对事业单位档案管理的创新思路的探讨

王梅

摘要： 随着我国经济的迅速发展，事业单位管理工作也在不断的创新与改革，对于档案管理工作来说亦是如此。事业单位工作下会形成大量的档案数据，为做好基础服务工作，必须做好档案管理创新工作。传统的事业单位档案管理模式耗费大量人力物力，而且工作效率不高。因此，我们必须积极利用互联网信息技术带给我们的便利，对事业单位档案管理工作进行积极的创新与发展。文章对当前事业单位档案管理存在问题进行分析，探讨档案管理创新的方法策略。

关键词： 事业单位;单位档案;档案管理;档案创新

引言：在事业单位管理工作中，档案管理占据着较重要的位置。作为事业单位管理工作岗位的基本工作，档案通常会记录此事业单位的成长过程，是精确分析事业单位成长能力，评价人才培养效率、发展潜力的重要标志。因此，档案管理工作效率的强弱将直接决定着其它部门工作的品质。通过事业单位内部档案资料的扩大，档案管理员的工作量也随之增大，一些问题也就凸显出来，主要表现为对档案管理不够注重、管理工作者的技能较弱、档案管理体制不完善、档案管理的现代电子信息程度不高等方面。随着社会的发展，事业单位应该更加注重档案管理人员的技能提升，确保档案管理效率的上升，使之更好地带领其他部门的成长，更好的适应时代的要求，充分发挥事业单位公共服务性，满足社会需求。

1 事业单位档案管理创新的必要性

事业单位档案管理工作非常重要，关系到事业单位内部的改革和可持续发展，因此要想促进我国事业单位的可持续发展，我们就必须跟上时代发展的脚步，不断对档案管理工作进行创新，探求更加优化的工作方式与方法，提升工作效率。尤其是在当今我国大量需求社会人才的背景下，事业单位必须加强对人才资源的管理和利用。但是由于在实际工作过程当中，事业单位内部的工作人员非常多，档案管理工作包含着非常多的内容，程序也比较繁琐，所以工作起来有难度。传统的档案管理模式虽然能够满足基本需求，但是仍然存在很多问题与不足，有很大的上升空间。对此，我们必须创新档案管理模式，降低相关工作者的负担，优化内部档案管理的组织架构，积极进行创新，不仅能够加强对人力资源信息的管理，保障相关工作人员入职、在职、离职、离职的相关信息长久的留存，为后续提供参考，而且也有助于事业单位提升内部管理水平。

随着时代的发展，信息时代已经来临，我国已经成为了一个互联网大国，网民数量已经超过数十亿，互联网信息技术目前已经遍布到我国的各行各业，为它们带来了很多的便利，对于事业单位档案管理工作而言亦是如此，不仅能够减少档案存放的空间，实现数据的大量存储和永久保存，也能够促进我国事业单位的改革，我们应当积极的响应时代的号召与要求，抓住互联网信息技术带给我们的红利，在档案管理工作上实现电子化、信息化、智能化，加强对工作人员的管理和培训，提升大家对于档案管理工作的重视，继续加强对人力资源的挖掘、管理和利用。同时，事业单位档案管理工作是一项非常基础性也是一项非常重要的工作，是实现工作留痕的重要体现，为了实现创新发展，我们必须学会运用科学合理的方法，引用最先进的管理模式，积极学习发达国家的先进管理经验，探究出符合我国国情特点，更加合理化的事业单位档案管理方法，不断优化信息收集、整理、存储等各个环节，提升数据的使用效能，充分为事业单位的各项工作提供良好的基础和参考。

2 事业单位档案管理工作存在的不足

2.1 制度不够完善

在事业单位的管理过程中，完善的规章制度更能够准确保证工作顺利开展，为各项工作的正常开展提供依据，给予一定的参考标准。事业单位的档案制度管理必须要有制度作为支撑，根据实际情况从事业单位的所有环节着手分析，以便综合提高工作效率。就现实情况而言，事业单位管理中的制度依旧存在漏洞，工作人员难以有特定的工作参考规范，更容易无意识的开展一些工作，工作效率低，工作质量不足，不利于促进事业单位的持续性进步，甚至还会带来负面影响。

2.2 缺乏专业的档案管理工作人员

在档案管理工作中，部分事业单位都仅有一个档案管理部门，且将其作为不太重要的部门，地位仅为边缘部门，实际性的作用不高，加之档案管理工作缺乏针对性，会直接影响档案管理工作人员的积极性与主动性，影响后期的档案管理效率及质量。结合当前事业单位档案管理工作具体情况而言，即使事业单位的档案管理者学历高，但专业性的档案管理人才缺乏。由于事业单位正处于转型的关键节点，部分从事档案管理的人才在自身岗位工作中并没有准确分析到档案管理的要点内容，甚至不愿意长期从事该项工作，认为该项工作前景不好，甚至跳槽情况屡见不鲜。值得一提的是，档案管理人员变动情况频繁，直接导致档案管理传承出現问题，难以得到有效解决，即使派遣专业人士处理也难以解决已经有的问题。

2.3 基础环节工作薄弱

事业单位档案管理工作一般包括以下几个流程，分别是收集、检定、整理、保管、检索、编研、利用和统计，这些流程主要是依据社会需求和工作需求而设计。在实际执行过程中会因为管理不到位出现相应问题，如材料收集的不完整等，当出现这些问题，意味着管理人员需要花费大量的时间去解决问题，这将无形中增加工作量，导致档案管理混乱，事业单位管理工作不能忽视基础工作，认真把握每个细节，为后续工作顺利开展打好基础。

2.4 事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。同时，事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源，能够在经济社会发展中发挥重要作用，但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想，对档案信息资源开发重视不足，限制了档案信息资源的使用效率。

3 新时期事业单位档案管理工作的策略

3.1 优化管理机制，完善工作制度

第一，做好统筹规划工作，明确事业单位的自身局势状态，制定全面的管理制度，将制度覆盖范围扩大，争取覆盖全事业单位的每一个部门，实现对现有档案管理制度的有机调整，完善管理制度的全过程，增强管理制约能力，为后期的各项工作提供前提条件。

第二，在实际工作中，管理者要注意做好持续性管控工作，保证档案管理工作正常开展，并结合具体情况做好内部管理工作，做好自我监督、社会监督等，通过各部门的有效努力，创设良好的、以事业单位为核心的管理体系，规避单位檔案管理制度下的风险。

第三，对档案的内容进行归纳、整理以及分析，确保工作开展之前，做好全面调研工作，对不同岗位职责明确确定。只有完善职责管理制度，确定最优的档案管控标准，加之一些不定期调查以及考核制度，才可真正确定起完善的档案质量管理标准，发挥制度的约束性作用，以确保管理工作的正常开展。

3.2 注重事业单位管理人员的优化

在事业单位人员管理中，随着工作的一一开展，管理者的综合素质以及能力需要被提高，加之单位也有着特殊的要求。对此，需要结合实际工作需求，按照岗位分配的情况配置全面且有效的人才体系。对于目前的档案管理工作而言，必定要优化团队，引进一些优秀的专业工作人员，积极配合各部门的管理培训工作，以便综合提升队伍的整体水准。为提升人员的实质性管理效果，在队伍建设中，必须要提高相关人员的薪资待遇，给予其一定的福利，以便能够保证各项工作的顺利开展。只有增强工作者的积极性，激发员工的工作热情，切实注意事业单位的档案人员的工作内容优化，才可保证单位各项工作逐步开展。

3.3 加强档案建设的目标化管理

目标化的管理模式是以结果为导向或是以目标为导向的管理模式，其主要包括两种形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通过工作目标判断工作成效，这种形式下要注重目标导向，即而通过目标的设定和完成推动档案管理水平进步，目标在这个过程中发挥着重要作用。而后者是通过档案管理中的激励作用实现档案管理目的。目的管理能够广泛地运用于事业单位档案管理工作中，其通过建立档案管理激励机制培养员工积极主动的工作态度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的结果。管理人员对管理期望要进行全面把握，时刻保持警惕性。社会发展的日新月异，对管理人员进行技能培训时要更加多样化，做好档案管理策划工作，在制定规划时要注重对细节的把控。

3.4 利用信息化建设提高档案管理效率

事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，最大程度地提高档案管理效率。

4 结语

综上所述，在社会不断发展的新时期背景下，事业单位需要对档案管理工作给予充分的重视，不断地完善管理制度，合理结合信息技术手段，提高档案管理人员的工作能力，做好事业单位档案管理工作，为事业单位相关工作提供有力依据。

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