕴藏自身价值

对于公立医院的档案管理而言，更多地使用档案通常较为关键。因此，在实际的文件管理中，管理者还应关注文件的价值，以便后续使用者根据需要更轻松、更高效地应用数据，以便在此期间实现文件管理[4]。例如，在这一部分中，管理者应该转变原来封闭的管理模式，将传统的封闭存储思想转变为开放的、面向服务的方向，让更多的人可使用文件数据，促进未来医疗卫生事业的发展。

5.构建现代档案管理工作平台

在大数据时代，为了改善文件管理，管理者还应该适应公立医院日益增长的需求，开发专用的信息管理平台，可连接数据、文件等，最大限度地增加与文件管理相关的不必要任务，减少文件管理人员档案的数量。例如，管理者应建立集中数据管理平台，该平台应与医院的文件管理需求结合使用，并应从一开始就邀请参与者根据各自的文件注册标准记录，以确保以下文件管理和应用程序。用于管理的文件内容应划分为不同的领域和科室，科室绩效产生的数据每月记录、汇总并上传至文件管理部门。这提高了以下文件管理任务的效率，并优化了精度。

6.建立医院档案管理的数据安全体系

信息共享和数据共享是大数据背景下的产物，但与建立医院档案管理数据安全体系并不矛盾。通过在大数据环境中保持开放、全面通信与合作，文件信息安全是重要问题。医院档案资源包含大量个人信息，个人数据保护是开发患者数据的必要前提。在机构和技术层面，应加强医院信息安全投资和发展[5]。首先，改进医院文件安全培训，为患者创造安全隐私感。同时，必须为医院信息供应部门相关负责人开展信息安全培训。一方面，医院档案管理人员必须提高档案安全意识；另一方面，负责文件数据安全由相关领导负责。同时有必要为医院建立数据安全系统，确保遵守规则，以避免出现无法解释的紧急情况。第三，应通过技术手段将数据减少到最低限度，以确保对医院使用数据控制，并对数据资源使用电子授权程序。文件管理员必须不断更新和升级安全系统，以有效保护文件信息管理免受黑客和病毒攻击。第四，在设计过程中应充分接管现有信息安全基础设施，以避免浪费，如防火墙、病毒防护等，可以直接集成到网络系统中当前使用信息安全系统中。

四、大数据背景下医院档案管理工作决策支持

1.医院档案管理工作领导到位

领导力至关重要，医院管理人员需要发挥自身作用，认识到文件管理中大数据可更好的工作，并改变头脑中以前管理概念，协助主管经理在实际文件管理中有效使用大数据，并持续改进文件管理。只有当医院部门认真对待时，医院才会有强大数据管理和信息处理支持。负责档案管理医院科室副科长应亲自领导档案管理委员会，尤其注意增加利益相关者支持，进一步开发医院档案管理系统，确保医院档案管理顺利进行。

2.医院档案信息化建设经费到位

医院档案的管理尤其是医院大数据档案管理，是智能化的，需要大量的经费投入，但实际中经费投入不够，医院的管理通常未得到重视。为改善医院的工作条件和大数据背景下的信息结构，应在有财政资源支持的情况下在医院的年度预算中开始工作，并将资金用于医院的文件管理和信息建设，购置办公室、档案、数据库等医院文件管理所需的硬件组件。

结语

为实现档案信息与医院大数据整合，应完善医院组织体系，重新设计档案管理模式，加强档案管理数字化和信息化，加大数字档案投资力度，提高档案管理员业务水平[6]。根据档案法要求，加强医院档案管理，建立统一、全面档案管理体系，提高档案管理员专业素质，能够改变当前分散、混乱档案工作落后状况，为档案工作与医院信息平台整合创造条件。