对医院档案管理保密工作途径的探讨

关舒月

摘 要：医院档案管理是对医院人事、设备等文档资料的记录与归纳，具有较强的隐私性，且部分档案资料内容较为敏感属于医院内部保密资料，这也就要求医院对档案管理进行保密处理。医院档案管理保密工作对医院的发展具有重要意义，且伴随信息技术的不断发展，医院档案管理工作呈现信息化趋势，这也就要求档案管理人员要强化对档案管理保密工作的重视，通过相关措施，切实落实对医院档案管理工作。

关键词：医院;档案管理;档案保密工作途径

医院档案管理保密是在档案管理工作的基础上新增的保密性能，医院档案保密能够保障医院内部资料的安全性，对医院的发展具有积极作用。信息技术的进步使得当下医院档案管理逐渐迈入数字化管理阶段，这也就对医院档案管理保密工作提出了新的要求。数字化档案管理主要依靠网络技术，但网络具有开放性，这也就影响着档案数据的安全，对此，为保障医院档案管理工作的保密性，档案管理人员应当不断探索档案管理途径。

一、医院档案管理与趋势

1.医院档案管理

医院档案主要是对医院医疗设备、医疗护理人员资料、医疗技术攻克等相关技术的资料记录，对于医院具有极高的资料价值，是促进医院发展的重要基础。医疗设备是医院不可或缺的治疗手段，对医疗设备进行档案管理能够帮助医院对设备的详细信息进行管理，包括设备的使用年限、批次号等，能够对医院资源配置起到积极作用。因此医院档案管理工作具有重要意义，且不同类型的档案管理工作对医院发展的作用各不相同，但其共同致力于医院的发展。从档案数据来讲，医院档案管理均为真实信息，在医院发展过程中，真实的信息数据能够为医院相关决策提供保障，医院要加强对档案管理与保密工作的重视。

2.医院档案管理新趋势

数字化档案管理。数字化档案管理是基于信息技术背景下档案管理工作的新趋势。数字化管理将传统的纸质资料转为数字化资料，更加方便资料的调阅与保存，数字化档案资料管理能够最大化保障档案搜索的自由性与灵活性，能够满足快节奏工作背景下的工作需求。另外数字化管理方便档案数据的保存，实现了档案资料的有效备份，减少了因环境导致的档案资料保存不当现象。

智能化档案管理。智能化是在数字化的基础上实现的档案管理发展趋势，智能化档案管理具有较强的人性化发展趋势。智能化档案管理主要是得益于大数据技术的支持，在档案查找人员输入相关指令后，大数据技术能够根据指令分类自行对档案资料进行推送，这也就有效的提升了档案管理工作质量，实现了医院档案资料管理的智能化。

精细化档案管理。为保障档案信息的实用性，当下大部分医院开始对档案信息进行精细化管理。档案精细化管理能够实现档案管理工作的细致开展，对提升档案价值具有积极作用。档案价值主要体现在档案信息的利用中，精细化管理能够实现档案信息资源的有效利用。档案信息的精细化管理是未来档案资料管理的主要趋势。

二、医院档案资料保密的重要意义

1.帮助判断档案资料信息的原始性

部分档案资料要求手写，这也就为后期资料信息的真实性提供了一定的印证，为此对医院档案资料进行保密能够帮助判断档案资料信息的真实性。文字档案资料一般包含资料撰写者的笔迹、个人印章等私人性特点，后期在出现问题的情况下，可对此类档案资料进行调阅对比，以对相关事件进行定夺。对档案资料信息进行保密能够保障档案在封存期间的完整性与真实性，减少档案人为的损坏与刻意更换。对档案资料信息真实性进行判断往往是在医疗学术成果出现纠纷等情况下所采取的鉴别措施，对此档案管理人员要重视档案资料保密工作的开展。

2.杜绝档案的流失

医院档案资料包含一定的医疗研究成果与技术，对此为保障医院学术研究的价值与技术成果的隐私性，医院要绝对重视档案资料的保密工作。现阶段医疗档案资料的管理主要包含数字化管理与文字档案管理两种形式，无论哪种档案管理方式，档案管理人员均要保障信息的保密性。医疗研究成果与技术等档案数据对医疗研究具有重要的意义，且此类数据也是保障医疗研究人员个人利益的基础，相关数据一旦被人窃取，会造成医疗争议与法律纠纷，对此为减少此类不良事件的出现，医院要重视档案管理保密工作，以杜绝档案资料的流失。

3.保障医生与患者个人隐私

医院档案资料管理内容具有多样性，其中大部分档案资料为办公室档案资料与临床患者资料，这也就意味着对档案数據进行保密能够保障医生与患者的个人隐私。医疗档案信息能够保存相关患者的治疗信息，为后续的医疗工作提供借鉴，在此类信息得不到保密的情况下，患者个人隐私难以得到保障，这也就很可能导致患者资料外泄，会造成患者权益的损害，损失医院名誉，不利于医院的持续发展，这也就要求档案管理工作人员需要对档案管理保密工作进行强化。

三、医院档案管理保密工作现状

1.档案管理人员保密意识不强

档案管理人员是开展档案管理的主要途径，档案管理人员保密意识不强会增强档案信息数据流失风险。档案管理人员保密意识不强，会导致其对信息档案保密的重视程度不高，进而导致档案管理保密工作缺乏质量。档案管理人员保密意识不强会严重影响档案管理质量，使得档案保密管理措施难以落实，档案信息无法落实严格保密理念。信息技术发展背景下，部分医院采用信息化技术对档案数据进行保存，但受信息技术自身安全风险的影响，医院档案管理工作存在一定的风险，同时受档案管理人员保密意识的影响，这也导致医院档案管理保密工作安全性不强。

2.档案信息保密机制不健全

为保障档案信息的安全性，医院要健全档案信息保密机制，但部分医院尚未对档案信息保密机制进行重视。机制措施是衡量相关工作质量的主要因素，在无法完善档案信息保密机制的背景下，档案信息保密工作难以强化落实。档案信息保密机制能够加强档案管理人员对档案信息保密工作的重视，且能够对档案数据的保密提供相关的途径与措施，在缺乏档案信息保密机制的前提下，医院档案管理人员存在着一定的岗位压力，难以实现档案信息的绝对保密，甚至会出现档案信息泄露现象，对此医院要妥善对档案信息保密机制进行建立健全。

3.档案信息保密范围界定不明确

医院档案资料具有多样性，如何划分档案信息保密范围是当下开展档案信息保密工作的重中之重。不同档案信息之间所承载的信息类型具有差异性，受信息内容的影响档案保密程度具有差异性，一般来讲档案信息保密工作的开展具有一定的等级性，保密等级越高的档案其信息价值越高，保密质量要求越高。医院存档内容较多，部分档案资料属于公开性档案信息，另外部分档案资料较为敏感，档案保密范围无法划定，这也就对档案管理工作造成了一定的困扰。因此医院要根据自身的发展理念与档案信息保密原则对保密范围进行界定，以帮助档案管理人员更好的开展档案信息保密工作。

四、强化医院档案信息保密工作的有效途径

1.界定档案信息保密范围

为强化医院档案信息保密工作质量，首先要对档案信息保密范围进行界定。医院要根据自身的发展对需保存的档案资料进行分类，在分类之后对各类型的档案信息重要性进行等级评定，根据等级划分保密档案范围，进而更好的帮助档案管理人员开展档案信息保密工作。不同档案具有不同的保密要求，对此档案管理人员应当具有针对性的开展档案保密工作，以科学落实档案信息保密工作。

为强化档案信息保密范围的界定，切实落实档案信息保密工作，档案管理人员可定期开展组内会议。档案管理人员在对医院档案信息进行保密处理的过程中，部分档案管理人员往往对保密范围的界定无法清晰的了解，对此为强化档案管理人员对保密范围的了解，档案管理人员可通过小组会议的形式，对其进行探讨，进而以保障各档案管理人员对档案信息保密范围的熟识。

2.强化档案管理人员档案保密意识

提升档案管理人员档案保密意识能够有效保障档案管理保密工作质量。为强化档案管理人员档案保密意识，医院首先要重视档案管理保密工作的开展，同时医院档案管理部门要对档案管理人员加强指导教育，以确保档案管理保密工作有效性。

强化档案管理人员保密意识的途径具有多样性，主题会议、奖惩制度等均能够有效的强化档案管理人员保密意识与责任意识。以主题会议来讲，会议需要明确档案信息保密的重要意义与必要性原则，并明确档案信息泄露的严重后果，以此增强档案管理人员的工作质量，提升其档案工作保密意识。另外为强化档案管理保密工作的开展，可适当利用奖惩制度，将工作质量与薪酬绩效挂钩，以此提升档案管理保密工作质量。

3.建立健全医院档案信息保密机制

医院档案信息保密工作的开展需要档案信息保密机制，对此医院建立健全医院档案信息保密机制。为建立健全医院档案信息保密机制，医院要对《保密法》《档案法》等相关文献资料进行阅读与分析，以结合医院发展与档案管理现状对档案信息保密机制进行确定，以更好的落实档案信息保密工作的开展。

为切实落实医院档案信息保密机制，医院需要不断结合档案保密工作对机制进行完善。档案信息保密机制是否健全需要在实际档案管理与保密工作过程中进行观察，因此医院档案管理者要对工作中出现的问题不断进行总结分析，进而优化档案信息保密机制措施与提升档案保密工作质量。

4.对保密档案进行科学管理

在对保密档案进行科学管理的过程中，档案管理人员要就档案保密期限与档案的日常管理进行明确。从档案保密期限来讲，我国对于不同种类的档案具有不同的保密等级划分，因此档案管理人员在进行档案管理时应重视对档案保密程度的划分，进而以实现对各种类档案的科学管理。另外在日常档案管理工作中，档案管理人员要对档案借阅程序进行严格要求，以保障整个档案管理过程的严谨性。同时档案管理人员要不断就档案环境进行整理，以落实档案管理工作的时效性。

档案管理人员作为档案保密工作的主要人员，为强化对保密档案的科学管理首先要对档案管理人员进行专项培训。保密档案的科学管理能够提升档案保密的工作质量，对档案价值具有较强的保障。部分保密档案在管理过程中，需要对档案的封存、借阅等工作进行科学化管理，进而以实现对相关保密档案信息的科学管理。

5.重视档案利用过程中的保密工作

部分保密档案受工作内容影响，会出现档案调阅现象，档案管理人员要就档案利用过程中的保密工作进行重视。在进行档案调阅的过程中管理人员要对档案借阅者的身份进行确认，以对借阅者是否符合借阅资格进行确认，在进行确认之后需要询问借阅缘由与借阅时间，在符合借阅资格的前提下将资料提供给借阅者。在借阅者对档案进行利用的过程中，档案管理人员要对借阅过程进行监管，对档案的利用过程进行监督，进而对借阅过程中的现象进行了解。基于此可保障档案利用过程中的保密性与安全性，保障医院档案保密工作的有效落实。

档案利用是档案管理中的常见现象，为保障档案信息的保密性，档案管理人员要对档案利用的过程进行重视，上文中对档案利用工作的措施与途径进行了分析，在保障档案利用过程有效监督的前提下，档案管理人员可逐渐对档案利用过程中的保密措施进行优化，以进一步提升档案利用过程保密质量，优化资源的配置，减少档案管理人员的投入。

6.对档案管理设施进行完善

为增强档案保密工作质量，医院要对档案室进行保密建设。档案室设施决定了档案室的安全性与档案资料的保存具有密切关系，医院档案室要安装监控系统，确保可以实现24小時无死角监控。另外，要对部分数字化档案资料进行加密处理。数字化资料的保存主要得益于信息技术与计算机技术，为保障数字化档案信息的有效保存，医院要建立档案管理信息化技术体系，进而保障数字化档案管理工作质量，减少因硬件设施与网络风险造成的档案泄密现象，增强医院档案信息的保密工作质量。

档案管理设施的完善能够为档案保密工作的开展提供保障，对此医院要加强对档案保密工作的重视程度，不断投入相关资金以升级档案管理设施，使档案管理设施获得技术性升级，不断增强档案保密工作质量。

五、结束语

为有效增强医院档案管理保密工作质量，医院要重视档案管理工作的开展，不断提升档案管理工作人员对档案保密工作的重视程度，在此基础上院方应对档案室建设与档案管理各项措施进行明确，以强化档案管理保密工作。医院部分档案数据具有一定的隐私性，一旦泄露会引起医疗争议甚至是法律纠纷，对此医院要不断拓展档案管理保密工作途径，以有效落实档案保密工作。

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（作者单位：河南省中医院（河南中医药大学第二附属医院））