高校仪器设备全生命周期管理机制探析与信息化建设

张 欣， 岳鑫隆， 方东红

（吉林大学实验室与设备管理处，长春130012）

0 引 言

仪器设备是高校办学的重要基础与保障条件。作为实验室主要构成要素——技术装备，其配置、使用及处置等管理，直接影响着高校实验室作用的发挥及对教学科研活动保障的效果。作为高校固定资产的重要组成部分，从价值角度讲占据“半壁江山”、且以动态管理为主，在高校各项工作中发挥着重要作用。随着“双一流”建设、新政府会计制度改革、审计政策调整以及落实“放管服”精神，对仪器设备管理工作提出了新的更高要求。为此，需要进一步优化高校仪器设备管理模式、完善运行机制，提高仪器设备管理水平和管理成效［1］。

如何实现目标？“全生命周期”概念的引入、“全生命周期管理”理念的提出，以及信息化建设能力与水平的不断提高，使其成为可能，并让人们寄予更高的期望［2-3］。高校仪器设备全生命周期管理机制的提出与发展，适应了形势发展的需要，也初步显现了其良好的作用与发展前景，值得深入研究与不断完善。

1 全生命周期管理理念与背景

资产全生命周期管理来源于企业，较一般资产管理更为全面、系统，是创新性的企业现代化管理模式，是在企业全周期成本管理中发展产生的，本质上是系统工程理论在资产管理上的应用［4-5］。它研究对象是企业的整体资产，以企业的经济发展情况为基础，探究市场发展走向。从而对资产运用进行整体规划设计，使资产使用周期最长、成本最低，但是却能满足整个企业经济发展需要。资产全生命周期管理体系的建立是从长远利益出发，是一种动态的现代化企业管理，目的是实现资产的最优化利用，获得最大的经济效益［6-7］。

在高校等事业单位资产管理中引入全生命周期管理理念，也是基于《事业单位国有资产管理暂行办法》的相关规定和资产管理的实践，以及信息技术的发展在资产管理中应用。国有资产管理过程中应当实现资产和预算管理紧密统一，并遵循资产、财务、实物与价值管理相结合的原则，充分体现全生命周期管理的理念及相关要求。

2 高校仪器设备全生命周期管理研究现状

2010 年前后，在高校仪器设备管理研究中开始提出“全生命周期”概念和全生命周期管理理念，在实际工作中进行相关实践与探索［8］。高校仪器设备全生命周期管理，是指对管理对象生命周期的全过程实行一体化动态管理，一般将高校仪器设备的全生命周期概括为计划（论证）、采购（招标或竞价、安装调试）、使用（包括维护维修）和报废（处置）等4 个阶段［9-10］。强调仪器设备全生命周期管理的核心是“一体化”，即在同一个管理信息系统中完成对仪器设备生命周期整个过程的动态管理［11］。

面对新形势下的管理要求和发展变化，高校仪器设备的管理模式还不够深入和具体，其相关理念思路、方式方法及实施效果需要取得新突破；管理机制不能充分适应新形势下的发展需求，各环节衔接过程的管理也存在一定缺失；管理手段还不够丰富，仪器设备与预算、采购和财务等管理的结合还不够紧密，管理的成效未能得到充分体现［12］。

3 仪器设备全生命周期管理及重要环节

完善的资产管理，就是“看好、用好”，即：明晰产权，加强管理，保障资产的安全与完整；促进校内各单位用好各类资产，提高资产利用效率和使用效益。如何做到进行全周期管理，并把握好重要环节，仪器设备尤其如此［13］。

3.1 仪器设备生命全周期管理基本理念

仪器设备全生命周期管理就是针对仪器设备进行全面、系统管理，也可以称之为全过程、全方位、全要素管理。在全生命周期管理的过程中，需要重点关注“孕”的管理，做到“按需配置”；“生”的管理，做到“心中有数”；“用”的管理，提高“效率效益”；“死”的管理，实现“充分利用”。

3.2 仪器设备“孕”的管理

“孕”的管理包含“需求分析”“购置论证”和“预算编制”等环节，以期实现资产的合理配置。需求分析是在对需求进行梳理的基础上，进行充分的市场调研和对比分析，为预算编制提供支撑。购置论证是将拟购仪器设备的技术参数、现实保障、场所情况、操作人员、特殊要求和需求供给等进行充分的分析论证，为预算编制、科学采购提供依据。

3.3 仪器设备“生”的管理

“生”的管理包括“招标采购”“送货安装”和“验收登记”等环节。招标采购由申请邀约、投标审核、评议开标和公示签约等环节组成。送货安装环节要在条件准备完备的基础上进行点验接收、安装调试和开机测试。验收登记环节分为实物验收和技术验收，履行相关验收审核手续后进行登记入账。

3.4 仪器设备“用”的管理

“用”的管理包括“使用操作”“维护维修”“开放共享”“效益评价”和“调剂调拨”等环节。使用操作关注操作规程和操作培训，并按要求做好相应的使用记录。维护维修是保障仪器设备正常使用的必备环节，包含对仪器设备的定期维护检定和维修。开放共享是仪器设备“用”的管理中的重要环节，为促进大型仪器设备开放共享，提高资源使用效益，以“专管共用、资源共享”为工作指导原则，以“服务学校、服务师生、服务社会”为建设目标，以“共享、共建、共赢”为建设理念。通过实践、总结与借鉴，逐步完善运行机制，建立规范、有效的大型仪器设备开放共享体系［14］。效益评价是对仪器设备，特别是大型仪器设备的机时、任务和服务效果进行综合考核的评价方式。通过统计报送、信息调用和监控获取，对其在教学、科研和社会服务等方面使用效益进行综合考核。调拨调剂可分为院内调剂、校内调拨、校际调拨，是将单位闲置不用、超标准配置等仪器设备，通过划拨等形式调拨给其他单位使用，提高仪器设备的使用效率。

3.5 仪器设备“死”的管理

“死”的管理包括“鉴定审批”“撤账报备”“报废处理”和“报废再利用”等环节。鉴定审批是对拟报废的仪器设备进行处置的第一步，包括提交申请、技术鉴定、公示公告和审核审批。撤账报备在鉴定审批完成后进行，包括资产撤账、财务撤账，上会审议和报送备案。报废处理是对履行完撤账手续的仪器设备进行处置的环节，包括残值评估、竞价处理和交接拆运。报废再利用是已进行报废处置的仪器设备尚有功能或部分功能利用价值的进行再利用，包括维修配件、拆装教学、历程展教和社会实践等。

4 仪器设备管理信息化与成效

由于仪器设备及其管理不是简单孤立的，构建高校仪器设备全生命周期管理机制，实现全生命周期管理，需要关注并兼顾诸多关联因素与影响。信息化建设就是其主要关联方式之一，信息化运用的同步推进，是高校仪器设备全生命周期管理机制有效运行的前提；信息化的充分应用，是高校仪器设备全生命周期管理机制高效运行的基础［15］。

4.1 预算管理的信息化

预算管理的信息化通过对需求分析、预算编制、预算执行和预算分析各环节流程化设计，实现资产的按需配置的需求。预算管理的流程主要包括预算目标制定、预算编制、预算审批、预算下达、预算控制、预算调整、绩效考核和报表分析等模块。系统通过模板制定、科目映射、流程制定等手段来进行预算编制、控制、分析等功能，可以有效更实时监测预算进展（见图1）。

图1 仪器设备预算管理功能图

4.2 产权产籍管理的信息化

仪器设备管理系统升级改造后，新增了一系列的仪器设备管理功能：

（1）实现仪器设备管理在线化。在原系统的基础上，增加了拟购贵仪查重、贵仪购置论证、信息更正、退库处理、维护维修、调剂平台、处置公示、报备报批、报废再利用等功能模块。

（2）对模块流程化改造。在梳理各项工作流程的基础上，对功能模块进行流程化改造，将实际流程中不同岗位的履职操作，在网上逐一进行；通过“待办事宜”模块，明确不同人员在各操作阶段的职责。

（3）增设“状态查询”功能。实现各项线上工作进展情况的全过程展现，让申报人、经办人可以查看工作进展情况，了解各节点工作人员处理效率和处理结果（见图2）。

图2 系统模块功能图

（4）注重信息（数据）的挖掘。强化了统计分析功能，努力活化信息（数据）、用活信息（数据）。

（5）引入质量管理理念。增强日志管理功能，实现各项线上工作和具体操作全程可追溯、可查证。

（6）增加信息录入手段。充分利用智能手机、条码机等移动终端，改进了信息录入和核查盘点工作（见图3）。

图3 系统特点与管理体系

4.3 开放共享管理信息化

学校仪器设备共享平台是基于校园信息化管理，集信息化、自动化、网络化于一体的贵重仪器设备开放共享管理系统。可实时在线了解仪器设备开放共享政策规定、查询平台仪器设备信息、开展安全与业务培训、进行测试预约和计费结算，具有预约、授权、计费、统计分析等功能，实现了仪器设备信息发布、计费制定、用前预约、刷卡授权、实时扣费、财务结算、绩效统计等多元化、自动化管理。并可完成服务评价与质量管理、追溯查证与过程管理等工作。

4.4 管理及效益评价信息化

为进一步提升大型仪器使用效益，准确掌握大型仪器设备真实使用情况，提出大型仪器设备监控平台智能化建设规划：以仪器设备共享平台的预约、使用信息为依托，以仪器设备状态监测信息为辅助，以大数据分析为手段准确分析大型仪器设备的真实使用情况。

利用三维虚拟技术、计算机应用软件技术、数据技术，搭建吉林大学实验室环境和大型仪器设备的三维虚拟环境。在虚拟环境中，对实验室和大型仪器设备的运行状况进行实时呈现和统筹管理。通过实时监测仪器设备的电压、电流、温度、湿度、PM 值、碳排放量和功率因数（电量）等信息。结合仪器设备管理系统、实验室综合管理系统和共享平台数据，统计分析实验设备的利用率，进而准确分析大型仪器设备的使用效益。利用校内已有的监控系统，在三维虚拟环境中，同步进行实时监控，实现对实验室和大型仪器设备的可视化管理。

5 结 语

学校通过积极开展仪器设备全生命周期管理研究探索，梳理仪器设备预算、采购、资产和财务等管理关系，摸清了高校仪器设备全生命周期管理规律，构建了符合新形势下固定资产管理要求的仪器设备全生命周期管理机制。同时，以政府会计制度改革和实施为契机，完善和优化仪器设备全周期管理信息化建设，提高了学校仪器设备管理水平。