企业档案管理存在的问题和解决措施

王雪

摘 要：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分。但是多数企业不同程度存在档案管理意识不强、体制机制不健全、档案人员不稳定且素质有待提高、档案信息化严重滞后、基础设施差等问题。本文从五个方面提出了存在问题的整改措施，以期对企业档案管理提供借鉴。

关键词：企业档案;几点认识;存在问题;解决措施

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分。现就自己对企业档案管理工作了解情况谈谈企业档案管理存在的问题和解决措施，希望对企业的档案管理具有借鉴意义。

1 企业档案管理的几点认识

1.1 企业档案管理的意义

档案作为企业各项工作和企业各方面情况的真实记录，是促进企业各项工作有效进行和科学发展的重要依据。新时代，随着中国特色社会主义档案事业的发展，企业档案管理也面临新形势、新任务。因此，加强档案管理，规范档案收集、整理，对于有效保护和利用档案，提高档案信息化水平，推进企业的快速发展都具有重要意义。另外，企业为提升竞争力，实现快速发展，需要进一步挖掘档案信息资源的价值，在档案管理方面投入精力。过去企业档案管理多基于信息管理的视角，工作重点多在收集和整理，没有把重心放在企业档案知识用户的需求和科技档案中包含的隐性知识的挖掘上。当下的企业档案管理与利用则更要重视知识价值的挖掘，这就要求企业应主动作为，提升档案管理与利用水平。

1.2 档案管理的特性

一是政治性。新修订的《档案法》明确提出“坚持中国共产党对档案工作的领导，各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划”，进一步提高了档案工作的政治站位，也要求企业在平时的档案管理活动中要坚持档案姓党的原则。二是广泛性。信息化背景下，信息来源更加广泛，也给企业信息处理能力提出更高要求。三是基础性。企业档案是企业在科研、产品生产、经营管理与销售等过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是企业各项工作开展的基础保障。四是管理性。企业档案的凭证和参考价值，在企业人力资源管理、经营管理、战略決策和生产销售等各项管理工作中都发挥着重要价值。五是服务性。新修订的《档案法》明确规定“不按规定向社会开放、提供利用档案的”应承担法律责任，在第二十条中也规定“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”。这也充分表明企业档案不仅要服务企业发展，更要服务国家、社会和人民。六是专业性，档案工作具有很强的专业性，档案系列也有专业职称。

1.3 档案管理的原则和主要工作内容

企业档案管理原则有四：一是集中统一管理，统一领导，分级负责，集中保管;二是完整与安全，数量上齐全，质量上有机联系，保管中少受损坏和免遭破坏，档案机密不被盗窃;三是便于利用;四是真实和原貌，档案是历史见证，不允许篡改或修正。

企业档案工作的主要内容有收集、鉴定、整理、编目、保管、统计、编研和利用。

2 企业档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识不强

档案管理没有放到夯实基础的战略高度去认识——“档案归档案，业务归业务”，互不联系。不知道为什么要管理档案，更谈不上怎样管档案。没有认识到档案就是最宝贵的信息资源，认为档案只是收集过时的材料，投入力量得不偿失，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”。

2.2 档案管理体制机制不健全。

新修订的《档案法》提出“要求档案形成单位建立档案工作责任制，健全档案管理制度”。这也要求企业进一步建立档案工作责任制，明确机关等单位归档范围和档案管理责任。而有的企业档案管理体制机制不健全：有的企业只重视档案管理制度的建立，而忽视了工作规章如档案工作责任追究制度和档案管理应急预案;有的企业档案没有实行集中统一管理，如文书档案由综合部管理，会计档案由财务部门管理，各种业务档案由各业务部门自行保管，相应地，档案工作职责也由多个部门承担，这样容易造成档案的散失，也不利于档案信息资源共享。

2.3 档案人员不稳定，素质有待提高

主要表现是：企业档案人员变化频繁，新人员需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展;有些企业在人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性和系统性。此外，企业档案人员大多数不是本专业人员，需要参加档案管理相关知识的培训学习，但大多数企业对档案人员的培训学习支持力度不够，导致档案人员专业技能水平较低。

2.4 档案信息化严重滞后

新修订的《档案法》在总结了过去档案信息化建设经营的基础上新增一章，明确规定了电子档案的合法要件、地位和作用，对电子档案的开发与利用也做出新的规定，这更加凸显出对档案信息化建设的更高要求。而目前大多数企业由于经费及信息化人才的缺乏，档案信息化建设工作尚未开展，档案的借阅利用还停留在原始的手工查阅利用阶段。

2.5 档案基础设施差

一是馆库条件差，老的企业档案馆库库存容量接近饱和，新成立的企业由于办公环境所限，档案库房面积小，有的单位甚至档案库房同时用作办公用品库房。档案库房安全保管设施不齐全，不能满足档案保管的“八防”要求。

二是档案信息化建设所需的设备、系统软件欠缺，如大型扫描仪、书刊扫描仪、科技档案数据库管理系统、局域网站等均未添置。

3 解决的措施及办法

3.1 加强宣传，提高认识，增强全员档案意识

要从新《档案法》宣传入手，企业各级领导干部要通过报纸、电视、网络等媒体，加大对《档案法》的学习，了解档案的法律地位。企业档案管理部门负责人了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。

企业各级档案管理部门要通过座谈、走访等形式了解企业档案管理情况，征求意见，直面宣传，增强企业的档案意识。

3.2 加强对档案工作的重视，建立健全组织体系

加强对档案工作的重视，要强化对做好档案工作的认识，领导的重视是做好档案工作的前提。在企业的档案管理中，首先，要健全档案工作责任制，明确档案工作由谁领导由谁分管，归属哪个管理部门。其次，在工作中建立档案工作网络平台，实现各工作人员和主管领导的有效沟通，建立多方参与的机制，形成以档案为中心、各部门共同参与的网络。再次，各单位档案工作管理者和主要主管领导要不定期地对工作进行监督检查，及时发现并处理问题，以提高工作效率。最后，把档案管理工作纳入企业工作管理和日常管理中，为档案工作提供人力、财力、物力。

3.3 优化档案机构建设，加强档案人员专业技能的培训

第一，企业档案机构设置要与本企业档案工作发展相适应。根据实际情况配备1—2名专（兼）职档案人员，档案人员要保持相对的稳定。企业可以没有独立的档案室，但不能没有档案管理部门。人员较少的单位可以没有专职档案人员，但不能没有兼职档案人员，不能出现档案无人管的现象。第二，企业要加强对档案人员培训的支持力度。采取“請进来和走出去”的学习方式对档案人员进行培训。一方面支持档案人员接受省部级档案上岗培训，并定期参加档案专业继续教育。另一方面企业可聘请一些外部的档案专家或邀请企业内部的资深档案管理人员有针对性地开展培训。此外可以依托项目培养人、锻炼人，提高档案人员项目管理能力和综合素质。鼓励档案人员积极参加档案系列职称评审，以提高企业档案人员队伍整体素质。

3.4 积极推进档案信息开发工作，加强档案信息化建设

将档案信息化工作纳入企业信息化总体规划，与企业信息化工作同步开展，与企业信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。统筹开展馆藏纸质档案目录数据库建设、纸质档案数字化、电子文件归档与电子档案管理等工作。稳步、有序地推进档案资源存量数字化、增量电子化。同时，推进档案信息化工作，还应当加强档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源的共享和有效利用，提高档案的利用率。

3.5 完善设施，加大软硬件建设，建立“人防”“物防”“技防”三位一体的档案安全防范体系

将分散的文件材料进行收集、整理，形成符合要求的档案以后，需要进行适当的保护。档案的保护工作，涉及保存档案的条件、配备工作人员、建立规章制度等事项。如传统纸质档案的保管，要求库房必须坚固适用并具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一体的档案安全防范体系，实行有效保护。为此，硬件方面，应当根据需要配备符合国家标准的密闭五节柜（密集架）、光盘柜、底图柜等档案装具;配备档案整理台、档案梯、移动置物架、装订用品等;档案库房应当配备温湿度监测调控系统、漏水报警设备;安装防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施;配备火灾自动报警设备等消防系统。软件方面，要加强档案信息化工作。添置档案信息化建设所需大型扫描仪、书刊扫描仪等设备和档案数据库管理系统、局域网站等。使档案管理更加简捷、规范、科学，档案的利用更加高效快捷。

（作者单位：中陕核工业集团公司）