信息化视角下高职院校教务管理的优化对策

黎诗琳 广东职业技术学院

教务管理是高职院校管理工作的心脏，是提升高职院校办学水平的重要指标，高职院校的信息化教学管理能够高效地完成教务管理工作。信息化管理的深入建设能够提升管理工作的精准性和时效性。基于教务管理的重要性，文章以广东职业技术学院为例，探讨相关的优化对策。

教务管理是高职院校办学水平的重要环节，教务管理水平对学校的整体管理水平有重要影响，对学校的办学质量和人才培养也有重要的影响。由于其重要的作用，教务管理工作的要求也提高许多，如果高校不能引入信息化教务管理制度，就很容易因为达不到制度要求而被淘汰[1]。高职院校的教学管理工作繁多复杂，涉及面十分广泛，工作量大，因此，需要完善的教学管理流程和规章制度，辅以信息化技术管理，以确保高职院校的教学管理顺利进行，有效保障教学管理质量。

由于教学管理在整个教学活动过程当中承担着相当重要的角色，而以往的教学管理由于繁杂和数据量大，往往造成很多遗漏和出错。基于这些问题，相关系统机构对信息化管理的要求就有所提高，并且需要在实践过程中不断优化、总结、改进，跟随高职院校的实际需求不断变化，才能使教学管理有序规范地推进。以广东职业技术学院为例，近年的信息化管理介入在实践中已初有成效，教学管理工作已走上信息化管理的正轨。正所谓“实践出真知”，实践才有发言权，因此在实践过程中所涌现的问题也需要优化和改进。

信息化教学管理的现状

（一）教务系统功能设置不够完善

目前，在高职院校教学管理当中，教务系统的协同管理占据主导的地位。2020年底，我校通过引入强智教务系统进行教学管理，此前我校使用的是正方系统较早期的版本。新的教务系统相比旧系统在管理上有一定的优势，因此给我校的教学信息化管理注入了新鲜的血液。新的教务系统涵盖的模块较多，人才培养方案制定、教学任务管理、成绩管理、学籍管理、课表编排等，子菜单项目也相应复杂。由于模块不是定制化，有些模块并不符合我校的实际需求，成为了摆设品。相反地，有些管理模块是我校需要的，却缺失了，导致依然延续了旧的人工流程操作。

在当前的教务系统中，个别功能的设置是毫无意义的，并且显得累赘多余，给师生带来了很大的困扰。例如我校的重修模块，学生分为“报名”和“选课”，系统设置的选课要求为100%不存在冲突，才能顺利选课。那么有部分学生仍可以利用部分课余时间选课，但未能达到100%不冲突的情况就无法选课，这部分学生需要选课只能“报名”，由教务员负责选课，这样不但增加了教务员的工作量，而且教务员选择的课程的时间段未必能适合学生。

（二）教学管理流程不够流畅

现时，我校的教学管理审批分为教务系统和OA协同系统，教务系统承担大部分的教学管理审批流程，更多是面向学生的审批，例如学分认定、申请缓考等。而OA协同系统，更多是面向老师的审批，例如调课申请和试卷审批。教学管理系统的分散，给老师学生造成了困扰，老师有时无法界定好所需要申请的业务，同时对于资料的归档和建立教学管理资料库造成一定的影响。

现时的教务系统没有对接微信端口，存在信息推送延迟的情况。教务系统的APP端口也暂时没有能够实现审批功能，因此审核流程有相对的滞后性。同时，审核的流程显得繁琐，例如在接受学生审核的请求时，只显示学生的基本信息，学生申请缓考或学分认定的证明材料不能在审核页面进行查看，而是需要在相关模块的子菜单进行查看，因此容易给审核造成混乱。

（三）教学管理人员的信息化技术不够过硬

教学管理人员是推行信息化教学管理的主要人员，在推进的过程中，教学管理人员承担着重要的角色。新事物总是会带来很多的困难，因此教学管理人员，必须起到带头作用，发现问题要及时与系统的开发人员对接，因此过硬的信息化技术是必需的。现时由于教学管理人员的信息化技术不高，且工作繁重而琐碎，教学管理人员在繁重的工作量中往往由于没有额外的时间培训去接触新的信息化技术，造成继续沿用人工作业，这无形地形成一个死循环，严重地影响学校的教学管理和人才培养质量。

（四）学校教学管理制度不够规范

推进教务管理信息化，有助于教学管理上的规范，但学校管理制度上对整体规划有所欠缺，以及缺少了对教务管理信息化的宣传和推广。多数教务管理人员只在部门内部推进管理信息化，不能很好地与其他部门协作沟通，各部门之间没有真正实现数据共享和信息交换[2]。教学管理要推行信息化管理，就要做到切切实实的信息化，这需要学生、教师、教学管理人员的共同参与。在教师角色方面，尤其是年长的教师，他们对新事物较为抗拒，仍然沿用人工填表的方式，对于推进信息化教学管理有一定的阻碍作用，同时不利于资料存档。在规范教学管理当中，必须对这部分教师的行为进行约束，才能起到推行全校信息化管理的效果。而学生方面，则是相对容易推行，学生接受信息化事务能力较强，但对于某部分来自偏远地区的学生，自小接触信息化产品较少，因此他们接触需要由其他熟悉信息化的学生带动即可。

信息化教学管理的优化对策

（一）教务系统功能切合实际需求

由于在信息化教学管理的进程中教务系统具有重要的功能，故教务系统的先进性决定着信息化教学管理的推进程度。目前，我校在引入强智教务系统，与软件开发公司签订了工程师驻校服务条款，这点能够保障我校教务系统的教学管理正常运行与日常维护。由于引入时间尚短，在实践过程中依然面临着很多问题，故要与软件开发公司保持着良好的沟通，每月通过需求上报，把问题反馈给软件开发公司并进行改进，把教务系统的功能开发得针对我校的实际情况，切忌生搬硬套，要把各项需求落到实处。教学管理人员要派专人跟进并与软件开发公司进行联系，督促软件公司在指定时间内进行完善。

（二）保障教学管理的流畅性和准确性

学校信息化管理推进要求教务管理人员、教师以及学生全员参与其中。因此，教务管理必须保证流畅性，这不但要求教务系统的数据要保证精准度和流畅度，还需要在管理层面对各类管理软件进行整合。要确保无论是管理人员还是教师、学生，都能有舒适的用户体验。对接微信端口，能够便于师生对各类教学信息进行查询，亦便于教学管理人员进行审批。并且需要加强归纳总结用户对教务系统的用户需求。由于对接端口容易产生数据错误，因此要与软件开发公司沟通，从源头上确保日常教学管理数据的流畅性和准确性。

（三）加强对教学管理人员的培训

信息化教学管理对教学管理人员的要求较高，良好素质的教学管理人员对学校的发展和人才培养有十分重要的作用。目前，很多高职院校对教学管理人员的重视程度不够，造成管理秩序松散混乱。教学管理人员对自我职位认知不足等，造成学校的管理工作难以开展。其中，教学管理人员信息技术专业欠缺，相关信息化人员引入的举措变得更加重要。信息化技术人员除了处理日常系统的维护、保障数据的稳定性外，还能承担一部分对教学管理人员的信息化技术培训，尤其是培训教学管理人员熟悉教务系统的运作功能。这是基于在高职院校当中，教学管理人员大多数没有信息技术专业背景，他们在繁重而琐碎的的工作中很少得到相关的信息化培训。设置专门的信息化技术人员岗位能够很大程度上增加他们的信息化技术，对于推进学校的信息化教学管理有着重要的意义。当今社会发展对高职院校的教学管理提出了更高的要求。教学管理人员要具备良好的素质去处理突发事件，更需运用各类信息化手段处理突发情况。

综上所述，促进教学管理信息化，对高职院校的教学管理有效提高教务管理水平，推动学校的发展和提高办学质量提供了保障。要基于学校新的教务系统的引入，为学校的教学管理添砖加瓦。教务系统的智能程度直接影响到教学管理水平，根据学校发展的需求对教务系统进行改进，建立健全的信息化管理体制。信息化管理人才的培养，对学校实现信息化智能化有着重要的作用，我们在不断地实践探索中要优化管理策略，推动教务管理工作的有序发展。