《档案法》修订及档案信息化建设探讨

摘 要：新修订的《档案法》于2021年1月1日正式实施。本次修订，将“档案信息化建设”作为第五章单独设立，这也是本次《档案法》修订的最为重要的变化之一。本文详细分析了《档案法》修订中关于档案信息化建设的特点及现实意义，并就如何落实新修订的《档案法》中关于档案信息化的规定进行了深入探讨，为新时代做好档案信息化建设提供有益参考。

关键词：《档案法》;档案信息化;修订

概述

2020年6月20日，全国人大常委会修订了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），并于2021年1月1日起施行。新修訂的《档案法》中将“档案信息化建设”作为第五章单独设立，这也是本次《档案法》修订的最为重要的变化之一。《档案法》作为一部档案领域基础性法律，其修订首次以法律形式对档案信息化做出了全面、系统修订，也首次赋予电子档案凭证作用和法律效力。

1 《档案法》修订档案信息化的特点

《档案法》修订将“档案信息化建设”作为八大章节中的第五章，从第35条—第41条，一共七条，占《档案法》总条数的13.21%。可以说，是本次《档案法》修订中分量最重且亮点最大的突破。从新增的关于档案信息化建设的七条内容来看，就电子档案的合法化要件、地位、作用以及档案安全管理提出明确要求，明确规定了档案信息化系统建设内容[1 ]。

与旧《档案法》相比，新修订的《档案法》就档案信息化建设修改突出了三个方面的显著特点：一是信息化建设内容显著增多。新修订的《档案法》以单独章节，并以多达七条内容，详细规定了档案信息化建设的原则、内容、电子文档的管理、运用及法律效力。以及档案数字化和档案信息化平台建设，等等，为档案信息化建设提供了有力指导。二是突破传统档案管理束缚。新修订的《档案法》提出，“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。与传统档案的地域、时空局限相比，新修订的《档案法》明确了档案信息化建设的目标和方向，能够不断满足日益增长的档案信息需求，拓宽了传统档案管理渠道和模式。三是体现修法的审慎原则。我国《档案法》于1987年正式颁布实施，并先后于1996年、2016年和2020年进行了两次修正、一次修订，虽然就档案信息化建设方面作出了较大幅度的修订，但只是对原先内容不符合当前需要的条文作出修改，并将档案信息化建设作为档案法体系的重要内容之一，采取扬弃方式进行修订，这一修订充分考虑了经济社会发展对档案工作的现实需要，体现审慎修法原则。

2 《档案法》修订对档案信息化意义

2.1 明确回应电子档案效力

《档案法》修订后，电子档案“身份”“效力”问题得以明确，这也为档案信息化建设向纵深发展扫清了障碍，实现了从宣示性立法走向实质性立法的转变[2 ]。从传统的“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，增加了“可以以电子形式作为凭证使用”，并提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案管理方式的“实质性描述”，这也为电子档案具有法律效力提出了具体的法律要件构成。

2.2 注重档案信息化的保障

新修订的《档案法》为“档案信息化建设”的具体实现提出了明确、可操作性的保障措施。明确各级人民认证应将档案信息化纳入信息化规划范畴，并提出应将“档案事业纳入国民经济和社会发展规划”，以及“将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应”。提出要坚持“统一领导，分级管理”原则，这为档案信息化建设确定了档案系统内部机构间的协调，也提出通过监督检查、法律责任和纳入机制，强化档案信息化建设的外部组织或机构之间的协调，推动档案部门与其他部门、其他区域之间联系，实现档案数字资源“跨区域、跨部门”共享利用。

2.3 信息化核心要素全覆盖

档案信息化建设是一项系统性、重要性工程。新修订的《档案法》既对档案信息化过程中电子档案的效力，也为档案信息化建设跨区域、跨部门间协调提供了保障性条款，还为档案信息化建设的档案安全、系统建设及核心业务等要素进行了具体规定[3 ]。例如，新修订的《档案法》就档案信息化建设过程中的网络、存储安全、安全性检测、异地备份保管、数字化外包安全等均作出相应规定;新修订的《档案法》涵盖了档案信息化建设的主要核心业务，如档案资源建设、归档移交、电子档案数字化、电子档案“四性”检测、电子档案利用开发和服务等。此外，新修订的《档案法》还覆盖了文档全生命周期系统形态，以及办公自动化系统与业务系统、数字档案馆建设，电子档案管理信息系统，等等，并提出各系统之间要“相互衔接”，为档案信息化管理系统建设提供有力指导。

3 《档案法》修订下档案信息化建设路径

3.1 战略高度重视档案信息化建设

档案信息化建设作为新修订的《档案法》中的单独一个章节，体现了新时代档案信息化建设的现实重要性、必要性和紧迫性，因此，要各部门、行业及档案从业者要在思想上高度重视档案信息化建设工作。将档案信息化建设纳入地区、部门信息化发展规划，将档案信息化建设规划作为指导今后一个时期档案信息化建设工作的根本指南和行动纲领。档案馆（室）要率先垂范，增强档案信息化建设的责任意识、主体意识，作为档案管理工作的直接部门，要切实担负起档案信息化建设的专业功能，更大程度地发挥其主观能动性，协调处理好政府与社会、馆际之间的关系，运用档案信息化建设成果服务公共社会，以适应日益增长的档案信息化管理现实需要。

3.2 系统角度推动档案信息化建设

注重档案信息化系统建设，以及电子档案来源建设。根据新修订的《档案法》第36条的规定，各地各部门要大力推进电子档案管理信息系统建设，并将其与各业务系统、办公自动化系统有机衔接。尤其是部门或行业的档案信息化系统建设，要注重整合部门或行业上下游业务链条，打通各环节，着力打造覆盖电子档案生成、接收、管理、利用、销毁的全过程信息平台，运用“互联网+”，实现档案信息化建设新突破。此外，要加快推进馆（室）藏传统档案数字化进程。根据新修订《档案法》第38条的规定，机关、团体或企事业单位及其他组织要加快推进传统载体档案数字化进程。通过现代数字扫描技术，将传统载体或实体档案进行数字化扫描，建立专题档案数据库，将传统载体档案由线下管理向线上管理转变。此外，要加快推进数字档案馆建设。新修订的《档案法》第40条规定，各方面条件成熟的区域，要尽快推进数字档案馆建设，实现跨区域、跨部门间档案信息资源互联互通、共享交流。积极运用电子签章、数字水印技术、数据加密技术以及数字时间印章技术等，确保档案信息化建设电子档案真实性、完整性、可用性和安全性“四性”[4 ]。

3.3 全局广度实现档案信息化共享

新修订的《档案法》第41条明确提出，档案信息化建设的内容之一，是要积极搭建档案信息共享机制，实现档案信息跨区域、跨部门间共享。为此，一要加快档案信息数据库建设。加快馆藏传统档案资料的数字化扫描进程，提高档案信息化率，及时将档案信息传至专门的数据库。建立统一的标准，避免数据库重复建设，浪费宝贵资金。二要积极搭建跨区域、跨部门信息共享机制。无论是纵向条线联系，还是横向块块联系，都要求将相关的档案信息资料实时传送至档案信息化平台，打通区域、部门间的信息流，避免造成“信息孤岛”，发挥档案信息的聚合效应，满足人民群众日益增长的档案信息需要。

参考文献：

[1]王世潇，张北建，宋寒梅.《档案法》修订与档案信息化建设[J].机电兵船档案，2021（2）：36—38.

[2]王玉玲，杨生吉.新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措[J].档案管理，2021（2）：15—16.

[3]杨洋.落实新《档案法》要求推进档案信息化工作开展[J].兰台世界，2021（1）：20—21.

[4]郑金月.为加快档案信息化战略转型提供法治保障——对新修订的《档案法》新增档案信息化建设规定的若干思考[J].中国档案，2020（8）：33—35.

作者简介：周玉华，大学本科，中共白城市委党校副研究馆员，研究方向：档案方面。E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74