高校智慧档案馆建设研究中档案利用的反思

邵婧

摘 要：档案利用是高校档案建设的目的。西北大学档案馆在高校智慧档案馆建设研究项目中，以档案实体资源建设为基础，狠抓档案利用工作，积极拓展档案利用途径，努力改善档案利用方法，注重保障档案利用安全，不断提高档案利用水平。本文通过回顾档案利用的现状，分析档案利用存在的不足，思考档案利用应该改进的问题，以期为不断优化档案利用工作、推动高校智慧档案馆建设提供参考。

关键词： 高校;档案利用;反思

档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，是某一个体、单位或者组织经过归纳整理、系统规范、集中保存的历史资料。档案是一项构建社会记忆的工作，具有重要的凭证价值和情报价值;档案也是一种客观的历史资源，具有重要的保存价值。它能证明某些客观事实，还原历史真相，服务社会大众。所以有人说：档案浓缩历史精华，融汇历史知识，承载历史事实，揭示历史真相，能够把历史资源转化为促进人类社会健康发展的推动力量。随着信息技术的发展，智慧档案馆建设已经提上议事日程，在高校智慧档案馆建设研究项目中，通过普及档案教育，师生的档案意识不断苏醒，领导的档案意识逐渐增强，学校的档案意识日益提升，档案馆藏不断丰富，档案工作呈现出健康发展的良好局面。

一、档案利用工作的现状

孟子曰：“民为贵，社稷次之，君为轻” 。国家档案局发布的《关于加强民生档案工作的意见》指出：“要坚持以人为本，转变重事轻人，重物轻人，重典型人物轻普通人物的传统观念和思想认识，重视所有涉及人的档案的价值，努力建立覆盖人民群众的档案资源体系。”。在中国传统文化的沐浴下，国家档案管理部门要求我们打好档案利用工作的基础，切实抓好广大人民群众的档案利用工作，做实、做精、做细档案管理工作，把库房里的“死档案”变成生活中的“活信息”。高校档案工作是社会档案工作的重要组成部分，应该起到提高社会档案意识、引领社会档案服务、促进社会档案发展的作用。秉承上述档案工作的指导思想，为了推动档案利用的深入发展，西大档案馆启动《智慧校园背景下西北大学智慧档案馆建设研究》项目，试图通过“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推动档案事业的发展。目前，档案查阅已从档案到馆查阅发展到档案远程查询，档案证明日渐方便，档案借阅程序规范，档案编研有序发展，档案文化资源开发利用研究开始踏上征程，档案育人工作引起人们的高度重视，档案利用工作的局面已经初步打开。

二、档案利用工作存在的问题

从高校档案工作者的视角观察，档案利用是指档案工作者开发档案资源，传输档案信息，满足利用者需求的行为过程。档案利用分为：服务师生员工的普遍利用，服务现实工作的实际利用，服务档案编研的学术利用，服务教学科研的育人利用。随着社会的进步，科学技术不断发展，档案教育日渐普及，档案意识不断提升，档案利用呈现良性发展的态势。但就整体而言档案利用工作还有某些不足，存在一些亟待改进的问题。

1.档案基础设施薄弱，利用方式单一，传输能力不足

档案馆库建设相对滞后，库房面积、设备、防尘、防虫、除湿等硬件设施不能完全达标，2017年前后才安装视频监控系统，没有门禁设施，没有采用RFID技术管理实体档案和档案密集架。解放前的档案已经交至省档案馆保存，现存14类10万多卷档案都是解放以后的档案，其大多为文书档案，以前因为库房面积局限、档案收集不够齐全，现在加大了收集力度、但是库房又快满了，导致档案馆藏内容不够丰富，馆藏结构不够合理，在“收集、储存、管理、利用”过程中存在重量轻质，重藏轻用的倾向。目前，档案利用以查阅为主、编研为辅，档案查阅以满足用户需求为主、科学分析用户需求、主动推送檔案信息服务不足，档案编研浮于表层、以编为主、以研为辅，档案文化资源开发利用研究不足，制约了档案事业的发展。

2.档案工作者素质有待进一步提升

目前，各校档案工作者多为非对口专业毕业，档案服务意识、档案业务技能、相关专业知识、信息技术水平等距离智慧档案馆的要求还有一定的差距。

3.档案利用与档案保密的关系有待进一步厘清

由于档案公开细则没有统一明确的标准，导致传统档案工作重保密、轻利用，能限定利用范围的档案或者档案资料尽量限定使用，不宜公开的档案或者档案资料尽量不予公开;档案公开与个人隐私保护存在一定的矛盾，档案利用对于个人隐私保护不足，个别情况下，档案开放存在泄漏个人隐私的隐患。

4.档案信息化建设滞后

学校建立了档案信息网站，档案信息管理系统于2019年年底验收完成，实体档案数字化迁移工作正在进行，大部分档案查阅还是手工调卷，现在正在进行档案信息化建设工作。

三、档案利用工作的反思

1.夯实档案利用的业务基础

档案工作的核心是“收齐、存储、管好、用活”档案资料，“收齐”是基础，“存储”是保障，“管好”是条件，“用活”是目的。为了 “收齐”档案资料必须加强档案馆库建设，为了“存储”档案资料必须改善档案馆库环境，为了“管好”档案资料必须完善档案管理规章制度，为了“用活”档案资料必须继续加大档案宣传力度，强化档案信息传输能力，遵守档案密级规定，努力做到档案信息传输精准定位、传输速度快捷、传输内容准确、传输文字精炼，减少以致消除档案工作者和档案利用者之间的信息不对称。深入社会，及时了解并不断开发档案利用需求，明确档案利用重点，扩展档案利用方式，规范档案利用机制。档案利用需求是档案资源开发利用的内在动力，档案利用服务是档案资源开发利用的外在压力。因此，档案工作部门必须重视档案收集工作，扩大档案收集途径，充实档案收集类别，努力做到“应归尽归、应收尽收”，使档案馆藏反映利用需求、贴近社会生活，并能根据利用需求，不断丰富馆藏内容、注重提升馆藏质量，科学管理馆藏档案，统一规范分类标准，及时编目著录上架，优化便捷检索系统，积极深化档案编研，有效推进档案利用。随着档案利用的普及，利用者对档案利用的要求不断提高，不仅要求提供档案原始资料，而且要求提供档案编研成果。档案休闲利用理论已经出现，档案育人呼声日渐高涨，档案休闲利用、档案育人等方面业已成为档案资源开发利用研究的新领域。

2.强化档案利用的服务职能

档案利用功能实质上是一种档案服务职能，这种服务职能在很大程度上是通过档案工作者的履职态度和能力实现的。所以，档案工作者的职业素养在一定程度上决定着档案服务职能的优劣。档案工作者的职业素养是指其所具有的思想品德、档案知识、文化素质、职业技能的综合水平。档案工作者除了掌握一般档案知识之外，还必须掌握某些档案涉及的专业知识，以利于档案利用服务工作。因为许多档案利用者并不了解档案编目情况，他们往往只是带着所需解决的问题，抱着尝试的心态求助查阅档案，他们不太清楚查阅内容和具体年限，需要档案工作者提供帮助。这样的查阅“只有通过档案工作者和档案利用者之间进行富有成效的交流才能实现”所以，档案工作部门要强化服务至上的理念，明确工作职责，分清工作责任，注意工作方法，严格奖惩制度，教育档案工作者提高政治站位，坚持与时俱进，加强思想品德修养，养成良好的学习工作习惯，注意丰富档案知识，不断提高知识层次，以质朴善良的个人素养，热忱友善的服务态度，廉洁专业的工作风貌，耐心细致地了解利用者的利用需求，准确无误地分析利用者提供的查阅线索，快速便捷地找到利用者所需的档案资料，以优质高效的服务为利用者排忧解难。通过档案利用增强队伍素质，提升档案著录质量，营造档案工作氛围，激发档案工作者强烈的事业心和高度的责任感，创造档案利用口碑，开创档案利用工作的新局面。

3.摆正档案利用与档案保密的关系

在档案利用过程中，必须摆正档案利用与档案保密的关系。根据现行法律规定，档案利用与档案保密的关系主要表现为正确处理档案利用与涉密档案保密的关系，妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系。

（1）正确处理档案利用与涉密档案保密的關系。保密是指保守事物不被无关人员知悉的信息，不使泄露的行为。部分档案或者档案部分内容存在涉密问题，需要限制利用范围，业界称其为涉密档案。涉密档案实际上是一种限制了利用范围的档案，其通常具有涉及国家安全、社会稳定、商业秘密、不宜公开等方面的内容。涉密档案要专人负责、专人收集、专人查阅、单独制卷、单独保管、严格限制知密范围，依法加强安保措施。涉密档案利用要在贯彻国家《档案法》和《保密法》的基础上，坚持局部利益服从整体利益的原则，依纪按规有序进行。档案工作者必须严格掌握档案密级分类标准，规范执行档案保密制度、降密解密制度、利用审批制度，接受保密部门的监督指导。《保密法》规定涉密档案解密权限属于档案形成单位，档案工作部门无权解密。按照档案机密程度递减规律，涉密档案降密必须符合国家保密制度，并且经过科学鉴定才能进行。国家机密事项在保密期限内不需要继续保密的，原来确定密级和保密期限的机关、单位或其上级机关应当及时解密。解密后的档案按照规定开放利用。在现实条件下，档案工作部门必须借助现代信息技术，加强档案数据管理，保护档案数据安全，做好内外网络物理分离工作，安装服务器、防火墙，加密处理重要档案数据信息，设置档案密级管理权限，严控涉密档案利用范围，做到事前预防风险、事中记录清晰、事后追踪可查。档案工作部门既有提供档案利用的义务，又有保护档案秘密的责任。我们要统一档案利用操作系统，严格档案密级管理规范，注意保护档案知识产权，在确保档案安全的前提下，合理配置档案资料，有效利用档案资源。践行保密是手段，利用是目的，保密是为了更好的利用这一工作原则，正确处理档案利用与涉密档案保密的关系。

（2）妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系。个人隐私是指自然人在与公共利益和群体利益无关的情况下，当事人不愿他人知道或他人不便知道的个人信息;当事人不愿他人干涉或他人不便干涉的个人私事;当事人不愿他人侵入或他人不便侵入的个人领域。从上述界定得知个人隐私包括私人活动、私人秘密、私人空间等范畴。个人隐私是个动态宽泛的概念，有些信息在当时不构成个人隐私，但是在未来某一时段可能就会构成个人隐私。档案资料中那些直接或间接指向个人特征的信息可能会构成个人隐私。公民具有隐私权，隐私权不仅是当事人人格权利的范畴，而且还具有一定的财产属性。档案工作者在档案日常管理中，必须坚决履行个人隐私保护义务，认真检查档案内容是否涉及个人敏感信息，是否具备开放条件，严格执行档案开放利用规定，注重保护个人隐私。特别是在研究建设智慧档案馆的背景下，更要加强网络个人隐私保护工作，依法遏制网络侵害个人隐私行为，及时发布个人隐私保护声明，不断提升网络个人隐私保护技术。妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系，推动档案利用工作的健康发展。

4.加快档案信息化建设的步伐

档案信息化建设丰富了档案管理功能，拓展了档案利用空间，优化了档案利用方式，方便了档案利用者利用。我们必须在现代信息技术的支撑下，大力推进档案资源信息化建设，努力做到档案相关部门硬件设施同步配制，应用软件适时介入，加快档案馆藏资源数字化、档案增量资源电子化、档案信息传输网络化的步伐，积极搭建档案形成者、档案工作者、档案利用者在线工作交流平台。以此为基点进而拓展高校档案部门之间的互利合作，以信息技术为支撑、以档案工作者为主导、以档案利用者为中心、以网络传输为通道、主动推送档案利用服务，实现档案资料科学管理、档案查阅权限分级、档案利用信息共享、档案编研逐步深化，严防涉密档案传输至非涉密网络，坚持上网（公开网络）信息不涉密、涉密信息不上网的原则，不断提高档案利用服务水平。努力实现档案管理系统与智慧校园其他应用系统功能互联、数据互通、格式匹配，标准统一。

档案具有使用价值和保存价值。它的使用价值是指档案的凭证价值和情报价值。它的保存价值是指档案维护历史原貌、证明历史事实、保障社会稳定的价值，为未来（后人）研究保存的价值，保存人类文化遗产的价值。档案保存价值的实质还是以备将来利用，所以有人说档案的价值只有通过利用才能实现。利用档案资源为公众服务是档案工作者义不容辞的责任。随着高校智慧档案馆建设研究的深入开展，师生的档案利用意识、档案利用内容、档案利用方式都会得到有效的提升。高校档案馆也必将成为学校的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心，为高校教学科研建设和发展提供基础支撑平台。

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（作者单位：西北大学档案馆）