高职艺术院校艺术档案管理现状及改革路径

朱 楠

（福建艺术职业学院，福建 福州 350100）

艺术档案是人类文明成果的载体，是宝贵的文化遗产。高职艺术院校作为培养艺术技能人才的摇篮，在发展过程中产生了大量的艺术档案，如艺术教育、艺术管理、艺术创作、艺术研究、艺术交流等各个方面的档案材料。艺术档案作为高职艺术院校档案中最具特色的档案资料，记录了高职艺术院校各个历史时期在艺术教学、科研、实践、管理等方面的发展情况，对推动艺术职业教育改革和发展具有重要意义。艺术档案应该成为高职艺术院校档案工作的重要内容，但据笔者了解，部分高职艺术院校在艺术档案管理中存在不少问题，需积极探索改革路径，推进艺术档案信息化建设，加强对艺术档案的开发和利用，充分发挥艺术档案的价值和作用，促进高职艺术院校艺术档案工作可持续发展。

一、艺术档案管理现状

（一）艺术档案管理意识淡薄，档案材料收集成为难题

高职艺术院校在日常教学、艺术展演、作品展览、技能大赛、文化交流、校企合作等各类活动中产生了大量的艺术档案。虽然产生的艺术档案数量众多、种类广泛，但艺术档案的收集和归档的数量与质量却不如其他行政管理类档案。首先，学校档案管理者对艺术档案的重要性认识不够充分，对艺术档案管理意识淡薄，把工作重心放在教学、科研、行政管理等传统文书档案上，忽视对艺术档案的收集归档，导致艺术档案的收集和整理不规范，经常出现“说起来很重要，整理起来不着调，忙起来就忘掉”的现象。其次，在高职艺术院校中，艺术档案大部分来自学校的师生，一些师生缺乏档案管理意识，导致大量的艺术档案往往散落在创作者手中，或长期存放在组织活动的部门，造成艺术档案的大量流失。另外，在高职艺术院校中，各种不同专业、不同表达形式、不同载体、不同活动产生各种不同的艺术档案，艺术档案种类繁多、来源广泛，参与人员众多，给艺术档案的收集带来一定的困难。比如，一些大型活动结束后，往往只能收集到几张照片，很难及时、成套、完整、规范地收集到档案部门进行统一管理。

（二）缺乏艺术档案管理制度，人员经费投入不足

长期以来，各高等院校均以《高等学校档案管理办法》为标准开展学校的档案管理工作，但此管理办法中并未对艺术档案做出详细的要求和规定，《艺术档案管理办法》中的对象主要以各文化艺术单位为主，并未有专门针对高校的艺术档案管理条例。据笔者了解，一些高职艺术院校没有结合学校实际情况制订出一套完善严谨的艺术档案管理制度。制度的缺失或不完善制约学校艺术档案管理的发展。在目前社会印象中，艺术作品归创作者个人所有，特别是当今社会商品经济迅速发展，人们的商品意识逐渐增强，人们对于自我权益的保护欲增强。许多师生认为交上个人作品会给自己造成经济损失，同时也担心自己的作品存放不当，出现不愿意移交学校档案管理部门的现象，因缺乏制度约束，阻碍了艺术档案的收集 工作。

据笔者了解，部分高职艺术院校专职档案人员的配备并不到位，更不用说配备专职的艺术档案管理人员，大多由各系、各部门的行政人员或教师兼职，这些兼职人员无法集中精力做好艺术档案的管理工作。此外，艺术档案的载体多样且特殊，除了一般的纸质文档资料外，还有音频、视频、美术作品、书法作品、设计图纸、服装、道具、乐谱、乐器、照片等各种不同载体，对档案室恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物的保管条件、保管设备、先进的信息化保管手段及库房空间都提出较高的要求。据调查，一些高职艺术院校乃至达到建立档案馆或综合档案室规格的艺术院校并未设立档案馆或综合档案室，不少珍贵的艺术档案因保管不当造成损坏，如书画作品、照片、设计图纸、乐谱手稿等因保管条件差的缘故而发生霉变、虫蛀等现象，以致无法利用。

因缺乏完善的艺术档案管理制度，同时在人员和经费上的投入不到位，种种因素制约了学校艺术档案的发展，导致在艺术档案的收集、整理、保管、开发、利用等一系列环节缺乏规范性和严谨性，使艺术档案管理工作的开展困难重重。

（三）艺术档案管理手段落后，开发利用程度不高

据了解，部分高职艺术院校的艺术档案仍停留在人工化管理阶段，还未实现档案数字化，管理理念比较陈旧，仅重视档案的收集、整理和保存方面，使艺术档案处在“重收藏，轻利用”的状态。有些高校虽然已经实现档案数字化，但仅限于将艺术档案材料经过技术处理，以数字化的形式保存形成传统的数据库，用于档案的录入、检索信息及查询业务。在信息化高速发展的当代，传统的档案管理手段很难满足学校师生和社会对艺术档案信息的利用，管理手段的落后使艺术档案无法得到充分的开发和利用，导致艺术档案无法真正发挥其对文化艺术传播、传承及美育的功能。

二、艺术档案管理工作改革路径

（一）强化艺术档案管理意识，加强档案人才队伍建设

在高职艺术院校开展的各类艺术活动中，学校各部门是组织者，广大师生是生产者，档案部门是管理者。艺术档案的管理是一项系统工程，需要广大师生的配合才能顺利开展。首先要将艺术档案工作纳入学校整体发展规划中，推行考核机制，将艺术档案的管理质量作为学校档案工作考核的重要内容，让学校领导、档案管理者、档案生产者从思想上强化艺术档案意识，端正艺术档案生产者、管理者对艺术档案重要性的态度。其次向全校师生普及艺术档案的相关知识，可以通过开设讲座、档案知识竞赛、专题展览等方式提高师生对艺术档案的认知水平，从源头上解决艺术档案收集难、归档难、管理难的问题。

艺术档案自身具有的形象性、成套性、多样性的特点对档案管理人员的综合素质提出较高的要求，艺术档案管理者需要同时具备档案学、艺术学的相关知识及运用信息技术的技能才能顺利开展各项工作。为了优化艺术档案管理工作，学校应该加强艺术档案人才队伍建设。首先，应配备一支稳定性强、数量充足、结构合理、综合素质高的艺术档案人才队伍。其次，应加强艺术档案人员的培训，定期组织专职档案人员、兼职档案人员、各系的师生代表参加培训、调研及学术交流，提高艺术档案工作人员的专业水平、职业素养、服务水平及管理能力。另外，学校应当对艺术档案工作人员在考核、评优、岗位晋升、职称晋升等方面提供个人发展空间，充分调动工作人员的积极性和主动性，培养工作人员的职业认同感和幸福感，为艺术档案管理工作奠定基础。

（二）完善艺术档案管理制度，优化艺术档案资源建设

若要科学规范地管理好艺术档案，制度保障是做好艺术档案管理的前提和保证。做好高职艺术院校艺术档案管理工作，首先应结合学校的专业设置、办学特色、活动内容等实际情况制订一整套合理、完善、严谨的艺术档案管理制度，包括艺术档案的定义、工作职责、人员配备、条件保障、归档范围、归档类别、管理流程、查阅利用制度、保密制度、管理奖惩制度等；其次应将制度严格实施，并将岗位责任制落到实处，才能有效推动学校的艺术档案管理工作制度化、规范化、科学化。

除了坚实的制度保障外，优质的艺术档案资源也是促进艺术档案发展的基础条件。高职艺术院校的档案工作者应当结合职业教育的特点，对艺术档案资源的质量和内容进行把关，确保归档的艺术档案是优质且具有本校特色的资源。高职艺术院校应重点收集艺术教育档案（如专业人才培养方案、艺术教育精品课程、“三教”改革资料、产教融合的成果等），艺术创作档案（如音乐、舞蹈、戏剧、美术等各专业在创作过程中形成的乐谱、音频、视频、剧本、剧照、书画作品、雕塑作品等），艺术活动档案（如艺术职业技能大赛、艺术展演、专题展览、校企合作活动、文化交流等），名人名家档案（如知名校友个人艺术档案等）等各类艺术档案，并对收集的艺术档案资源进行整理、甄别、鉴定、整合，遴选出具有一定艺术参考价值的艺术档案资料，建立专业、各题艺术档案，让艺术档案管理在制度化、规范化的前提下，通过优化艺术档案资源建设，推进艺术档案的管理工作向优质化发展。

（三）建立信息化艺术档案管理平台，拓展艺术档案开发利用形式

档案信息化是当今信息化社会发展的必然要求。《高等学校档案管理办法》提出：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”艺术档案信息化是提高艺术档案管理水平的必要手段，能够极大地提高艺术档案收集、整理、保管、开发、利用的效率。高职艺术院校应加大对档案信息化建设的资金投入，积极利用互联网和自媒体技术建立开放共享的信息化艺术档案管理平台，充分利用信息技术的先进性、便捷性、共享性，不断优化艺术档案的管理手段，让艺术档案管理工作在与时俱进中更好地发展。建立开放共享的信息化艺术档案管理平台，对广大师生及社会人员获取、收集、利用档案资源及分享交流具有重要的促进作用，如人们可以通过手机在该平台上查阅、下载、整合和传播艺术档案数字资源。

收集、整理、保管是艺术档案管理工作的基础，艺术档案管理工作的最终目的是开发利用所珍藏的档案，让珍贵的艺术档案充分发挥美育、传播和传承优秀艺术文化的作用。档案工作者应创新思维，拓展艺术档案开发利用的形式，探索艺术档案的服务渠道，以满足广大师生和社会对档案利用的需求。如建立艺术档案专题网站，实现艺术档案信息资源的开放共享，让艺术档案在校校间、校企间、校地间实现资源共享、实现远程档案服务；如举办艺术档案专题展览，以福建艺术职业学院为例，该校建立了校史馆、美术展厅、钢琴博物馆，举办以校史、学校名人名家艺术作品展、师生优秀作品展、艺术教学成果展等多种形式的校内外艺术档案专题展览，展现学院艺术教育的发展历程、艺术教科研成果，成为学校对外宣传展示校园文化的窗口，充分体现艺术档案的价值；如编研特色专题艺术档案，以福建艺术职业学院为例，学校将每一期举办的“中国非物质文化遗产传承人研修研习培训班”的艺术档案资料经过梳理编制成不同项目的培训班作品集，经过对艺术档案的开发利用，传承传统文化，弘扬工匠精神，同时也展现学院“非遗活态传承、产教深度融合”的办学特色。

三、结语

高职艺术院校的艺术档案书写着高职艺术院校的艺术历史，对高职艺术院校提高教育质量以及艺术遗产继承和艺术创造发展具有不可替代的重要作用。促进艺术档案的发展是高职艺术院校义不容辞的责任。在文化大发展大繁荣的新时代，高职艺术院校应健全艺术档案管理制度，加大投入力度，推动艺术档案各项工作落到实处，实现艺术档案管理的制度化、规范化、信息化。艺术档案工作者应改变“重收藏轻利用”的旧理念，将艺术档案作为弘扬和传播优秀传统艺术文化的重要媒介，在艺术档案信息化的基础上，充分开发利用，精准艺术服务，让珍藏的具有历史价值的艺术档案在职业教育发展的新时期充分发挥现实作用，助力艺术文化发展。