高校美术类院系教学档案管理问题与对策探析

何宗文 陕西学前师范学院美术学院

美术类院系教学档案的收集、分类、保管和利用组成了美术类院系教学档案管理工作的主要内容，是院系的教学与教学管理水平和教学创新工作的重要参考依据和凭证。分析高校中美术类院系教学档案管理中普遍存在的问题，提出针对性解决方案，结合美术类院系学科特点完善和规范美术类院系教学档案管理工作，是提高学科教学质量和建设水平，规范美术类院系教学管理需要解决的重要任务。

美术类院系教学档案是指美术类院系在教学、教学管理和教学科研等相关工作和活动中形成的具有保存价值的文档、作品、影像等原始资料，对这些原始资料的收集、分类、保管和利用组成了美术类院系教学档案管理工作的主要内容。完整而系统的教学档案资料能够全面客观地反映美术类院系在教学管理、学科建设以及教育科研等方面的情况，是院系的教学与教学管理水平和教学创新工作的重要资料参考依据和凭证。结合美术类院系学科特点完善和规范美术类院系教学档案管理工作，有效开发利用高校档案，能促进高校教学、科研、教育改革等工作的良性开展，有效地为校务公开、高校评估、建设工作提供依据和凭证。

一、美术类院校类专业教学档案的特点

美术类专业作为艺术类学科，教学环节中包含大量的技能训练等实践性教学环节，由此产生的教学档案相比于其他学科其教学活动具有突出的专业特色。

首先，美术类教学档案具有载体和形式上的多样性。美术类专业人才培养方案中，大量的技法类课程考核是以学生作品为考核主要依据的，包括绘画、现代设计、传统工艺、书法、雕塑、篆刻等门类。而这些作品不同于规格统一的试卷，依课程不同而各具特点。学生考试和作业档案载体广泛,形体多样,与其他院系档案有很大差别。其次，美术类专业的教学环节的特殊性决定了该专业教学档案的独特性。相比其他专业，美术类教学不仅有各类专业性的技法类课程，还有采风、写生等外出实践类课程和毕业创作等成果展示类课程。这些课程的不同特性决定了美术类专业对应的教学档案管理具有更强的专业性和独特性。此外，由于大量绘画类实物作品的归档，对相关档案管理带来了技术性要求，如色料的氧化性和纸张的吸湿特性等因素，这些因素更增加了档案管理的专业性和难度。

二、美术类教学档案管理中存在的问题

(一)建档与管理意识淡薄使教学与档案管理脱节

作为教学主体之一，长期以来，很多美术和艺术设计专业课教师往往把工作重点放在教学环节，对教学档案管理的重要性认识程度不足，导致教学环节和教学档案管理脱节。在日常教学及科研过程中大量有价值的教学过程和教学成果因为教师缺少有意识的保留与整理，造成相关档案材料的遗失与散落。此外，教学档案来源分散，除上级业务部门和本校下发的各种文件、二级学院的内部文件外，还有大量文件材料散存于一线教师。这也会导致相关教学档案无法归档，对教学档案管理工作造成负面影响。

(二)缺乏体现学科专业性的档案管理规范与制度

由于档案管理人员缺少对美术学科教学和科研特点的了解，缺乏能体现美术专业特色的档案信息收集与管理的规范，档案在管理过程中无论是收集还是分类都没有一个能体现学科特色的机制进行指导和约束，一方面导致部分体现学科特色的档案收集不全，如一些具有较高学术价值的美术档案材料未能及时归档，导致教学资源不完整，影响档案的利用。另一方面也会导致即便档案收集上来了，但是没有得良好的分类管理。档案管理的粗放化，这些都是制约美术专业教学档案管理的负面因素。

(三)档案管理偏重于实物化导致信息化管理技术落后

部分美术类院系教学档案收录方式更注重于实物材料的收集。教学档案管理手段还是以实体档案为主，电子档案管理系统的应用较少、信息化建设水平不高。由于美术学科作品门类繁复，设计各种平面和立体作品需要占用大量空间，同时由于专业特点，作品材料、尺寸大小不一，难以规范，造成实物档案收集、分类和保管的困难。尽管随着数字化的普及，美术院系对于档案管理都进行了相关的数字化改革，但仍然有相当多的美术院系档案管理处于滞后状态，缺乏科学的档案信息收集、整理、归类体系。造成难以对相关档案分类和查阅，影响到相关信息资源的有效开发与利用。

三、美术类专业教学档案管理对策

(一)强化档案工作意识并完善教学档案管理体系

高校美术院系教学档案管理涉及日常教学和教学管理的方方面面，完善的教学档案管理工作离不开院系全体教师和管理人员的配合。因此，强化全员档案管理意识，有必要提高大家对教学档案管理工作的重要性认识，建立全员参与的教学档案管理体系。从而形成良好的教学档案管理意识和环境，这是提高美术类院系教学档案管理水平的前提。

此外，还应结合美术类院系学科教学特点，建立统一领导、分级管理、专业特色突出且符合院校实际的校、院二级教学档案管理体系。此外，学校档案管理部门在验收各院系移交的教学档案，做好校级教学档案的整理、分类和保管的同时，应对院系档案管理工作定期进行专业指导和业务督查，指导和协助院系做好院系级别教学档案管理工作。明确岗位职责，理顺层级关系，形成职责分明、条理明晰的档案管理工作体系。

(二)加强档案管理队伍建设从而提高档案管理人员的业务素质

美术院系的教学档案管理任务繁杂琐碎且管理难度较大，而现实中相当一部分院系往往是院系的办公室、教学秘书等人兼职档案管理人员。这些人员一方面给要完成自身岗位工作，又要兼顾档案管理工作，从精力和专业性方面都难以胜任教学档案管理工作。这就需要院系应当加强教学档案管理队伍建设，教学档案管理工作能否顺利开展，在很大程度上取决于管理人员的专业素质。作为美术类院系教学档案人员，应当既熟悉美术学学科教学特点、又懂档案业务，同时还要掌握计算机技术的专业人才，在此基础上，教学档案管理工作人员不断加强档案管理专业业务学习，深化对教育部本科教学水平评估指标体系的认识和理解，结合美术院系教学和档案管理特点，在实践中不断探索、完善教学档案管理工作的发展规律,不断提升教学档案管理理念。

(三)结合专业特点强化数字化档案管理

此外，在美术类院系教学档案管理工作中，由于专业特点，需要收集的档案需占用大量空间。故应将现代数字化管理手段运用于教学档案管理工作中。先进的技术和设备、数字化存储理念以及管理系统的构建，将有利于教学档案的管理和利用效率。比如前面提到的各类绘画、平面和立体作品可以用拍照的方式转化成为数字图片，图片以学号专业、届别、班级、姓名、作品分类等信息命名，以档案分类、名称命名文件夹的方式进行电子版专项教学档案的分类归档。这样就能把规格、材料各异的作品以数字的形式存放于硬盘等介质中，大大节省了教学档案的存储对于空间的要求，同时又节省了对归档作品定期清理、维护的工作环节，也方便随时按照数字档分类目录按照教学和评估的需要随时提取。

美术类院系数字化教学档案管理手段的合理应用，一方面大大节约了办公场地，减少了档案管理人员的工作强度和难度，同时也更便于后期档案的利用，提高了教学档案管理效率，使教学档案工作能充分体现院系教学质量和教学管理水平，真正做到来之于教学、服务于教学，为院系教学质量的提高提供扎实的基础。