信息化条件下会计档案电子化管理研究

黄春英

[摘 要]信息化条件下，信息化与会计工作的融合渗透日趋深入，会计档案电子化管理应运而生，在一定程度上提高了会计工作的质量和效率，但同时机遇与挑战并行，还存在一些亟待解决的问题。文章以会计档案电子化管理为切入点，阐述了信息化条件下会计档案电子化管理的特征，重点分析了信息化条件下会计档案电子化管理存在的问题，并提出对策，以期为财务管理工作提供参考借鉴。

[关键词]信息化;会计档案;电子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.04.028

[中图分类号]F232;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2021）04-00-02

1     信息化条件下会计档案电子化管理的特征

从信息化条件下会计档案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具体如下。①档案信息保存环境要求高。会计档案电子化管理对存储空间的需求不大，但对存储环境的要求较高。档案信息多以硬盘或光盘的形式存储，信息保存的完整性与否，对信息存储环境有一定要求。②电子类文档易篡改。会计档案电子化管理不同于传统纸质档案，传统纸质档案一旦被篡改将或多或少留下痕迹，电子类文档则不会留下明显痕迹，无形中降低了档案信息的真实性。③档案信息内容丰富。会计档案电子化管理的档案信息内容，不仅包括传统的会计档案内容，如原始单据、报表、记账凭证和账目等，还包括大量的电子数据。④档案信息具有共享性和高效性。会计档案电子化管理基于信息化而生，网络信息化给会计档案信息的共享提供了便利，使得两地之间的档案信息传递更为高效和便捷。

2     信息化条件下会计档案电子化管理存在的问题

当前，信息化条件下会计档案电子化管理还存在诸多亟待解决的问题，如会计信息存储环境问题、会计档案管理制度问题、会计信息数据备份问题、会计财务软件版本问题、会计档案信息泄露问题，其具体内容如下。

2.1   会计信息存储环境问题

信息化条件下，会计档案电子化管理工作对电子信息存储环境有一定的要求。目前，会计信息存储环境造成的问题仍然存在，究其原因，主要是计算机的配置过低，会计档案电子化管理在低配置的计算机运行环境下，受温度过高、磁场干扰或者湿度过高等环境因素的影响，会计档案电子化管理的存储环境不达标，不利于会计档案信息的保存，一旦存储媒介被破坏，将会造成无法挽回的损失。

2.2   会计档案管理制度问题

就目前而言，信息化条件下，会计档案电子化管理工作缺乏相应的规章制度约束。会计档案管理制度问题的存在，使得会计档案电子化管理缺乏规范的流程，在实际工作中随意性较大，容易出现管理无序的现象。如果出现会计档案电子化管理相关问题，如档案的丢失或是归类错误、无法查找等，在责任的界定方面就存在一些困难，会出现相互推诿的现象。如何从制度层面保障会计档案管理值得深思。

2.3   会计信息数据备份问题

信息化條件下，会计信息数据备份问题是会计档案电子化管理的突出问题。不管对单位还是企业而言，利用会计档案电子化管理忽视了数据备份的作用，经常出现对档案不及时备份的情况，由于档案数据备份不及时，经济业务的重要数据不能得到及时备份，一旦档案出现丢失或是损毁，没有备份数据恢复数据，就可能会给财务管理带来永久性的损失。

2.4   会计财务软件版本问题

目前，在信息化条件下会计档案电子化管理工作还存在会计财务软件版本问题。造成这一问题的原因，主要是现在的财务软件版本较多，不同软件之间存在不兼容现象，其功能和操作方式各异。会计档案电子化管理基于相应的财务软件才能发挥作用，财务人员在学习财务软件时存在较大的困难，很难做到对每一款会计财务软件的应用都游刃有余，迫切需要统一财务软件，使用一致的财务软件，便于会计档案电子化管理。

2.5   会计档案信息泄露问题

在信息化条件下，会计档案信息泄露问题在会计档案电子化管理中也不容忽视。现阶段，在会计档案电子化管理中，由于缺乏专业的计算机维护人员，会计档案信息的泄露给会计档案信息管理带来了难题。在日新月异的信息化时代，病毒和黑客对会计档案电子化管理造成的冲击不可避免，现有的会计档案管理人员不具备专业的计算机知识，加之缺乏专业的计算机人员对网络进行维护和管理，使得外界人士介入到会计档案信息系统，威胁着会计档案信息安全，加大了会计档案信息泄露的风险。

3     信息化条件下会计档案电子化管理的优化对策

信息化条件下，为进一步提高会计档案信息化管理水平，笔者在了解会计档案电子化管理的特点及其存在的问题的基础上，提出相应的优化对策，具体如下。

3.1   提高会计信息存储环境安全性

会计信息存储环境的安全性对于确保会计档案电子化管理至关重要。在信息化条件下，会计档案电子化管理，通过营造安全的会计信息存储环境，提高会计信息存储的安全性，防范因为环境问题对会计档案电子化管理带来的风险。其可以从客观上保障会计档案电子化管理工作的开展，在具体做法上，要提高会计信息存储环境安全性。首先，会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，存放电子档案需要防火、防潮、防磁，防止电子数据的丢失和毁损。其次，会计电子档案对环境的依赖性强。会计档案信息以数字编码的形式存储在各种磁性介质上，入库的磁盘都要放在特制的防磁柜中保存，而且对温度还有一定要求，应安装温度感应设备，还要远离易燃品堆放地，以此提高会计档案电子数据的稳定性。

3.2   完善会计档案电子化管理制度

从制度层面对会计档案电子化管理进行保障，完善会计档案电子化管理，应结合信息化条件下的新特点和会计工作的特点，制定具有针对性的详细的执行方案，建立严格的内部控制制度，确保会计档案电子化管理工作有章可循。在具体做法上，要以《会计档案管理办法》为基本准则，增加对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等内容，进一步规范企业现有的会计档案制度，如严格的认证制度、授权操作制度、档案保管制度、归档制度、借用制度等，对会计档案电子化管理的应用以制度的形式加以肯定，明确职责范围，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

3.3   做好会计电子档案的定期备份

做好会计电子档案的定期备份必不可少。在信息化条件下，会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。在会计电子档案管理中，电子档案的保存应该进行至少一份的备份。在具体做法上，会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，在备份数据的时候，做好相关记录，注明备份时间和操作员的编号，以便及时查阅所需。同時，定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。为确保会计电子档案的可持续发展，还应对会计电子档案定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，应设立两个会计电子档案保管室，并且分别设在不同的地点，确保会计档案电子文件的长期可读。

3.4   加强对会计财务软件的有效应用

要使用版本一致的会计财务软件，并加强对财务人员使用财务软件的培训，提高财务人员应用财务软件的能力，进而提高应用会计电子档案的能力，使不同时期的会计电子档案具有兼容性。在具体做法上，一般来说，采用新的软件或是软件版本更新之后，都应该对财务人员进行专业化的培训，提升财务人员的操作水平，防止财务人员因为不熟悉软件的操作而造成的操作失误。

3.5   提升档案管理人员的综合素质

信息技术的发展为会计工作赋能。会计档案电子化管理采用信息化手段进行管理，对会计档案管理人员提出了较高的要求，不仅要求会计档案管理人员具有专业的档案管理知识，还应具备相应的信息化专业知识和技能，如此才能在日常工作中将会计档案电子化管理工作落到实处，提高会计档案电子化管理水平。在提升档案管理人员的综合素质方面，要加强基本的档案管理系统和软件维护的技能的学习，或设立专业的计算机人员对网络进行维护和管理。这样做的好处是，一方面，避免会计档案电子信息的泄露;另一方面，从时间和资金成本上降低会计档案电子化管理风险，可谓一举两得。此外，会计档案管理人员还要注重提高职业道德素质，遵守国家相关规定，对一些特殊档案做到严格保密。

4     结 语

信息化时代，会计档案的电子化管理任重道远。要想充分发挥会计档案电子化管理的作用，应重视会计档案的电子化管理工作，结合会计档案电子化管理特点，从提高会计信息存储环境安全性、完善会计档案电子化管理制度、做好会计电子档案的定期备份、加强对会计财务软件的有效应用、提升档案管理人员的综合素质等方面，积极探索会计档案的电子化管理的有效途径，只有这样，才能最大化发挥会计档案电子化管理的作用，为会计工作提质增效。

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