高校实验仪器设备采购立项系统设计与探索

袁 勇， 王 辉， 关 旸， 王 博， 王林燕， 戴灵豪

（浙江中医药大学a.实验室与设备管理处；b.中医药科学院，杭州310053）

0 引 言

高校实验仪器设备是人才培养、科技创新和服务社会的重要物质基础，是突破科学前沿、解决经济社会发展和国家安全重大科技问题的技术基础和重要手段［1］。目前高校实验仪器设备申购普遍存在缺乏统筹规划、忽略学校整体发展方向、局限于自身学科领域等弊端。因此，如何加强高校实验仪器设备的统筹管理，理顺办事程序，做到职责清晰、权责一致、有章可循；如何突破仪器设备采购的随意性、盲目性，增强计划性、系统性和前瞻性；如何凸显仪器设备的开放共享、大幅提升使用效率、避免闲置浪费等尤为重要，这是国家积极倡导与鼓励的方向，是高校努力追求的目标。

众所周知，高校实验仪器设备“分散、重复、封闭和低效”的管理机制长期以来根深蒂固，制约了管理模式的创新，绑架了管理层的思维定式，形成了难以逾越的壁垒。当前以大数据思维方式促进高校仪器设备管理手段的创新［2］，以信息化管理手段提高服务水平和质量［3］，打破高校实验仪器设备管理的桎梏，营造“统筹规划、开放共享、追责问效”的和谐氛围，已在高校形成广泛共识。依托大数据、物联网［4］、云计算等高科技，构建仪器设备采购立项管理作为仪器设备全生命周期管理过程的首要环节，具有十分重要的现实意义。查阅相关文献资料发现，学者对高校仪器设备管理的研究主要集中在全生命周期管理、大型仪器设备开放共享、仪器设备档案管理等方面，如徐召等［5］的“高校仪器设备全生命周期管理系统的设计与实现”、方东红等［6］的高校设备管理与开放共享的“互联网＋”思考与探索、刘仁霖等［7］的“高校仪器设备信息化管理系统的设计与实现”、尹立苹［8］等的“加强高校采购档案规范化管理的探索”等。以仪器设备采购立项为核心内容有针对性地展开学术研究的文献尚未发现，涉及的也未进行深入探讨，如王健等［9］的“设备购置论证与购置审批管理系统建设的探讨”、陈家胜等［10］的“加强大型仪器设备管理应从采购环节做起”、贾延江等［11］的“设备购置论证与采购管理研究”等。为此，构建仪器设备采购立项系统无经验借鉴。本文以我校为例，对高校实验仪器设备采购立项系统的设计进行探索与尝试。

1 设计思路

基于.NET 平台、Windowsserver2012 服务器操作系统、B／S 架构和3 层结构等成熟框架开发，兼容Windows、Linux 等系统环境；采用成熟稳定的SQL、Oracle等大型数据库进行后台数据处理，支持与异种数据库之间数据的平滑移植，方便数据的导入、导出；通过IIS7Web 服务器进行页面浏览，浏览器要求IE9及以上、FireFox、Chrome、Safari 等；业务流程基于独立工作流引擎驱动；应用逻辑与数据展现独立分离，在集成、交换、应用、展现等方面具有良好的开放性；运行安全稳定，能够至少支持10 000 用户同时在线使用。按上述设计思路搭建的实验仪器设备采购立项系统架构如图1 所示。实验仪器设备采购立项系统与校信息门户、统一身份认证集成，用户通过信息门户直接进入系统。所有通知类消息统一通过校内消息平台推送，方便统一管理。用户组织数据直接对接校数据中心，组织异动信息即时生效，无须单独管理用户组织数据。系统自动从数据中心读取资产数据，快速便捷比对校内已有同类设备情况，为决策提供依据。

图1 实验仪器设备采购立项系统架构图

2 软件研发

2.1 审批流程

以我校为例，仪器设备采购立项实行校院两级审批。立项主要依据购置必要性、同类仪器设备存量、性能、使用、开放共享程度（主要对大型仪器设备）等现状，并结合校内外专家论证意见。因此，应用软件应实现系统的申请、审核、评审（论证，线上／线下）、审批、审定等操作以及流程进度的动态跟踪、数据的实时交互和系统的维护，每个流程环节有日志记录，立项审批流程如图2 所示。

2.2 角色分配

仪器设备采购立项依据校院二级不同职责进行角色分配，不同角色承担相应职能。院级角色包括申请人、教科办／综合科、分管院领导、教授委员会／专家和党总支／党政领导；校级角色包括办公室、职能部门（教务处、科研处、学科管理办公室、后勤管理处）、实验仪器设备管理委员会、校长办公会和党委会。使用人发起申请，教科办｜综合科做好项目初审；分管院领导审核，并确定评审方式与时间后，提交教授委员会成员或专家评审；最后由学院（单位）审定，按轻重缓急排序后提交学校。实验仪器设备管理办公室、教务处、科研处、学科管理办公室、后勤管理处对学院提交的仪器设备采购立项内容审核后，提交实验仪器设备管理委员会评审，最终经校长办公会审议和党委会审定后，纳入学校下年度实验仪器设备项目库。

图2 实验仪器设备采购立项审批流程图

2.3 院级立项

学院（单位）提出的仪器设备采购立项，应以立足学校及学科发展为前提，兼顾地域（校区）差异，考量现有同类仪器设备的使用和管理现状，尤其是学校公共平台仪器设备的使用状况。同时结合仪器设备性能（功能）的完整性、先进性、扩展性和前瞻性，按照轻重缓急排序后进行申报。院级仪器设备采购立项审批流程如图3 所示。

图3 院级实验仪器设备采购立项程序审批流程图

实验仪器设备采购立项申请表按不同预算金额分为四类：单台／套预算金额10 万元以下；单台／套预算金额10 万元及以上，20 万元以下；单台／套预算金额20 万元及以上，50 万元以下；单台／套预算金额50 万元及以上。申请人（教研室／研究所／实验中心／公共平台）按不同预算金额向所在单位提交立项申请表（申报书）；教科办／综合科受理、初审（同意或退回）、汇总提交分管教学和科研院领导；分管院领导审核（同意或退回）、确定评审时间和方式；教授委员会／专家对申请项目合理性、必要性和可行性进行评审（论证）；党总支或党政领导根据学校发展战略、立足教学科研需求、结合已有同类仪器设备现状等实际情况，集体研究并按轻重缓急排序后上报学校。

2.4 校级立项

实验仪器设备管理委员会下属办公室受理、审核、汇总学院（单位）提交的申报材料，对理由不充分、同类设备数量较多的申请予以退回。同时做好学校现有仪器设备存量、分布和使用等情况的梳理，确定评审时间和方式。相关职能处室依据教学、科研、学科发展等不同方向及用房情况提出意见，办公室分类汇总相关意见后，组织召开实验仪器设备管理委员会会议，对下一年度全校仪器设备采购开展集中立项论证。最终经校长办公会审议和党委会审定，确定下一年度全校仪器设备购置总量。

2.5 流程节点

实验仪器设备采购立项遵循以下逻辑规则：①申请人提交的表、单按事先约定的流程节点进行流转和审批。②退回流程由退回单位选择退至指定位置，如申请人、教科办（综合科）、分管院领导等。③重新提交的表、单可选择提交至退回单位或按①程序进行。实验仪器设备采购立项系统主要包括我的申请、我的审核、我的评审和审定等节点。我的申请由在编教师发起；我的审核分为院级（教科办｜综合科、分管院领导和学院党政领导）审核和校级（办公室、学科办、教务处、科研处、后勤管理处和委员会）审核，审核退回的需说明原因，不通过的不予立项，通过的进入评审环节；我的评审分别由院级（教科办｜综合科）和校级（办公室）组织，有线上评审和线下评审两种方式，院级由教授委员会评审，校级由实验仪器设备管理委员会评审；审定由校长办公会和党委会集体酝酿决定。

2.6 辅助模块

上述探讨的院级立项、校级立项、角色分配和流程节点等是系统的核心功能模块，仪器设备的采购立项主要通过这些业务功能模块加以实现。同时，为提升系统功能整体性和辅助用途，增加了我的消息、立项查询、意见建议、专家注册、系统维护、导入模板等辅助模块以及功能键、快捷键、组合键、快捷菜单和提示信息的设置。

基于以上要求研发的实验仪器设备采购立项系统框架如图4 所示。

图4 实验仪器设备采购立项辅助模块功能系统图

3 测试与应用

软件系统研发完成后在模拟环境中进行了全面测试，主要涉及不同角色、权限设置、关键节点、业务流转、短信提醒等关键节点，对发现的问题给予了及时修正。2019 年10 月我校首次利用系统对2020 年度实验仪器设备采购立项申请采用线上审批，尽管使用过程中发现了需要进一步完善的地方，但整体运行状况良好，减少了部门之间的冗余环节。系统的上线，增加了办事的透明性、客观性和公正性，大大提高了工作效率。

4 结 语

如今网络化和信息化已在高校实验室建设与发展中形成一股新的热潮，越来越多高校开展了实验室的信息化建设，打造了基于信息化的实验平台［12-13］。目前高校为科学合理安排年度经费预算［14］，从财务角度提出了项目库概念［15-16］。仪器设备库作为其中的子项目库，对培养综合素质全面、创新能力突出的应用型、复合型、技能型人才起着决定性作用。因此，做好仪器设备的储备工作尤为重要。采购立项作为确保优质高效仪器设备库建设的关键和全生命周期管理的首要环节，不仅关系到仪器设备“该不该买”，而且对优化资源配置、杜绝闲置浪费和减少采购盲目性和随意性起着举足轻重作用。

实验仪器设备采购立项系统的设计就是为了更好统筹高校实验仪器设备需求规划，努力探索仪器设备科学规范的管理方法，实现科学规划、合理安排和规范使用，体现的是公正与效率。这是信息化技术在高校实验仪器设备采购立项中的具体应用，更是适应当前高等教育发展的一次改革与创新。各高校通过系统逐步收集仪器设备数据，建立仪器设备库，做好仪器设备的前期储备。当然，本系统的构建是一次摸着石头过河的尝试，实际使用中难免与期望值存在距离，需要实践中不断修正与完善，最终融进学校智慧化校园建设的整体方案中。