浅谈做好政府投资项目档案管理工作

李葳

摘 要：政府投资项目意义重大，目前该类项目档案工作仍然存在一些问题。本文提出了做好政府投资项目档案工作建议：强化政府部门和项目参建单位的通力协作，建立档案管理机制，明确工作责任，规范档案的标准要求，执行档案管理登记制度，做好档案验收工作。

关键词：政府;投资项目;档案;管理;工作

政府投资项目档案既是项目的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，是项目的重要组成部分，是整个项目管理不可缺少的环节。我们要以对国家和人民负责的态度，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，切实加强政府投资项目档案的管理工作。

1 做好政府投资项目档案工作的重要意义

随着经济社会发展步伐的不断加快，政府投资项目建设呈现项目数量多、投资规模大、涉及领域广的特点。这些项目建设关乎国计民生，对促进经济转型和经济社会的发展具有举足轻重的作用。政府投资项目档案是项目建设的历史记录，也是项目审计、监督、管理、评估、责任追究及项目投入使用后运行、维修、改扩建和技改等工作不可缺少的重要依据和凭证，是项目建设质量和项目合规合法性的主要见证。项目参建单位要从战略的高度深刻认识做好政府投资项目档案工作的重要意义，要本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，增强做好政府投资项目档案工作的责任感和使命感，切实加强领导，把政府投资项目档案工作纳入议事日程，主动自觉地为政府投资项目档案工作的开展提供有力保障。

2 扎实做好政府投资项目档案管理工作

2.1 建立政府投资项目档案管理机制

项目档案工作应依法依规建立以项目法人为主体的管理机制，实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准。项目法人要将项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入项目领导责任制和岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施;要明确项目档案工作职责，制定档案工作规章制度和业务规范，建立项目档案工作网络体系，开展项目档案培训工作，强化档案基础业务建设，将档案工作贯穿于项目建设全过程;要在档案行政管理部门、项目主管部门及参建单位全方位参与下，实施事先介入、事中监管、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制，确保项目档案管理工作落到实处。

2.2 明确政府投资项目档案工作责任

项目法人对建设项目档案工作负总责，在下达项目计划、检查项目进度时，要同时部署、检查档案工作;在项目验收时，要把项目档案和档案工作纳入验收范围。各参建单位要按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则，具体负责所承担建设项目档案的形成、积累、整理、归档工作;要配备适应项目档案工作需要的专兼职档案人员，要将项目档案工作纳入有关部门工作职责和相关人员岗位职责，做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目工程建设同步进行，保证项目档案的完整、准确、系统和安全。项目参建单位要配备与项目电子档案管理相适应的设备和管理软件，用计算机储存整个项目的各种档案，要以电子档案管理为龙头，带动项目档案信息化与档案服务体系深度融合，从整体上推进档案信息化建设发展。

2.3 規范政府投资项目档案的标准要求

项目法人单位要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准的要求，制定本项目文件材料的收集、归档、整理和移交等各项标准规范。结合本项目的实际建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。项目档案的归档范围应包括从项目筹划、立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、调试、试生产、竣工验收、交付使用等各个环节工作中形成的有保存价值的的各种门类和各种载体的全部材料。项目文件的整理要遵循项目文件的形成规律和成套性的特点，做到分类科学，组卷合理，保持项目文件的有机联系。项目文件制成材料和案卷质量及档案保管条件要符合国家标准要求，项目档案交接要手续齐全，符合规范。

3 强化政府投资项目档案工作的监督管理

3.1 严格执行政府投资项目档案管理登记制度

政府投资项目的项目法人应按照项目核准权限，在项目开工前，向同级档案行政管理部门进行项目档案登记。对未按规定进行登记的项目单位，档案行政管理部门要予以通报批评并限期登记。

3.2 切实做好政府投资项目档案验收工作

政府投资项目档案验收是保证政府投资项目竣工材料齐全完整的重要手段和措施，是项目竣工验收的前置条件。政府投资项目法人要根据国家发改委、国家档案局《重大建设项目档案验收办法》的有关规定，按照政府投资项目核准权限，向同级档案行政管理部门提出验收申请。档案行政管理部门要按照权限，认真做好项目档案专项验收工作。项目档案专项验收合格的，档案行政管理部门出具验收意见;不合格的，要限期整改。

3.3 加强政府投资项目档案工作的指导和检查

档案行政管理部门要依据档案法规开展业务指导工作，对新开工项目的档案工作人员进行业务知识培训，对建设中的项目跟踪业务指导，对建设后期的项目加强监督检查。督促建设单位、施工单位、监理单位等参建单位建立档案管理机构，健全档案管理制度，配备档案管理人员，把档案工作纳入到项目管理的各个环节，做到与项目建设同步，随时收集、及时归档。对未按有关档案法规要求建立和规范项目档案工作或违反档案法规的项目建设单位，下发整改意见书，责令限期整改。

3.4 强化政府部门和项目参建单位的通力协作

政府投资项目档案工作涉及单位多、领域广，做好政府投资项目档案工作是项目投资主管部门、项目主管单位、项目法人和各级档案行政管理部门的共同责任，有关部门和单位要与档案行政管理部门通力协作，齐抓共管，加强沟通，密切配合，形成合力，共同做好政府投资项目档案工作。政府发改部门要督促有关建设单位对新建、在建、竣工试产的项目档案进部门登记，以确保项目档案登记工作正常开展。各建设单位在工程项目竣工验收前3个月，要认真审查确认档案资料是否完整、齐全，并按规范做好立卷归档工作，同时，向当地档案行政管理部门提交预验收和验收申请报告。项目档案由档案行政管理部门组织项目档案的验收。

总之，无论是政府管理部门，还是项目参建单位，都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。

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（作者单位：白城市发展和改革委员会）