以本科教学评估为契机促进高等学院教学档案规范管理

摘 要：我国高等教育发展核心就是高等教育的质量保障，而且当前对于高等教育质量进行保障的关键举措就是高等教育教学评估，产生的意义巨大，应该引起高度的重视。进行高等教育教学评估期间，评估专家一方面要展开学校办学状态的实地考察了解，另一方面还应该做好教学档案的查阅，这是至关重要的一个环节。本文进行着重的分析以本科教学评估为契机的基础上，怎样推动高等学院更加规范化的管理教学档案。

关键词：本科教学评估;高等学院;教学档案;规范管理

当前进行高等教育教学评估期间，加强教学档案的查阅已经是不可缺少的内容。通过进行档案的查阅，能够对于独立学院的办学质量进行掌握，同时了解到其实际的管理水平，实现更加客观公正的评价独立学院教学管理水平。所以，做好高等学院教學档案的规范化管理非常关键。

一、教学评估与教学档案概况

教学档案是具备保存、查考价值的多种载体的文件资料，产生于教学、科研、教学管理实践中，通过整理、归档等环节而产生。对于高等学院来说，教学档案是明确其办学方针、专业设置的优化、教学计划的制订、教学成效的检验等等关键的文献资料，作为关键的材料，教学档案可以将高等学院教学质量水平、学术水平充分的显示。在我国本科教学评估活动不断深化实践的情况下，各高等学院管理者予以教学档案管理更高的重视度，关注其在教学评估中产生的重要价值。教学评估、教学档案之间存在的关系就是相辅相成的，因为教学评估需要依靠独立学院的教学档案，而教学评估也能够推动更好的发展建设高等学院教学档案。所以，优化教学档案管理能够促使高等学院教学评估工作稳定的实施。教学档案为伴随高等学院的发展积累起来的，在高等学院教学管理部门形成。尽管教学档案于评估指标体系内无设立单独的指标，但是评估指标体系均是将教学档案作为重要的依据制定指标的评分标准，各指标内容中，可以体现出具体的教学档案情况。教学档案为高等学院在教学期间产生的原始记录，完善并且充实的教学档案，属于其通过教学评估的关键条件，对教学评估的结果直接影响，也属于教学评估重要基础。

二、高等学院教学评估背景下档案管理问题分析

首先，教学档案整理以及归档跟本科教学评估需求是脱节状态的。主要的体现就是，多数的教学档案收集、整理主观随意性较强，并未对于本科教学评估状态充分的了解就进行归档教学档案，导致没有落实应该收集和整理的教学档案，但是在不该收集与整理的档案上付出较多时间。另外一些教学档案管理者不注重本科教学管理材料归档，所以使得所进行的本科教学评估所需档案缺少重要的预见性，容易产生漏归以及缺失教学档案等现象。其次，缺少足够的教学档案管理意识。高等学院教学评估往往是在接到教育部门评估通知以后进行收集整理教学档案，进行教学档案的准备期间，因记录教学档案期间并无及时性、全面性，所以使得教学档案是相对分散化的，记录教学评估准备环节缺失教学档案。另外，教学档案管理方式有待革新。高等学院进行工作期间，具有多样化的教学档案载体，但是准备教学评估时发现，往往教学档案载体是比较单一化的，需要加强自动化管理。纸质教学档案占用了很多存储空间，不便专家现场调阅、查找资料。最后，档案材料缺失，缺少规范化的收集方式。高等学院档案管理中，缺少健全完善的机制，而且管理人员更换相对频繁，通常工作交接不到位，导致教学档案衔接性较差，出现严重丢失的情况。而且高等学院档案管理工作中，档案内容、格式等缺少规范性，日期不清晰、缺少加盖公章或者未遵循正规公文格式档案记录等问题显著。

三、以本科教学评估为契机提高高等学院教学档案管理规范化的策略

（一）健全教务规童制度有效指导教学档案工作

教务处进行管理教学档案期间，应该运用科学的制度作为支撑，为教务处规范化的展开教学档案管理工作提供关键依据。所以，高等学院应该加强规章制度的健全完善，维护教务处教学档案管理工作稳定实施。并且制度的设计，要充分的考虑到高等学院教学档案的特点，促使管理制度具备较强的实用性。教务处进行统筹安排各二级院系，掌握住档案工作，会将教学档案归档工作更有效的规范。

（二）加强教学档案计算机管理提高服务质量

高等学院需要积极的运用计算机，展开操作教学档案，包括检索查询、统计数据、立卷、分类等等，实现现代化管理教学档案工作，最大限度的节约人力和物力资源，提升工作的效率，减少人为工作差错。采取计算机，形成专业的教学档案数据库管理系统，将传统的目录单点线性排列检索不足问题有效的弥补。档案管理者将有关的关联词进行输入以后，即可找到有关的信息，让工作更加便捷、迅速、准确。例如，在指定的位置将“教学视导员”输入以后，就能迅速的把各种信息查阅了解，包括教学视导员工作条例、教学视导员工作会议记录、教学视导员工作流程等等，查询的时间明显缩短，将专家现场查询教学档案效率明显提升，得到较高质量水平的教学评估。

（三）高等学院教学档案整理、归档应该相同于本科教学评估需求

高等学院教学档案管理者，应该对于独立学院教学档案收集、整理目标充分的明确，掌握住本科教学评估的状态，展开规范化的教学档案归档工作。同时也要形成专业化的高等学院教学档案管理网络，其中的构成包含了分管领导、专职档案管理者以及独立学院教学档案负责人等，同时要对教学档案管理责任制详尽制定，提出合理的定期检查、奖惩制度，维护高等学院教学档案有效的保存、收集，提供给以后的本科教学水平的评估关键的、有价值的原始材料依据，显示出本科教学水平评估的真实可靠性。

（四）创新档案工作管理机制提高档案管理人员的工作热情

采取科学的监督和信息反馈机制，按照评估建设实施方案的标准，定期的检查高等学院层面设置的相应工作任务，了解到其执行结果情况，向责任领导及时的反馈检查结果。检查期间，基层档案管理者所提出的建议和意见，应该耐心的倾听，并通过考虑以后积极的接纳有价值的意见，在档案管理工作中运用。同时要及时的纠正检查期间发现的不良问题，将两套机制的监督功效切实的发挥，促进双方之间的协调发展。另外，相关责任部门领导应该对于档案管理者的工作特点充分的尊重，施以人性化的管理标准，提升管理者的工作热情，让其具备较强的归属感，激发出工作积极性。

结语：

本科教学评估提供给高等学院规范教学档案管理重要的契机，很多的实践工作表明，基于以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设的理念引领基础上，能够促使高等学院更加规范、有效的进行教学档案管理工作，提升高等学院教学档案管理的整体质量水平。

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赵淑惠（1962.10）女，汉族，内蒙古河套学院，内蒙古巴彦淖尔市.

（内蒙古河套学院   内蒙古 巴彦淖尔   015000）