新时期下企业现代化电子档案管理探析

曹倩

摘 要：在经济迅猛发展视域下，企业竞争态势愈加激烈，已经由原先的资金、技术方面的竞争，转移到了内部管理的竞争层面上，让不少企业对内部管理加强了关注和重视，其中就包括档案管理。现如今，不少企业内部都已实现电子化档案管理，但是这并不意味着所有企业的电子档案管理水平均达到预期、令人满意，在档案资料越积越多、电子科技不断发展的新时期，将现代化电子档案管理的更为高效和合理，才是最重要的。本文我们就针对新时期下企业现代化电子档案管理进行深入探究，提出管理策略，以供参考与借鉴。

关键词：新时期;企业;现代化;电子档案管理;管理探析

在企业发展进程中，传统企业档案纸质化管理已经滞后于发展，很快被现代化电子档案管理所取代，这是科技发展的必然结果，也是时代推动下的必然结局。但是，电子档案管理的落实和推行并不是全部内容，新时期企业还需有意策略、有意识的不断提高电子档案管理水平，只有做到这点，才可助力企业发展，也正因如此，才引申出了本次的研究主题。

一、电子档案的定义

电子档案与纸质化档案管理截然不同，一种为明显的物质化管理形态，一种为虚拟化的管理形态，而管理的载体依托纸质和计算机，这即是两者最大的区别和差异。具体来说，电子档案即电子化、虚拟化的档案，大多以电子图片、电子文本等形式出现，包含命令文件、数据文件、文本文件等，通常被存储在计算机内，以影像技术、条码技术等技术为支撑，存在不同格式，便于修改、提取、存储、删除等等，对于计算机的依赖较重。另外，电子档案最小粒度为“件”，以实际需求进行储存，其大小也可用KB、MB、GB等单位来表示，档案越大，单位也就越大。除此之外，电子档案较好分类和处理，且便于提取，在海量档案中，可输入关键字查询相对应的档案，方便快捷，节省了工作人员的较多精力和时间，正因如此，才使得它备受企业欢迎、备受工作人员青睐，对其管理进行探究，有着重要的现实意义。

二、电子档案的特点

1.电子档案具有非人工识读性和系统依赖性

电子档案是基于计算机应用基础上产生的档案，使用到了人工不可识读的记录符号，即数字代码。当然，人类无法直接对该符号进行识别和分析，只能依托计算机特定程序进行解读，使其还原输入前状态，人工才可直接识别和解读。另外，电子文件的制作、处理、归置都对计算机系统有着强烈的依赖，离开了计算机系统，这些操作均不可完成，这即是电子档案管理与计算机的关系，如若出现应用软件与计算机不兼容现状，还会给文件的制造和管理造成困扰和干扰，这也是电子档案的特点之一。近几年，电子文件依赖的硬件系统和软件系统不断升级，如果不能及时的将涉及文件形成与管理的软硬件系统背后的语言系统加以著录，会给电子文件的读取、管理、利用造成麻烦。想要解决这类问题，就需要具体问题具体分析、具体问题具体解决。

2.信息的可变性

要知道，电子档案中的信息不是静止的、固态的，它可以随时随地进行调整和改变。档案信息就算已经被保存，也可打开进行细致修改，再将之保存一遍即可，可变性较高。方然，也可对不符合信息的内容全部抹除或是删除不需要的信息，这些都是可以的，这即是电子档案管理的灵活性、可变性体现，使得电子档案能够被相关工作人员调配、使用和处理，可确保最后保留下来的档案资料更具价值。

3.信息与载体的可分离性

这一特点是比较好理解的，要知道，电子档案可存储于U盘等载体中，再在其他计算机中进行下载和呈现。而原先没有档案资料的计算机，也可借助其他硬盘、软件来进行档案资料的传输、下载并储存，由此可见，信息与载体可分离性存在。虽说档案信息的建立、存储、使用大多依赖计算机系统，但是这并不意味着信息与计算机不可分离，這是两个概念。由此我们得知，电子档案信息可随时根据需要、需求进行迁移，而计算机也可随时接收、下载原先没有的档案信息，该特点的存在，使得电子档案文件得以充分利用和管理，有助于提高档案管理效率。

三、企业现代化电子档案管理的优越性

在过去很长一段时间内，企业的档案管理大多为纸质化管理，主要以手抄形式记录档案、手动形式管理档案，工作效率十分低下，且提取档案、利用档案的效率也迟迟得不到提高，还伴随档案资料丢失、腐坏等风险，不利于档案管理的价值与作用真正显现，对于企业发展的助推作用显现的微乎其微。而现代化电子档案管理方式的出现和实施，改变了这一现状，其使用优势大体可归纳为以下几点：

1.信息处理速度快

相较于传统的手工抄写档案速度，电子档案管理的信息处理速度无疑更快，只需操作键盘即可完成一系列操作，不管是录入还是扫描，都是比较高效的，不仅速度提升上去了，信息处理质量也可得到提升。除此之外，档案的分类更便捷、更快速，这是毋庸置疑的，降低了人工操作的失误，节约了精力和时间，确保了档案管理的较高工作效率。

2.查阅方便

以往纸质化档案的查阅是非常不便的，如果档案资料较多，可能需要花费较多时间用来查找，会无形中耗费较多的精力和时间，总体来说，查阅不方便且效率低下。而现代化电子档案查阅是非常便捷的，只需在所需求的档案类别中进行查找即可，档案名称一目了然，纵使档案资料过多，也可通过输入关键字进行快速查找，查阅极为方便，能够省去不少时间，利用效率大大提升，能够及时的体现与发挥档案价值。

3.存储稳定

传统档案存储面临多重风险，受环境影响较大，如虫蛀、腐败、丢失等，一定程度上给档案管理造成了影响和干扰，存在存储不稳定的现状。而现代化电子档案存储就不必再受这些因素影响和干扰，只因其是电子档案，只要建立档案并进行保存操作，就可将档案保存于电脑中或电子文档管理平台并进行数据备份，不必担心电子档案会随时丢失、会随时被虫蛀、会随时受潮湿环境影响而出现损坏现象等等，存储相对稳定且存储时间较长，有助于档案的保管和应用。

4.实现了信息高效利用

以往的纸质档案，只因查找不便、存储不便等原因，其价值大多体现在查阅方面，档案信息大多未被高效利用，大大浪费了档案资源。而现代化电子档案除了可以用于阅览，还可为企业决策提供参考，更可实现部门间的及时传阅和分享，将档案价值与作用充分体现和发挥了出来，这是以往档案所不能企及的，与档案管理方式进步、管理技术升级也存在关联。总体来说，电子档案管理使档案得以被高效利用的效果是显著而突出的，也有效提高了工作效率并衬托出了其存在价值和意义。

5.信息调整方便

这里的信息调整，涉及修改、补录、删除等操作，传统纸质化档案信息调整是相对不易的，有可能会造成档案密密麻麻且混乱不堪。而现代电子化档案，就不存在这个问题，只需要依靠简单的程序操作，就可完成看似繁琐的任务，省时、省力且提高工作效率，可谓一举三得。

6.提高档案管理工作人员的工作效率

以往档案管理是一项繁重的工作，耗时耗力，还会加重档案管理工作人员的工作量，使得档案管理工作人员无暇顾及其他。而电子档案管理，节省了档案管理工作人员的时间，提高工作效率的同时，让档案管理工作人员可以将节省出的时间用于其他工作的实施和开展，直接有效的提高了该岗位人员的整体工作效率和广度，有助于企业在高效的档案管理基础上实现长远发展。

四、新时期企业现代化电子档案管理现状及管理策略

1.新时期企业现代化电子档案管理现状

虽说大部分企业已经实现现代化电子档案管理，但是管理过程中出现诸多问题也是常事，可归纳总结为以下几点：

首先，电子档案原稿保存是备受忽视的，虽说在计算机上起草和制作文件已是常事，但是较大部分工作人员并未对电子文件原稿保存真正上心，会因为疏忽、大意和错误操作导致电子档案草稿丢失，这类现状在日常生活中是非常常见的，档案起草与制作心血将付之东流。这种现状及问题是可以避免的，这就需要相关企业加强员工的电子档案原稿保存意识，不然很容易给企业造成一定损害与损失。

其次，是电子档案的安全与保密问题。电子档案虽说好存储、存储时间长且格式易转换，但是这并不意味着电子档案储存是万无一失的，如未做好网络安全防护，电子档案极易被盗取、修改和销毁，随着黑客技术也在不断升级，对机密文件的威胁更大、造成的损失也必然更大，严重的还会给企业造成致命损害。

另外，电子档案的接收格式不统一的问题也较常见，电子档案软件五花八门、档案格式花样繁多，这个造成档案使用时，不被接受和打开，导致档案被退回;还会因为存储档案方式的不同，造成电子档案存储和使用出现困难，还需有针对性的进行解决。

最后，电子档案管理工作人员素质与能力参差不齐，也是电子档案管理水平逐步提高中的巨大阻碍，涉及计算机操作不熟练、档案软件应用不合理等问题，在新时期，有必要进行解决，只有电子档案管理工作人员素质与能力得到提升，才可确保电子档案管理水准与质量得到有效提升。

2.新时期企业现代化电子档案管理策略

（1）加强电子档案全过程管理。由于电子档案特质决定了其与纸质档案在收集、管理上的不同，纸质档案一旦形成，就意味着档案信息被保存下来，而电子档案不同于纸质档案，只要档案草稿仍是操作状态并未保存，那么档案信息是极有可能因为错误操作而丢失的，丢失后也是极难找回的，所以，有必要加强电子档案全过程管理，这涉及档案建立、档案修改、档案储存等多个环节，确保有价值的电子档案得以保存，将其与相应的纸质文件之间建立起标识关系。另外，建议在档案建立过程中，有必做好档案备份准备，减少档案错误操作后的损失，为档案安全提供保障。

（2）采取切实可行的举措加强档案信息保护。在网络攻击事件层出不穷的背景下，采取切实可行的舉措加强档案信息保护是非常有必要的。档案是企业的资产，其中不乏企业机密，比如企业资金状况、企业内部人员资料、企业合作等内容，一旦被盗、泄露、修改和删除，都将给企业造成重大甚至无法挽回的损失。就目前而言，想要加强电子档案安全防护水平，就同样需要依托科学技术，如设置档案加密口令、进行档案身份验证、档案备份、设置防火墙等，都可间接提高档案信息的安全等级，可确保电子档案实时被保护，可杜绝一切可疑账号的登录和干预。另外，在企业内部宣传档案安全并培养相关工作人员的档案安全意识，都是有必要的，双管齐下将最大限度地降低电子档案安全管理的风险。

（3）加强计算机软、硬件建设。企业想要真正解决电子档案接收格式不统一的问题，还需要从计算机软、硬件上入手，统一内部档案管理软件、硬件，这有助于公开档案在各个部门间的流通和共享。软件管理上，要积极开辟电子档案存储新路径，必要时，还要给相应部门配置相应的计算机刻录设备，并做好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理方面，要有针对性的升级服务器主机和数据库的硬件设施，以此确保硬件与软件协同发展。

（4）开展多项培训，消除档案管理人员间素质与能力的较大落差。新时期，企业与企业间的档案管理人员在素质与能力上有着较大差异，且企业内部档案管理人员素质与能力上也存在较大落差，不利于体现与发挥档案管理人员的真实价值和能力，对电子档案管理水平的提高造成了严重的困扰。为了解决这一问题，企业还需在内部多次开展多样化的培训，涉及计算机操作、软件认知与了解、档案修订和管理等多方面内容。除了给予理论培训，还要匹配档案管理实践进行培训，使档案管理工作人员更具现代化电子档案管理意识和水平，从而为电子档案管理效率的不断提升的奠定坚实基础。另外，激发档案管理员工的学习主动性是有必要的，企业可合理落实奖惩机制达成此目标，也可以将培训成效与绩效相挂钩。合情合理的发展方式企业均可根据实际情况酌情采用，相信会取得不错的成效。

五、企业现代化电子档案管理展望及建议

就本次研究而言，让我们对企业现代化电子档案管理加深了认知和了解，虽说现代化电子档案管理已经足够先进和优越，但是科技研发的脚步并未停止，相信电子档案管理使用技术的不断升级与创新是必然的趋势。届时，这些迭代必然会有效提升档案管理和使用效率，也会对企业档案管理提出新的目标和要求。除此之外，档案电子化、产业化的力度目前已显现出持续化加大的苗头，相信将来这一趋势将不断加大，这也必将促进档案电子化过程更加规范和有序。值得一提的是，伴随大数据、云储存等高端科技的出现和应用，未来电子档案管理只会更智能、更高端，这是值得期待的，相信相关的研究也会逐步展开，最终为电子档案管理水平、质量的提升提供理论支持。

面对企业现代化电子档案管理的未来发展形势，企业需要做的就是以长远的眼光看问题，并坚持不懈的学习前沿思想、引进前沿技术，只有如此，才可抓住其他企业未看到的先机，紧跟时代步伐，将企业档案管理方式焕然一新。在此基础上，更要紧抓人才建设，相信在两者的有力支撑和协作下，档案管理也将越来越好。

六、结束语

综上所述，在档案资料越积越多、档案管理量越来越大、档案管理要求不断提升的新时期，企业还需紧抓现代化电子档案管理各项工作，在充分认知与了解电子档案基础上，发现问题并追踪溯源解决问题，这是提升电子档案管理水平与质量的合理做法、正确做法。除此之外，企业还需畅想电子档案管理发展前景与趋势，以发展的眼光看问题、制定切实可行的管理策略并实施，相信企业的档案管理会取得事半功倍的效果，助力企业做出正确决策，最终促进企业长远、可持续发展。

参考文献：

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（作者单位：广东大鹏液化天然气有限公司）