基于服务理念的供电企业档案管理研究

李思思

摘要：档案管理作为供电企业关键的管理工作之一，在服务理念的基础上加强对档案管理的创新可有效提高工作效率。为防止企业风险，促进供电企业的稳定发展，本文主要阐述了供电企业在基于服务理念下，针对其档案管理提出的一系列创新、优化措施，以供相关人员进行参考。

关键词：服务理念;供电企业;档案管理

前言

随着社会经济的发展，人们对供电企业的要求也逐渐增加，为更好地适应时代的发展，供电企业应进行适当创新。尤其是对于档案管理工作而言，企业应保证其管理水平能够适应当代社会的发展，转变服务理念，健全工作机制，提高工作效率，对档案管理的服务理念进行适当创新，以促进供电企业的稳定发展。

一、提升服务意识

为提高档案的使用率，供电企业应对工作人员进行专业的培训，加强对其管理力度，使其树立正确的服务意识，明确自身的工作职责和工作内容，保证其能够在日常工作中有意识地进行服务，提高供电企业的经济效益。

工作人员在日常的工作中应保持着积极向上的服务意识，深入基层施工一线，加强与施工人员的沟通交流，根据在基层施工一线的走访、调查，掌握各部门、各单位对档案管理的需求，采纳群众意见，以便带来更好的服务。工作人员应根据各部门、各单位提出的建议对当前的档案管理工作进行更新、整改，同时管理人员可以利用信息技术对档案进行统一的整理保存，将其录入到指定的系统中，通过搜索关键词提高查询速度，提升工作人员的工作效率。

二、开展业务学习

供电企业应根据工作人员的工作表现，为其提供学习机会，工作人员可通过交流会、专家讲座、外出深造等培训方式增强知识水平，观察和学习其它企业的新型服务理念，学习新型的工作方式，创新工作内容，扩宽视野，树立正确的工作态度。同时，供电企业应要求相关工作人员掌握与档案管理有关的法律知识，明确相应的制度规范，约束自身行为。此外，建立奖惩制度，将其与工作人员的工作表现挂钩，激发工作人员的工作积极性，使其能够主动学习，提升其业务水平。

三、完善管理制度

由于目前档案管理制度的不完善，导致供电企业的工作缺乏规范性，使得工作人员在实际操作时未按照相应的工作流程进行，造成管理工作的水平大大降低。因此，为改变这一现状，工作人员应明确档案管理的工作流程，供电企业应对工作标准进行规范化的管理，制定完善的管理制度，根据制度对工作人员的行为进行约束。要求工作人员应按照规定对档案进行收集、查看等行为，且供电企业应根据自身企业发展的实际情况对相应的管理制度进行优化[1]。落实管理制度后，供电企业对于档案管理的工作流程也应进行优化创新，以便于工作人员能够及时发现档案管理工作存在的问题，并及时采取相应的措施进行解决。此外，建立相应的档案管理部门，确保数据的完整保存，为企业的未来发展提供依据。提高工作质量，强化档案的管理与保存工作，明确供电企业的发展方向。

四、加强编研力度

加强对供电企业档案信息的编研力度，可有效帮助工作人员提高信息获取与辨别的能力，并根据供电企业的实际情况，构成独特的档案管理部门服务特色。通过科学的方法对档案信息进行深入挖掘，发现其存在的价值，为供电企业的未来发展提供可靠的参考依据，提高服务质量。

根据供电企业的档案信息，数据庞大、种类多的特点，工作人员可以先对档案进行科学合理的分类，采用优先管理的手段，优先对与供电企业发展相关的档案信息进行整理。同时，邀请专家参与编研工作，提高档案处理的科学性。此外，按照规定流程进行编研工作，及时将编研后的资料交给相关管理人员，保证档案信息的准确性，以便最大程度地发挥档案价值。

五、创新服务观念

在供电企业中管理人员只有具备服务意识，才能更好地进行管理工作，树立正确的工作态度，最大程度地提升服务质量。因此，管理人员应加强档案查询力度，以便提升工作质量和效率，为群众提供更好的服务。一方面，管理人员应确保供电企业内所有的数据和信息都做到全面归档，保障每位员工或管理人员都能够通过档案迅速找到想要的信息[2]。另一方面，管理人员在保证档案完整的前提下，将档案管理做到条理清晰，分门别类，进行科学合理的整理分类，以便员工或管理人员可以按照关键词查找相应的档案。

例如：将档案按照关键词变电站、大修技改、科技文档等进行分类，保证关键词的有效性，确保档案系统的高效运行。同时，在传统档案的基础上建立信息化系统，将原有的档案进行清晰整理，并通过信息技术进行电子数据扫描，以便为员工提供便捷的查询程序，只要通过搜索关键词就可以迅速找到相应的档案。最后，供电企业应针对管理人员的服务意识定期开展讲座，调派专业的管理人员深入基层，加强与群众的沟通，掌握群众对档案管理的建议，通过换位思考，优化服务理念。

六、优化工作流程

由于供电企业的工作涉及到方方面面，导致档案管理工作的内容也比较复杂繁琐。因此，为了有效提升工作效率和质量，为群众提供优质服务，最大程度地发挥服务功能，供电企业应优化工作流程，以确保管理工作有章可循，档案查询有据可依，不需要盲目的查找数据。随着信息技术的不断发展，越来越多的管理人员开始重视工作流程的优化。但是，根据供电企业目前的实际情况，工作流程仍然存在问题。因此，管理人员应针对性地制定工作流程。

第一，供电企业应制定全新的档案管理制度，对管理人员工作流程的相关制度进行完善。例如：管理人员必须遵循公平、公正的原则，保障管理工作的有序进行，同时加强在企业中的宣传与普及，让企业内部的工作人员全都熟练掌握档案管理工作的具体流程，通过群众之间的相互监督，做到更好地为人民服务。

第二，供电企业尤其是地市或者县区层面在条件允许的情况下，建立专门的档案管理部门，同时将与供电企业发展和经营的相关数据存放到档案管理部門，并组建专业的档案管理团队，对数据进行有效分析，制定企业未来发展战略。

七、改善服務方式

供电企业的档案服务工作改善方式可分为以下两部分：

第一，创新服务模式。供电企业应要求工作人员对档案服务模式进行有效创新，不仅要提供纸质档案，还要在信息平台上传电子档案，以便让群众实时查看、分析不同企业的当前实际经营情况，进而规划自身发展方向。同时，供电企业要建立信息化的服务平台。例如：建立基于内网的信息化平台，让有需求的员工通过平台查询相关企业的近况，明确其经营项目和成果等等。

第二，创新对客户的服务方式。供电企业应要求管理人员做好服务工作。在明确工作方案后，管理人员要及时掌握每位客户的需求，通过平台及时为客户提供其需要的档案，以超前的意识、节奏和服务态度抓住客户的心，让其对供电企业的档案管理工作感到满意。

八、采用信息化技术

为提高供电企业的工作效率和质量，应确保档案管理工作紧跟时代发展的步伐，改变传统的管理方法和服务理念，引进先进的信息化技术，并将其应用到工作中，加快信息化建设，以便能准确的满足群众需求[3]。并且，信息化技术可以减少管理人员在服务工作时的消极现象，加强对管理人员的工作要求，以便为群众提供优质的服务。第一，管理人员可以利用信息技术将档案资料进行清晰分类，根据不同领域实现精细化管理，以便为后期的企业建设提供参考依据。

例如：管理人员对每个特定的档案建立相应的Excel表格，然后对数据进行细致分析，找出具有价值的数据，解决实际问题。第二，管理人员还可以通过大数据网络创建数字化档案库，这种方式既可以提高工作效率，还顺应时代发展的步伐，让群众可以实时查看档案数据。

结论：供电企业应根据时代发展的趋势，要求管理人员在基于服务理念的前提下，发现当前档案管理工作存在的问题并及时对其进行改进创新。改变传统的服务理念，利用信息化技术推动档案管理工作的发展，最大程度地发挥其服务功能，以促进供电企业的稳定发展。

参考文献：

[1]周阳东.供电企业人事档案管理信息系统的设计与实现[D].电子科技大学，2021.

[2]杨利剑.供电企业电子档案集中管理模式研究[J].办公室业务，2020（16）：179-180.

[3]袁蓓娟.加强和改进供电企业数字档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019（24）：188-189.