论事业单位档案日常管理存在的问题与解决对策

张海鹏 烟台体育公园管理服务中心

随着信息化发展进程的加快，事业单位档案的日常管理工作越来越重要，在事业单位发展中有着重要的积极作用。事业单位档案主要是对单位内部日常工作管理的记录，记录着事业单位对档案管理的日常工作信息。但是，具体档案管理工作仍存在诸多问题，严重影响了事业单位公务的正常开展，所以必须要采取有效的解决对策，加强事业单位档案的日常管理。文章阐述了事业单位档案日常管理的作用，分析了当前日常管理中存在的问题，并针对这些问题提出针对性的解决对策。

事业单位档案进行日常管理的重要性

第一，有助于提高事业单位的工作质量和工作效率。一些事业单位在发展中各个部门之间的沟通比较少，遇到问题时不能及时地协调解决，这给事业单位的发展带来了不利影响。事业单位档案日常管理能够把各个部门紧密联系起来，使得各个部门之间协调合作，充分发挥档案信息资源的指导作用，能够有效提高事业单位的工作质量和效率。第二，有助于推动事业单位的精神文化建设。事业单位档案的日常管理工作与事业单位精神文化的构建有着紧密联系，日常管理档案能够真切地反映事业单位在文化建设中的活动纪要以及员工的表现，它是事业单位珍贵的文献资料和影像资料，是事业单位进行精神文化建设的重要源泉，对于精神文化建设有着重要的促进作用。第三，有助于健全事业单位的服务功能。事业单位是国家的服务型机构，其中与民生相关的事业单位服务水平切实关系到广大人民群众的利益。在对事业单位进行的考核中，其服务内容是重要的考核标准之一。

事业单位档案的日常管理存在的问题

企业单位在进行档案的日常管理工作时，档案管理是非常重要的组成部分，对档案进行科学管理，不仅能够提高事业单位的管理水平，而且能够促进事业单位良好发展。但是在实际日常管理中，仍然存在诸多问题[1]。

（一）缺乏完善的档案管理体系

事业单位要想健康稳定地发展，档案管理体系是必不可少的。但是在实际管理工作中，部分事业单位现有的档案管理制度不够完善，在开展相关工作时缺少规范性，对于日程工作没有资料可供查询，对于档案资料的收集范围不够明确，而且没有按照相关规定进行资料的归档，导致档案管理工作陷入混乱。这些问题严重影响了档案日常管理的质量和效果。还有一些事业单位虽然制定了档案管理制度，却没有很好地落实下去，使得档案日常管理工作比较随意，相关工作人员的执行能力比较差，在实际工作中积极性比较差，使得档案管理制度丧失了权威性，没有达到预期的成效。同时，档案管理工作是比较枯燥的，为事业单位带来的效益不太明显，而且整个管理过程需要耗费大量的人力物力，一些事业单位不愿进行相关资源的投入，导致诸多问题出现，给档案日常管理工作带来了很大阻力，同时也无法发挥档案日常管理工作的作用。

（二）档案管理方式比较陈旧，信息化程度不高

随着信息技术的不断进步和发展，其逐渐得到社会各个领域的推广和应用。事业单位也不例外。事业单位的档案日常管理工作引进了新技术和新设备，但是总体上其档案管理的信息化程度仍然比较低。这是因为在实际档案管理中，工作人员对信息技术的利用率不高，只是把信息技术当成一种管理方式，没有针对信息技术实行完善的信息共享机制，也没有把这种理念渗透到档案管理的方方面面[2]。而且事业单位内部各部门之间缺乏互动和交流，使得整体信息化程度不高。此外，事业单位的档案日常管理仍然沿用陈旧的管理方式，在实际管理工作中存在一定不足。比如，在档案信息录入时，一些档案管理人员只是把纸质档案录入到计算机系统中成为电子档案，却没有进行后期的整理和分类，使得档案利用程度不高，档案日常管理的整体水平难以提高。

（三）档案管理人员专业素质有待进一步提高

档案管理内部相关工作人员的综合素质会直接影响到档案日常管理的水平。当前档案管理工作中，一些工作人员缺乏专业知识和专业能力，职业素养也不高，难以适应现代化档案管理工作的要求。其中一些兼职人员没有经过专业培训就参加到工作中，一些人员甚至都不了解档案管理工作的流程，这种情况对档案管理工作的质量产生了不良影响，严重制约了档案管理工作水平的提升。此外，很多档案管理人员缺乏信息化专业技术，没有把信息化技术的作用发挥出来，严重制约了事业单位档案信息化建设的进程。

针对事业单位档案日常管理存在问题的解决对策

当今社会经济飞速发展，事业单位逐渐认识到了档案日常管理工作的重要性，为了保障档案管理质量的提升，事业单位需要正视当前管理工作中的实际问题，及时采取针对性的解决对策，不断提高档案的日常管理水平[3]。

（一）加大对档案日常管理的重视力度，将其重要作用充分发挥出来

在日常管理工作中，事业单位的档案管理人员要充分认识到档案管理的作用，加大对日常管理工作的重视力度，意识到对其进行科学管理能够推动事业单位的发展。在日常管理工作中，要积极创新管理方法和管理形式，把相关制度融入到档案日常管理工作的全过程中，进一步提升工作效率。

（二）树立正确的档案管理理念，适应时代发展需要

事业单位要想实现长远健康发展的目标，应当转变传统的管理观念，创新科学的管理理念，尽可能提升档案管理工作质量。当前现代化管理方式顺应时代发展出现，事业单位在创新档案管理方式时需要增强创新意识，紧跟时代发展的趋势，不断创新档案管理理念，提高档案日常管理效率，适应时代发展需要。

（三）建立健全的档案管理体系，提高档案日常管理的水平

在日常档案管理工作过程中，需要以健全的管理体系作为依据。相应的管理体系能够为档案管理工作提供强有力的保障，在科学的管理体系下，档案日常管理工作才能高效发展。在实际工作中，要把档案日常管理工作纳入整体工作规划，结合事业单位的实际情况，设立综合性的档案管理机构，专门负责档案日常工作，同时将档案日常管理工作的职责落实到具体工作人员上。通过这种方式，让相关工作人员明确自身的职责，在工作中规范自身的行为，提高档案日常管理的水平。

（四）强化信息化建设，最大程度地发挥档案管理的作用

随着信息技术的飞速发展，信息化技术得到了各个领域的推广和应用。事业单位的档案日常管理也不例外，同样要强化信息化建设。在实际工作中，可以利用档案管理网络平台，促进单位内部资源与外部资源的交流，同时提高资源的利用效率。一方面要加强相应的基础设施建设，加强经费的控制工作，积极引进新技术和新设备，为档案日常管理工作配备配套的设备。同时要优化库房的硬件条件，确保库房安全，从整体上提高管理水平。另一方面要创新管理方式。在日常管理工作中，运用现代化的管理理念，提高管理质量。最后，要做好档案的安全管理工作。在档案管理信息化过程中，要及时对档案进行备份，设置档案使用权限，提高电子档案的安全性。在使用档案时，需要严格遵守相关规定，积极整理档案信息，按时提交档案，使得事业单位内部各部门之间能够共享档案信息，把档案管理的作用发挥到最大。

（五）重视人员培训，提高相关工作人员的业务素养

档案管理相关工作人员的管理水平直接影响档案日常管理的质量和成效，事业单位必须要重视人才培养。首先，事业单位要加强专业培训，全面提升档案管理人员的专业素养，为档案管理工作配备专业的管理人才。为了有效激发档案管理人员的潜能，事业单位应当使用合理的激励制度，让他们规范自己的行为，自觉更新自身的知识体系，更好地适应管理工作，满足当前档案管理工作的要求。其次，还要提高档案管理相关工作人员的信息素养。在新时代，档案日常管理要逐渐实现现代化，其工作人员需要掌握信息技术。

综上所述，档案日常管理工作是事业单位管理的重要组成部分，也是事业单位健康发展的重要助力。要想快速提升档案管理水平，需要正视当前档案管理问题，并采取合适的解决对策，通过建立健全的档案管理体系，提高管理工作水平；强化信息化建设，最大程度发挥档案管理的作用；加大培训力度，提高档案管理人员的综合素质等对策，推动事业单位档案日常管理工作的顺利开展。