电子化凭证在财务管理流程中的运用思考

倪亚欣

（天风期货股份有限公司，上海 200020）

一、电子化凭证概述

电子化凭证主要是指以计算机存储为介质的，在社会经济活动中为反映经济业务的发生及相关责任人承担的责任而形成和流转的具有法定效用和规范形式的信息记录。

电子化凭证从本质上来说与传统的纸质凭证没有差异，但是由于载体的差异性，电子化凭证主要呈现出以下五个特点：一是无形性，即电子化凭证以计算机存储介质为载体，属于无形物；二是内容与载体的相互分离性，即能够存放电子化凭证的载体具有多样化的方式，并且可以通过网络、电子硬盘以及光盘等进行复制传递；三是不稳定性，即电子化凭证易受存储环境以及技术条件等因素的影响而具有不稳定性；四是易篡改性，即电子化凭证以磁或光为介质作为载体的特性使得其更容易被修改而不留下痕迹；五是技术性，即电子化凭证的形成以及传递都需要依赖一定的技术条件才能实现。

二、研究电子化凭证在财务管理流程中运用的积极意义

随着大数据、信息共享、区块链技术以及电子发票的快速推广应用，进入企业财务管理流程的各种原始凭据以及核算所形成的凭证和财务报表数据等无纸化的趋势和需求十分突出，从而使企业的财务管理工作受到了较大影响，因此研究电子化凭证在财务管理流程中的运用更具积极意义。一是可以大幅提高企业的财务管理效率，即通过提高电子化凭证在财务管理流程中的运用，压缩财务管理层级，实现对财务管理流程的优化，从而加快财务信息在企业内部的传递速度，加快业务处理速度，提升财务管理效率，降低财务管理成本费用支出。二是可以提高财务信息的共享度，消除信息孤岛，降低财务管理风险。财务信息不对称是财务风险的主要诱因，在财务管理过程中，电子化凭证的运用可以加速信息流转，从而有效解决财务信息不对称的问题，降低财务风险。三是电子化凭证可以携带多维度信息，有利于后续的管理报表编制、数据统计分析，从而为精细化管理提供数据支撑，提升财务管理水平。

三、电子化凭证在财务管理流程中的运用方案探讨

企业在财务管理流程中引入电子化凭证，可以从多角度对企业的财务管理产生促进作用，那么在实务中企业该如何实现电子化凭证在财务管理流程中的运用呢？在此，本文结合财务管理和财务信息化的相关理论加以探讨。

（一）对电子化凭证在财务管理流程中运用的目标和原则加以明确

总体上来说，企业之所以要实现电子化凭证在财务管理流程中的运用，其主要目的是提高财务信息质量和财务管理效率，为管理层提供高质量的决策有用信息，发挥财务业务的主要职能，因此，在电子化凭证运用过程中要始终围绕这个核心目标来开展工作。要科学合理地推动电子化凭证在财务管理流程中的运用，必须打破业务和财务之间的信息壁垒，因此要遵循集中化、效率提升、信息共享以及统一性四个基本原则。

（二）以大数据和信息共享技术为核心建立电子化凭证的传递平台

在明确了电子化凭证在财务管理流程中运用的目标和基本原则之后，首要工作就是在企业内部搭建电子化凭证的流转平台，而要建立这个平台，大数据和信息共享技术是核心要素。大数据技术可以为电子化凭证的快速处理和分析提供强大的工具，而信息共享技术则能为电子化凭证的快速传递以及信息的准确性创造一个良好的环境。具体来说，这个平台要承担两个方面的工作内容：一方面是业务端基础数据的收集，即业务端的各项具体业务要通过一定的途径转变成电子化的信息传递至该平台；另一方面要由该平台经过财务审核和核算形成电子化的财务报表数据等信息，为管理层进行财务决策提供依据。平台可用下列示意图表示。

（三）电子化凭证在财务管理流程中的具体运用范围

在搭建了以大数据和信息共享技术为核心的电子化凭证传递平台之后，紧接着就要结合企业财务管理的主要内容对其具体运用内容进行明确。在实务中广义的企业财务管理涉及内容较多，因此在此仅结合常用内容加以分析。

1.原始单据审核、提交、付款业务的运用。企业的日常费用报销属于企业广义财务管理的内容之一，也是企业最为常见的业务内容之一。在日常费用报销业务中，具体报销人通过平台终端填写标准化的电子报销审批单据，并上传相关的电子发票或者发票的扫描影像资料，然后分别进入费用报销处理流程和财务核算处理流程。在费用报销处理流程由相应的审批岗位对平台扫描上传上来的电子发票通过二维码、发票号码等信息实现自动化的核对审核，由于增值税电子普通发票可自行打印，因此在实务中易出现重复入账的问题，而自动核对审核功能可以大幅降低重复入账概率。进行审批之后的数据同时还要传递至银行端口和财务核算处理模块，由银行端口进行付款，财务核算处理模块进行账务核算处理，然后形成电子化的资金流信息和核算信息，最终汇总到报表模块形成相应的财务报表信息。

2.财务核算业务的运用。财务核算处理模块电子化凭证的运用途径主要有：将电子化凭证的相关信息直接通过影像扫描的形式上传至电子化凭证的传递平台，然后由负责审核的财务人员对其进行审核，在审核无误且入账手续齐全的情况下进行账务核算处理，完成相关成本费用、收入的归集工作；涉及税务和付款的可通过相关模块进行数据共享完成相应操作，最终形成清晰、完整、准确的财务核算数据；在会计期末，在事前统一了格式的报表模板中，根据财务报表的填报要求设置相应的账务取数公式，实现一键自动取数功能，尽量减少人为操作，在增强财务报表及时性和准确可靠性的同时，大幅提高财务报表业务的处理效率。

3.财务报表、管理报表、财务分析数据的运用。在财务报表、管理报表和财务分析数据模块，要在实现自动化编制财务报表的基础上，将财务报表数据、业务流程数据等都与管理报表和财务分析模块建立端口对接，实现管理报表和财务分析模块对基础数据的收集；然后根据预算设定的管理报表格式完成对产品种类、单价、成本总额、单位成本等数据信息的分析汇总；财务分析模块结合财务报表、管理报表以及其他业务流程数据，通过一定的分析方法和工具实现对企业财务状况的分析，最终形成对管理层决策的有效支撑。

四、电子化凭证在财务管理流程中的运用保障条件

电子化凭证在财务管理流程中的运用涉及业务流程的转变优化，财务人员的工作内容发生变化以及对信息化环境的要求更高，因此在实务中，要想推动电子化凭证在财务管理流程中的科学有效运用，企业一方面要针对业务流程的转变优化以及财务人员工作内容发生变化可能产生的潜在风险因素采取一定的措施加以引导和防控，另一方面则要根据对信息化环境的高要求，在计算机硬件、影像传输系统以及电子化凭证的存储安全防护软件等方面予以保障，为电子化凭证在财务管理流程中的运用创造一个良好安全的环境。另外，还需要促进财务人员不断学习，深入了解业务背后的逻辑，根据业务实质不断优化财务流程，保证电子数据传递整合的及时性、准确性。

五、结语

本文以企业的财务管理为研究对象，结合当前的大数据和信息共享等技术，重点探讨了电子化凭证在企业财务管理流程中运用的具体实施方案，并提出了一些保障条件，希望能够对企业加快推进电子化凭证在财务管理流程中的运用提供帮助。