排课流程优化与重组研究

王幼玉　林超

摘要：高校规模的不断扩大，教学改革的不断深化与有限教学资源的矛盾日益突出，现有的课程管理和服务无法满足学校快速发展的需求。流程重组通过分析和改进组织过程，可以更好地实现业务目标，该文将ESIA方法应用于业务流程再造，使用ESIA中的清除、简化、整合、自动化策略对排课流程中的问题进行优化，通过统一发布教学任务、集中排课、减少中间沟通环节等方法提升排课流程的效率和便捷性，极大地提高了师生的满意度、提升管理质量、为高校排课流程优化提供参考。

关键词：教务管理;排课;流程优化;ESIA;BPR

中图分类号：G40-058      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）04-0133-03

Abstract： The contradiction between the continuous expansion of the scale of colleges and universities and the continuous deepening of teaching reforms and limited teaching resources has become more and more prominent. The existing curriculum management and services have been unable to meet the needs of the rapid development of schools. Process reengineering can better achieve business goals by analyzing and improving organizational processes， This article applies the ESIA method to business process reengineering， Use ESIA's strategies for elimination， simplification， integration， and automation to optimize the problems in the course scheduling process， and achieve the efficiency and convenience of the course scheduling process by uniformly issuing teaching tasks， centralized scheduling， and reducing intermediate communication links. It greatly improves the satisfaction of teachers and students， improves the quality of management， and provides a reference for optimizing the course scheduling process of colleges and universities.

Key words： educational administration; schedule; process optimization; ESIA; BPR

1 背景

近年來随着大学规模的不断扩大、慕课的开展以及混合式教学的推进，带来了不断增长的学生数、课程数量与有限的教学资源之间的矛盾，不断增长的教学任务和教师数量短缺之间的矛盾，跨校区教学的复杂性 、排课的统一性与学生选课自主性之间的矛盾，这些都对本来就复杂的高校排课工作提出了更高的要求[1]。良好的课程编排是建立稳定教学秩序的前提，这关系到学生的学习效果、教师的教学效果以及学校的教学质量，也反映了整体教学水平，高校迫切需要优化排课方法与流程。本文借助业务流程重组理论和ESIA方法[2]，对高校排课流程进行优化研究，以达到提高师生满意度、提升工作效率、降低管理成本、提高管理质量和教学质量服务水平的目的。

2 排课流程的现状与分析

高校现有的排课模式一般是校院两级排课，即先进行校级公共课编排，再进行院级专业课编排。校级排课是对全校公共课进行排课，教务处统一安排，各二级学院协助完成;院级排课由学院负责对专业课进行编排，教务处负责统筹协调[3]。校院两级排课模式相对教务处统一排课的工作方式更灵活，排课总体效果更优，但仍存在以下难题：

1）课堂冲突太多，需要大量的手工调课。因合班上课的要求不同，各学院所建课堂人数不一致，而学校教室的大小和数量是固定的，再加上教务系统智能排课效率低下，造成课堂冲突太多，需要进行大量的手工调课，对教务管理人员的主观能动性要求比较高。

2）流程烦琐，沟通不便。公共课和专业课分别进行排课，然后教务处再统筹协调，流程较为烦琐，沟通不便。

3）专业课排课难。专业课排课滞后和被动，二级学院在排专业课时常因教室被公共课占用而无法进行排课。

4）沟通协调效率低下。排课过程中，各二级学院向教务科反馈排课遇到的问题，教务处收集后，需与各个二级学院沟通协调，提出解决方案并向领导请示后，将方案反馈给二级院系。如此反复沟通协调，信息传递链条又长又广，问题容易堆积，沟通协调效率低下;

5）开课易错易漏。排课数据没有做到实时共享，教务处下发教学任务给二级学院后，二级学院须再次核对并反馈问题，手工调课和教学任务的核对均涉及手工对数据的修改汇总统计等，过程烦琐，容易出现课程开错或漏开的现象。

6）师生满意度不高。由于课堂冲突，有些专业课只能安排在7、8节或者晚上9、10节上课。在公共课冲突时，有些高校甚至不允许修改，以资源抢占的方式先占先得，专业课冲突又让二级学院自己协调，协调不来就强制执行，引起教师和学生的不满。

业务流程再造用于改善其内部功能，通过分析和改进组织过程，可以更好地实现业务目标，通过对现有的排课流程的重组优化，可以有效解决现有排课模式存在的难题。

3 业务流程再造方法

美国著名学者Michael Hammer最早于90年代提出了业务流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的基本思想，BPR是提高企业核心竞争力的现代企业管理方法。其目标是通过重新设计组织的业务流程来最大化这些流程的增值内容，最小化其他方面，从而实现性能提升[4]。

BPR框架（Business Process Reengineering Framework，BPRF）包含六个阶段的流程模式（图1）：构想、启动、诊断、重新设计、实施重新设计的流程及推出重新设计的流程[5]。

1） 构想阶段：这一阶段的目标是确定组织的流程重组需求，并为流程重组建立组织准备，组织调查现有的业务流程策略，并审查业务流程以获取目标改进的机会。

2） 启动阶段：在这一阶段，将确定当前组织状况与理想状况之间的差异，并将其转化为改进战略计划的顶级目标，并根据目标和估计成本形成业务案例。

3） 诊断阶段：这一阶段的目标是对组织的核心流程進行建模和分析，通过业务模型对探索过程优劣势进行分析，并用于需求的描述。

4） 重新设计阶段： 这一阶段的目标是设计与评估。

5） 实施重新设计流程阶段：这一阶段是通过试点研究、测量系统和过程管理来产生和测试执行计划的详细信息。

6） 推出重新设计的流程阶段： 这一阶段是对新的流程实施，采用变更管理技术 将任务转移到新的职责和角色。

当前主流的业务流程再造有两种：系统改革法和重新设计法，系统改革法是基于现有流程，通过消除现有业务过程的浪费、简化、集成和自动化来完成重新设计，其代表性的方法有ESIA法、DMAIC模型法和ECRS法[6]。重新设计方法是基于从流程获得的结果，采用积极进取的策略，从头开始进行革命性的流程重设计，代表性的方法有五步法和RAIDE法。两种方法的选择取决于企业的具体情况和外部环境，一般而言当外部环境相对稳定，企业更倾向于采用系统的改革方法，着眼于短期流程的改善，当外部环境不稳定，企业倾向于采取重新设计法，着眼于长期发展而进行大幅度的变革。在大多数情况下更适合采用系统改革法。目前较常用的系统改革法有ESIA法、标杆法[7]、DMAIC模型法[8]、ECRS法[9]和SDCA[10]法。

ESIA方法主要应用于企业能系统地改善现有的流程，提高客户满意度，它是基于对现有流程的分析和理解提供所需的输出，创建出新的流程， 其基本内容可以概括为四个部分：消除、简化、集成和自动化（如表1）。

针对高校排课业务流程，服务群体稳定，教学活动要求稳定，排课业务优化应在保证稳定运行的前提下进行，在业务流程运行过程中应尽量减少业务中的增值过程，不断调整核心增值过程，ESIA是实现这一目标的最实用方法，因此本文采用ESIA法进行排课业务流程的优化。

4 排课流程的优化设计

本文以高校排课业务流程为例，介绍了流程优化和再造的方法及优化后的效果评价。

4.1 原有业务流程

采用BPMN标准来进行业务流程描述如图2所示，从下图可以看出业务过程多余且烦琐，过程逻辑过于复杂，需要进行大量的手工调整，极大地影响了服务效率和服务质量。

4.2 业务流程优化

4.2.1 清除

采用ESIA移除教务处向教务处领导反复请示的环节、教务处与二级学院教务人员交叉沟通环节，改由教务处与二级学院教务人员集中排课，及时沟通解决问题，提高了工作效率。

4.2.2 简化

采用ESIA简化公共课和专业课各自排课环节，让教务科与二级学院教务人员集中一起排课，共同协商如何建立课堂，教务处统一建立课堂，专业课根据建立的课堂排课。这样既减少了公共课组之间的教室冲突，也减少了公共课组与二级学院的班级课程冲突，使教室资源得到充分利用，提高了工作效率，减少了教师和学生的不满。

4.2.3 整合

采用ESIA对公共课排课和专业课排课环节进行整合，教务科统一协调公共课组和二级学院集中排课，在教室资源冲突、班级冲突时及时进行沟通，统一调课，提高了工作效率。

4.2.4 自动化

通过ESIA自动化方法，教务处可以直接利用教务管理系统中的教学任务统计汇总功能，下发教学任务书，避免重复沟通，做到资源共享，充分利用教室空闲资源，利用教务管理平台预先设置的条件和智能排课算法进行自动排课，预先设置条件主要包括：排课条件、排课时间、排课大类、排课顺序、排课类别、教师特殊时间、教室特殊时间、同一教师一天排课不超过六节、同一班同一门课两次授课时间至少间隔一天，下午体育课后不排其他课程等，然后再进入手工调优。

优化后的流程如图3所示，通过优化清除了多余的环节，集中排课节省了沟通成本，提高沟通效率，减少沟通时间，提高了工作效率，减轻了教务排课人员的工作压力，提高了师生的满意度。

4.3 排课流程优化效果评价

为了更客观地比较流程优化的效果，我们对教务人员、普通教师和学生进行问卷调查，将问卷结果数据作为基础研究数据，从排课耗时、管理质量、满意度三个维度进行调查，其所占权重比例分别为排课耗时30%，管理质量30%，满意度40%，其中排课耗时和管理质量只对教务管理人员进行调查，满意度对教务人员、教师、学生进行调查。对排课耗时节省情况、管理质量提升情况、满意度进行评价分别为非常满意（10）、满意（8）、一般（6）、较差（2）。收回有效问卷450份，包含教务人员50份，普通师生410份。问卷调查结果中，排课耗时节省情况，非常满意40票，满意10票，一般0票，较差0票;管理质量提升方面，非常满意35票，满意14票，一般1票，较差0票;满意度评价方面，非常满意406票，满意41票，一般3票，较差0票。经过统计分析得出排课耗时节省情况评价得分为9.6，管理质量提升情况评价得分为9.36，满意度评价得分为9.791，总体评价得分为9.604分。

统计分析表明，排课流程的优化与再造不仅减少时间浪费，而且消除多余的环节，整体业务效率和服务质量得到了很大的提高，在业务上线后添加用户反馈和评价界面用以接收意见和建议，进而对业务流程持续的优化，使其更加精简高效。

5 结束语

排课是落实教学任务的具体措施，关系到高校教学运行稳定与教学质量的提高，本文对高校的排课业务流程现状进行分析，利用ESIA对业务流程进行优化，在保证排课业务稳定运行的基础上进行业务流程的重组，实现局部突破的同时又注意整体推进，改进管理工作流程，提高管理效率。

通过业务流程优化与再造，我校当前排课业务难题得到了有效地解决。排课业务管理成本、管理水平、管理效率、服务品质得到明显改善，推动了高校排课业务管理规范化，减轻了教务管理人员的工作压力，进而有更多的时间提升自身的綜合素质，更好地服务于教学。流程优化是一个持续深化的动态过程，只有不断加强流程的科学化管理与信息化管理，才能切实提升师生满意度，提高高校管理服务水平。

参考文献：

[1] 徐莉娜，张志清，罗刚.学分制背景下面向复杂需求的排课机制设计[J].教育现代化，2019，6（79）：306-307，311.

[2] 杨海燕，李磊，韩非.基于ESIA法的科技计划项目管理流程优化研究[J].科研管理，2019，40（4）：256-263.

[3] 蔡萌.高校二级排课管理模式的现状、问题与对策[J].教育现代化，2020，7（6）：135-137.

[4] Lock C，Reinhart G.A meta-model for analyzing the influence of production-related business processes[J].Procedia CIRP，2016（57）：79-84.

[5] Onggo B S S，Proudlove N C，DAmbrogio S A，et al.A BPMN extension to support discrete-event simulation for healthcare applications：an explicit representation of queues，attributes and data-driven decision points[J].Journal of the Operational Research Society，2017：1-15.

[6] Onggo B S S，Proudlove N C，DAmbrogio S A，et al.A BPMN extension to support discrete-event simulation for healthcare applications：an explicit representation of queues，attributes and data-driven decision points[J].Journal of the Operational Research Society，2018，69（5）：788-802.

[7] Alexandrache （Hrimiuc） Olivia Bianca.How to Use Benchmarking in Small and Medium-Sized Businesses[J].Ovidius University Annals，Economic Sciences Series，2011，XI（2）：18-21.

[8] 段伟文.创新方法应用能力等级规范培养与实践[M].北京：中国广播影视出版社，2016：173-180.

[9] 西村克己.我的第一本逻辑思考入门[M].赵海涛，译.广州：广东人民出版社，2019：86-90.

[10] 李庆远.做最好的生产主管3[M].广州：广东旅游出版社，2015.

【通联编辑：谢媛媛】