国家重点档案数字化抢救和保护问题与对策探究

吴微

摘 要：国家重点档案主要是指由各级国家档案馆存储，在我国各个历史阶段形成的政治、技术、科学、经济以及宗教等多方面具有重要研究与利用价值的档案，需要永久保存的珍贵档案。这些档案大多年代较为久远，做好国家重点档案数字化抢救与保护刻不容缓，本文就如何做好这一项工作展开了研究与探讨。

关键词：国家重点档案;数字化;抢救;保护

在我国各级国家档案馆保存的档案之中，国家重点档案可谓是档案镇馆之宝。这些重点档案是我国不同阶段军事、政治、文化以及经济等多方面的真实记录，也是国家信息资源建设重要构成，在社会主义物质文明、精神文明与政治文明建设过程中起着十分显著的价值。但是，因为国家重点档案形成时间十分的久远、载体形式各异等多方面因素所影响，促使这些重点档案存在着不同程度的损坏，而数字化抢救则是让国家重点档案数字化传承下去的关键，更是档案管理部门义不容辞的责任，本文就国家重点档案数字化抢救和保护问题与对策展开了如下探究，希望借此来有效保护我国重点档案。

一、国家重点档案数字化抢救和保护问题

就目前国家重点档案数字化抢救和保护情况来看，明显还存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

1.字不好认

就国家重点档案数字化抢救和保护现状来看，字不好认属于十分显著的问题之一，因为重点档案大多是一些老档案，类型涉及到民间契约还有民国到建国初期等一系列档案资料，这一些文书类档案因为时间相距甚远，在对其进行抢救的时候首要问题就是字不好认。文书档案上的字迹不单单是手写的繁体字，再加上书写记录人员学识高度、个人习惯等多方面的差异，促使字体在辨认的时候十分难以辨认，而一些民间习惯用字和通假字则更加难以理解，这也直接为数字化档案著录带来了较大的影响，在字义辨认上也很容易出现错误，而一旦出现错误，其整个文义自然也会出现偏差，因此，字不好认也是国家重点档案数字化抢救和保护过程中的重要問题。

2.文不好看

纵观民国阶段，西南地区多个政权先后上台执政，并且还颁布了专属于自己的公文程式，而同一种类型的公文名称也有差异，正式规定的文种将近有十几种，如委任令、训令等等;还有其它各种杂体文更是多达十几种，而且有一些还涉及到一些较为特殊的行文文种，与现代差异较为显著，在阅读、辨认方面十分困难，尤其是在公文用语方面更是如此。在这种情况下，国家重点档案数字化抢救和保护工作自然也会出现因为行文规则不清楚而引发的辨认问题，不利于国家重点档案数字化抢救和保护工作的顺利推行。

3.件不好理

通常情况下，在对档案进行数字化加工处理之前，大多需要对国家重点档案进行重新整理，按卷管理的文书细化为按件管理。可是，大多数文书档案都是上世纪九十年代所整理的，那个时候整理人员思维方式、个人素质、成卷习惯以及个人理解都存在差异，所以，原卷组成也十分混乱，通常只是将相同部门或者是相同机关的文书档案直接装订在一起，并不会进行详细的区分，卷内目录著录也十分不准确，很难实现目录与卷内文书准确对应，更甚至还会有人将不同时期的文书放在同一个卷内，这种情况下展开国家重点档案数字化抢救工作，整个整理难度自然也会十分显著，不利于工作的顺利实施。

4.纸不好翻

国家重点档案因为大多是老旧档案整理，需要相关人员在抢救过程中将档案一页页揭开、翻开，然后再解读内容进行下一步的数字化处理。老旧档案因为时间过长，在翻阅的时候十分困难，毕竟纸张会因为长时间存储而变得发旧、发黄，原本完整的文书因为各方面原因变得残缺、古怪，这种情况下自然也就很难翻开，最终不利于国家重点档案数字化抢救工作的顺利开展。

5.类不好分

国家重点档案数字化抢救和保护过程中存在的问题，除了上述几点之外，还存在着类不好分这一问题。以“攀枝花之父”常隆庆老先生的笔记本为例，其主要记载了老先生从工作到生活、从成都到西南的点点滴滴，这朴实的记录对于后代而言是十分重要的财富，更是老人这一生的情感记录。可是在分类的时候我们究竟要将其划分为实物档案还是文书档案呢？毕竟从载体来看其属于实物，可是从内容上来看却属于文书，而不同分类其利用效果也会因此而受到影响，所以在国家重点档案数字化抢救和保护过程中，为了能够更好地做到物尽其用，一定要谨慎进行处理。

二、国家重点档案数字化处理需要注意的问题

在上述分析中，我们了解到国家重点档案数字化抢救过程中存在的问题，而针对于上述问题，笔者认为可以从以下几点来展开：

1.善用网络

国家重点档案数字化抢救工作在实施过程中，可以善用网络“土、洋”结合。在互联网时代背景之下，我们工作与学习方式都发生了较为显著的变化，而面对“字认不到”这一尴尬现象，可以在抢救过程中，借助于网络专业软件以及常用的《古代汉语》《说文解字》设计来进行处理，这能有效攻克大多数很难识别的个性字体。除此之外，对于一些民间习惯用字、通假字则可以联系上下文来对其进行处理，也可以请教相关专家，以此来有效完成字义辨认，这样才能有序开展档案数字化抢救与处理工作。

2.多读多看，掌握规律

在国家重点档案进行数字化抢救之前，相关人员一定要对其进行多读、多看、多想，强化学习真正理解其关键字字义以及行文规则，这样才能更好地把握其“套路”，顺利完成档案数字化处理等工作。

3.谨慎整理，按事分件

国家重点档案数字化抢救过程中，一定要基于原卷整理实际情况来进行谨慎整理。在整理过程中，如果只是单纯的将卷进行拆分，每张（份）文书独立成件的话，整个件数会十分的多，很难对其进行有效管理，同时也割裂了有些文书之间存在的逻辑关系，不利于今后使用。为此，在进行国家重点档案数字化抢救和保护过程中，一定要结合实际情况来进行谨慎整理，按照相关关系来对其进行整理放置，这样才能便于今后使用。

在这一过程中，可以在对文书分拣的时候直接以文种进行分类，每张作为一件，这种分类十分便捷;也可以在分类期间将同一事件相关文书组成一件，这一种分类方式相对较为复杂，可是却便于今后的管理和使用。

4.耐心操作，解决难题

在国家重点档案数字化抢救过程中，相关人员一定要耐心、细心，毕竟这些档案大多时间久远，有些文书甚至一打开就能发现破损，所以为了能够更好地保护档案，在进行数字化抢救的时候，可以借鉴一些档案修复技术与技巧来进行处理。例如，可以先使用毛刷来对纸张表面存在的灰尘、虫卵等污物进行处理，之后再借助于工具从尚未粘连的地方紧贴纸张翻开与推进，结合手感来进行调整翻开力度与方向，从而有效避免损坏。在这一操作过程中，操作人员一定要保证耐心，不能使用蛮力，不然不仅无法实现有效抢救，还会造成二次损坏，因此在对国家重点档案进行数字化抢救的时候，一定要耐心操作，这样才能有效突破重点档案难以处理等难题。

5.物尽其用，多种处理

在对国家重点档案进行数字化抢救的时候，还需要做好物尽其用、多种处理。还是以常老先生笔记本为例，在对其进行归档的时候，原物是实物档案，我们在对其进行处理的时候就可以继续延续這一种分类，可是在数字化处理的时候，我们不仅可以将其作为实物档案来进行处理，也可以对其进行文书档案处理，对内容进行扫描，然后将笔记本中的内容借助于文书档案的形式存储下来，这样在今后使用的时候自然也能充分发挥出其价值。

三、国家重点档案数字化抢救和保护具体对策

在上述分析中，我们对国家重点档案数字化抢救和保护期间存在的问题以及处理期间需要注意的问题进行具体的分析，而为了能够更好地对其进行抢救和保护，笔者认为在实际操作过程中，需要做好以下几点：

1.提高认识，摆正位置

国家重点档案数字化抢救和保护工作要想顺利实施，提高认识、摆正位置是工作有序开展的前提。档案本就是不可再生资源，一旦损坏其造成的损失也是不可估量的，在社会不断发展过程中，档案保护工作也受到了越来越多的关注，还被列入政府工作报告之中，这也从侧面体现出了党中央、国务院对于这一项工作的重视程度。为此，各级档案部门一定要准确意识到国家重点档案数字化抢救和保护工作的重要价值，认识贯彻、执行这一项工作。

一方面，可以加强领导、构建国家重点档案数字化抢救和保护工作领导机构以及保护领导小组，借此来为国家重点档案数字化抢救和保护工作打好基础。

另一方面，还可以将国家重点档案数字化抢救和保护工作列入到各级档案部门年度目标管理考核任务之中，构建出完善的绩效考评制度体系，以此来真正有序推进国家重点档案数字化抢救和保护工作。

2.加大投入，强化监督与管理

在国家重点档案数字化抢救和保护过程中，加大投入、强化监督与管理则是有序推进这一项工作的保障。所以档案相关部门一定要进一步强化档案信息服务，积极开展宣传与推广等工作，围绕着党政中心工作、重大纪念活动亦或者是社会热点问题，来主动举办各种类型的档案展览，借此来有效发挥出重点档案的价值，从而进一步扩大国家重点档案社会影响力，为国家重点档案数字化抢救和保护工作争取更多的社会关注以及财政支持。

除此之外，还需要坚持“专款专用”这一原则，具体而言，就是在重点档案数字化抢救和保护过程中，对使用资金进行严格控制，尽可能让有限的资金发挥出最大的经济效益，以此来有效保障国家重点档案数字化抢救和保护工作的顺利开展。

3.创新方法，加大新技术使用

国家重点档案数字化抢救和保护工作在实施过程中，离不开一些专业技术的支撑，在展开这一项工作的时候，一定要及时创新方法，加大对新技术的使用。在这一过程中，相关人员可以将缩微影像技术和数字影像技术有效结合在一起，这是有效做好重点档案数字化抢救工作的关键。具体而言，可以先对档案进行微缩拍摄，然后再对微缩胶片进行数字化扫描，以此来形成电子文件，之后再构建出相应的数据库，可有效实现对国家重点档案数字化目录管理、原文图像浏览以及数据检索。

在数字化技术不断发展的环境下，档案现代化管理工作也受到了越来越多的关注，在档案信息开发与利用期间，电子文件受到了越来越多的关注，真正有效实现了方便快捷信息检索以及资源共享，所以在对国家重点档案进行数字化抢救和保护的时候，一定要加强对缩微影像技术和数字影像技术的应用，来有效提升国家重点档案数字化抢救和保护工作质量。

4.组织培训，提高管理人员专业综合素质

国家重点档案数字化抢救和保护工作要想顺利落实，还需要做好培训与教育，提高数字化档案管理人员综合素质。就目前国家重点档案数字化抢救和保护工作实际情况来看，这一方面的专业技术人员较为稀少，各级档案管理部门可以在发展过程中，提高管理人员专业技能、信息技术应用水平，这样才能真正有效保障国家重点档案数字化抢救和保护工作的顺利推进。

在这一过程中，可以积极组织外出培训，也可以邀请专业人员来馆进行培训，或者是定期举办档案裱糊与修复使用技术培训、召开国家重点档案抢救和保护工作经验交流会议，这样就能进一步提高国家重点档案数字化抢救和保护工作人员专业技术以及信息技术水平，为国家重点档案数字化抢救和保护工作顺利推进做好保障。除此之外，在数字化时代背景之下，还需要积极培训、引进专业信息化技术人才，大力开展国家重点档案数字化转换工作，这也能进一步提升国家重点档案数字化抢救和保护工作质量。

四、结语

综上所述，国家重点档案数字化抢救与保护工作在实施过程中，需要按照档案工作实际情况制定出相应的技术路线，同时组织相应的技术专家来进行论证，综合分析资金、人员、技术以及档案保管状况等多方面因素，基于此来确定出最佳的保护方案，这样才能最大程度提升国家重点档案数字化抢救与保护工作质量，从而充分将这些档案管理工作价值有效发挥出来。

参考文献：

[1]侯丽萍.浅谈档案数字化扫描工作中的问题及对策[J].黑龙江档案，2012

[2]闫 冬.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[J].科技信息，2013

[3]陈 莉.浅析高校科研档案数字化建设中的问题及对策[J].中国管理信息化，2012

[4]王静宜.浅析企业档案数字化与办公自动化融合的问题与对策[J].办公室业务，2015

[5]张丽娟.浅析历史档案数字化建设中存在的问题与对策[J].卷宗，2018

[6]程海燕.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[J].赤子，2016

[7]徐艳红.行政机关档案数字化工作问题浅析与策略建议[J].数字化用户，2019

[8]冉晓阳.浅析国家重点档案数字化抢救和保护问题与对策[J].四川档案，2018

[9]赵 健.新形势下传统录音录像档案的抢救与保护对策[J].黑龙江档案，2018

[10]裴 斐，黄玉明.英文历史档案翻译刍议——关于民国档案抢救保护与数字化的思考[J].档案学研究，2017

[11]张美芳，刘江霞.模拟声像档案抢救与保护主要障碍研究[J].档案学通讯，2017

[12]孙成德.加强我省工业遗产档案的抢救和保护[J].兰台世界，2015

（作者单位：武汉市规划研究院）