加强行政事业单位档案管理工作的几点思考

崔雪明

摘要：档案管理工作是行政事业单位管理工作的重要组成部分。尽管绝大多数行政事业单位对档案管理工作都给予了一定的重视，而且也基本上能够按照相关法律法规的要求组织实施，但仍然存在一些问题。本文对此进行了研究与探讨，不仅分析了行政事业单位档案管理工作存在的问题，而且还就如何进一步加强和改进行政事业单位档案管理工作提出优化对策，旨在为促进行政事业单位档案管理工作取得更好的成效提供参考与借鉴。

关键词：行政事业单位;档案管理工作;管理体系;管理模式

随着《档案法》的深入实施，对行政事业单位档案管理工作提出了新的更高的要求，特别是随着档案信息化管理体系的日益完善，要求行政事业单位在开展档案管理工作的过程中不断进行改革和创新，只有这样，才能使行政事业单位档案管理工作的整体水平得到显著提升。从当前行政事业单位档案管理工作的整体运行情况来看，尽管绝大多数行政事业单位对档案管理工作都给予了一定的重视，而且在组织实施的过程中也基本上能够按照要求进行，使行政事业单位档案管理工作的规范化水平在提升，但按照较高标准和要求进行研究与分析，一些行政事业单位档案管理工作仍然存在诸多问题和不足，在很大程度上制约了档案管理工作的可持续发展，需要引起行政事业单位的高度重视，特别是要坚持问题导向，着眼于解决档案管理工作存在的问题，采取更加科学的方法和措施，运用系统思维和创新理念，大力推动行政事业单位档案管理工作取得更好成效。

一、行政事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理意识比较薄弱

从行政事业单位档案管理存在的问题来看，比较突出的就是档案管理意识相对比较薄弱，尽管从表面上看都比较重视，不仅建立了专门的档案室，而且也有专门人员开展档案管理工作，但在组织实施的过程中仍然存在管理意识不强的问题。例如：有的行政事业单位认识档案管理工作就是“手写图描，装订成册，归档入位”，只要不丢失就可以，档案管理的整体质量仍然不高，特别是还没有将档案管理、开发、利用等进行有效结合，直接导致行政事业单位档案管理工作具有简单化的倾向，甚至档案管理工作仍然存在一定的形式主义，整体效果不佳，档案的利用率相对较低。

（二）档案管理体系不够完善

通过对行政事业单位档案管理工作存在的问题进行分析，除了档案管理意识不强之外，也包括个别行政事业单位还没有建立比较完善的档案管理体系，特别是在构建档案管理工作合力方面相对薄弱。例如：很多行政事业单位档案管理人员都属于“兼职”，根本无法将更多的精神用于档案管理工作当中，直接导致档案管理工作的规范化和效能化水平不高。行政事业单位档案管理体系不够完善，也包括还没有建立“全过程”管理体系，而且全员管理、全员管理也没有得到有效落实，除了档案管理部门之外，其他部门还没有参与到档案管理工作，甚至档案部门在收集档案资料方面都比较困难。

（三）档案管理技术缺乏创新

深入分析行政事业单位档案管理工作存在的问题，也包括有的行政事业单位不注重将新技术应用于档案管理工作当中，直接导致档案管理工作的整体水平较低。例如：有的行政事业单位尽管设立了档案室，但“六防”设备配备不齐全，极易引起档案霉变、虫蛀。此外，有的行政事业单位还没有将信息技术广泛应用于行政事业单位工作当中，“互联网+档案管理模式”的推广力度不足，档案管理系统建设相对比较薄弱，“档案数据库”建设不够到位，而且在对档案资料进行数字化转型方面也缺乏有效的方法和措施，这必然会制约行政事业单位档案管理工作的可持续发展，需要认真加以改进。

二、行政事业单位档案管理工作失动物学对策

（一）提升档案管理意识

行政事业单位在开展档案管理工作的过程中，要想使其取得更好成效，需要进一步提升档案管理意识，将档案管理工作纳入到行政事业单位整体管理工作当中，对档案管理进行科学设计和系统安排，努力提升档案管理工作的规范化、系统化、效能化水平。在具体的实施过程中，要以《中华人民共和国档案法》和国家对档案工作规定的有关政策为依据，提高档案管理工作法治意识，将档案管理工作纳入到法治化轨道。行政事业单位档案管理人员也要牢固树立责任意识，积极探索新时代加强和改进档案管理工作的有效方法和路径，同时还要切实加大宣传工作力度，使行政事业单位各个部门、各个方面都能够参与到档案管理工作中来，努力打造良好的档案管理氛围，为持续、深入、有效开展档案管理工作创造良好环境和条件。

（二）完善档案管理体系

健全和完善的行政事业单位档案管理体系，能够为有效开展档案管理工作提供支撑和保障，同时也能够促进档案管理工作向纵深开展。对此，行政事业单位应当把完善档案管理体系上升到更高层面，既要建立专门的组织机构，也要配备专业化的档案管理人员，规模较大的行政事业单位需要配备“专职”档案管理人员，并切实加强对他们的教育和培训，提高他们开展档案管理工作的专业化水平。为了能够使各个部门都参与到档案管理当中，可以建立“地方档案管理协调机制”，各个部门应当共同研究档案管理工作、共同推动档案管理工作落实、共同解决档案管理工作中出现的各类矛盾和问题。在完善档案管理体系方面，也要将全面管理、全员管理、全程管理纳入到档案管理工作当中，如为了能够构建“全员管理”体系，应当强化档案管理工作的融合性和互动性，档案管理人员应当切实加强与各个部门的沟通合作，及时收集、整理档案资料。

（三）创新档案管理技术

创新是进步的灵魂。行政事业单位要想使档案管理工作的效能化水平更高，应当不断创新档案管理技术，特别是要将现代信息技术应用于档案管理工作当中，根据自身的实际情况，大力推动“互联网+档案管理”模式，努力使档案管理信息化建设实现更大突破。要建立专门的“档案管理系统”，并科学设置各类模块，使其拥有强大的功能;要将大数据技术应用于档案管理工作当中，切实加强对档案资料信息的数字化处理，除了要录入档案管理系统之外，也要运用大数据技术进行综合分析，努力为行政事业单位决策提供参谋助手作用。要大力加强档案管理系统安全性管理，使用正版档案管理软件，同时还要在防范和控制数据风险方面加大力度，加大防火墙建设，同时也要通过“专机专用”的方式防范操作风险，需要设置专门的使用制度和工作流程。

综上所述，对于行政事业单位来说，大力加强和改进档案管理工作至关重要，既是落实《档案法》的基本要求，同时也有利于促进行政事业单位发展，更能够使行政事业单位整体管理工作取得更好成效。从当前行政事业单位档案管理工作的整体运行情况来看，尽管绝大多数行政事业单位对档案管理工作都能够按照要求组织实施，而且也基本上呈现出规范化的御，但仍然有一些行政事业单位不注重档案管理工作科学化、系统化、效能化建设，需要引起重视并认真改进。对此，行政事业单位应当对档案管理工作给予高度重视，特别是要采取有效措施认真加以优化和完善，重点要在提升档案管理意识、完善档案管理体系、创新档案管理技术等诸多方面加大力度，推动档案管理工作上新台阶。

参考文献：

[1]贺秀丽.行政事业单位档案管理工作创新思路[J].办公室业务，2021（20）：122-123.

[2]范巍山.互联网背景下行政事业单位档案管理工作信息化建设研究[J].城建档案，2021（05）：37-38.

[3]马岩.行政事业单位人事档案管理工作的创新思路与实践路径[J].人才资源开发，2020（17）：21-22.

作者簡介

姓名：雀雪明  性别：女  民族：汉   出生年月：1972年8月  籍贯：内蒙古赤峰市  学历：大专  研究方向：档案管理  单位：赤峰市红山区市场监督管理局  职称：档案