互联网+新媒体下的档案管理方法探究

王宁平

摘要：在互联网以及新媒体快速发展的社会大背景下，各行各业都秉着可持续发展的目标不断地创新改革，档案管理工作也不例外。互联网+新媒体的不断发展，导致档案管理效率节节攀升，也由此推动档案管理衍生出全新的面貌。本文将围绕互联网+新媒体对档案管理方法进行深入探究，以促进档案管理工作发展为目标为相关人士提供一定的参考。

关键词：互联网+新媒体;档案管理;方法

随着互联网+新媒體时代的到来，档案管理工作面临着巨大的挑战，传统的档案管理方法已经不能适应当前的社会发展趋势，进而带出一系列的档案管理问题。因此，在互联网+新媒体背景下创新档案管理方法，已经成为当下最为主要的话题之一。要想彻底创新档案管理方法，就需要档案管理在其自身基础上搭建自动化管理平台，并引领档案管理朝着电子化方向前进，进而实现档案的有效管理。

用户需求发生变化

随着信息化技术的不断发展，新媒体时代已全面到来，现如今新媒体影响着我们生活以及工作，给当今人们的生活以及工作带来了翻天覆地的变化。在如今的新媒体环境下，用户对于档案管理的需求也发生了一定的变化。在传统档案管理环境下，档案管理会受到多方面的制约，比如说档案管理会受到时间的制约、空间的制约以及信息存储量的制约等，这会导致当前的档案管理不能够充分满足人们对于档案管理的需要。而在新媒体环境之下，档案媒介发生了变化，档案媒介不再只是局限于纸质档案，除了纸质档案之外，还会存在着电子档案等。档案用户获取档案的途径、档案用户对档案信息内容的需求、以及档案管理的服务形式都发生了一定的变化。

传统的档案管理工作会受到时间、空间以及储存的限制，且由于档案管理工作量较大，就会导致在档案管理过程当中可能会出现一定的问题，比如说在信息储存以及信息查询时出现问题。而多媒体技术在档案管理中的应用，能够在一定程度上解决传统的档案管理工作所存在的问题，解决了时间与空间对档案录入的限制，同时能够实现档案信息之间的交流与共享，使得档案管理工作更加便捷高效。

推动了档案管理工作的发展

随着新媒体时代的全面来临，人们对于新媒体的使用度越来越高，现如今为了充分满足档案用户对档案管理的需求，必须运用新媒体技术对档案管理工作进行一定的改革，为档案管理工作的改革提供了动力。新媒体技术的应用使得人们获取档案信息的渠道进一步增多，人们获取信息的途径不仅仅局限于纸质报纸、电视等，除了这些渠道之外，还可以从网络、电脑、手机等多媒体终端中获取。为了充分适应新媒体技术所带来的变化，进一步满足人们对档案管理的需求，就需要对当前的档案管理工作进行改革。

现如今正是因为有了多媒体技术，人们的日常生活以及工作才能变得更加便捷，人们工作以及学习的效率才能得到进一步提高。现如今，人们的生活离不开各种移动终端设备，人们的生活被互联网、多媒体技术全面覆盖。档案管理工作也应当努力赶上这一浪潮，追求档案管理的信息化建设，在档案管理过程当中，应用多媒体技术以及互联网技术作为辅助，进一步提高档案管理的质量以及档案管理工作的效率。

新媒体有助于档案管理平台的拓展

手机网络、电视网络、互联网等都是新媒体传播信息的方式，新媒体可以结合多种新兴技术，使信息成为新媒体形态，超越地域、空间甚至文化的限制，迅速地将大量信息传播出去。开展档案管理时，可以借助各种网络工具，发挥新媒体的平台优势，构建档案管理载体，例如：开设档案管理主题网站、手机消息推送、微信公众号等，将档案管理内容借助多样化的平台传递出去，拓宽档案管理平台。

新媒体有助于提高档案管理的实效性

新媒体可以跨越时空限制，信息可以实现资源共享。例如，信息可以从电脑网络传至手机网络、传至数字电视网络等。这种传播形式一般称之为流媒体。流媒体可以辐射、渗透进入每一个微小的地域。基于此，档案管理者一方面可以借助手机、电脑等载体，不受时空限制获取信息，也可以在相应的网站或平台对国际局势、社会发展状况、新闻热点等进行实时关注;另外档案管理者也可以借助新媒体的便捷性，对档案管理进行及时更新，使档案管理覆盖面扩大，同时也可以提高档案安全性。

档案信息化管理需要不断更新

互联网+以及新媒体都是发展速度极快的社会产物，因此档案的管理应当与时俱进。这也就向档案管理工作提出了更高的要求，不仅要通过技术手段实现持续的创新与发展，更是需要根据实际情况制定特殊的发展方案。因此，在互联网+新媒体的背景下，应当为档案管理提供重要的法律保障，加强有关工作人员的业务技能，以此适应社会的发展。

档案管理理论体系的转变

在互联网+新媒体时代下，数据信息的数量正在大幅度增加，从一定意义上来说，这也是互联网及新媒体不断发展的重要特征。在这个过程当中，“大档案观理念”属于一种较为新颖的档案管理理念。这个理念将档案管理工作进行了全新的定义，也涵盖了大部分数据的理论知识内容，可以使它直接用数据的形式呈现出社会生产以及人们生活当中的所有信息，并且具备一定的真实性以及有效性，可以更好地为人们提供服务。

在当今互联网及新媒体不断发展的时代背景下，改变档案管理方式不仅仅是停留在服务层面，而是要求在相关领域内进行变革。在大档案观的理念引导之下，不仅可以为用户提供真实性极高的数据文件，还需要包含大量数据文件本身所隐含的信息。

档案信息资源体系转变

在传统的档案信息资源当中，通常是以馆藏数量来衡量信息资源的大小。举例来说，某个馆藏资源的数量会直接影响到某个企业档案管理部门的业绩好坏。但这样的做法很容易导致每个部门之间的档案管理形成独立的局面，而且还容易导致企业内的档案资源在使用过程当中产生一系列的障碍，进而降低档案本身的利用效率。在互联网+新媒体时代下的档案资源主要是来自大数据平台以及各种信息平台，其中数据资源的收集与传统的档案管理模式相比会存在较为明显的差异。在此过程当中，通过构建一个档案资源共享平台，可以加大各部门档案的利用频率，进而为客户提供最大的便利。

档案安全保障体系转变

在互联网+新媒体时代下，档案管理在实际工作当中是否可以实现向数据化以及信息化的转变，是当今安全保障工作的重点问题。这不仅仅是因为档案的安全保障会直接影响到管理部门政府职能的底线，更因为档案管理是职权行使的边界线。由于当今数据档案的数量正在急剧增加，在进行档案管理的过程当中，可以借助一些大数据或者是云平台的形式来实现档案业务办理，但网络给人们带来使用便利的同时，也会引发一系列的信息安全问题，这也使得档案信息的安全保障越来越凸显。

观念相对落后

一些用户又或者是档案管理工作者，对于档案管理的认识不足，单纯的认为档案管理就是将档案信息收入并储存，在需要的时候可以随时查询。但是档案管理工作并不只是简单的档案信息的整合和储存，档案管理工作有着十分重要的意义。用户以及档案管理工作人员对于档案管理的认识不够充分，这就导致在档案管理工作中的资金投入较少，档案管理工作没有得到充分的重视，进而档案管理工作没能充分发展。用户以及多媒体管理人员对于档案管理工作缺乏认识，在一定程度上制约了新媒体环境下档案管理工作的发展。

管理模式转换困难

传统的档案管理模式，大多是将纸质档案进行存档。在进行档案管理时，档案管理工作人员会将手写的纸质档案放置于统一的档案室中进行储存。在如今的新媒体时代下，若想要实现档案管理工作的信息化改革，首先就要解决档案模式转换这一难题。由于以往的档案资料，大多采用纸质档案资料的形式，因此在新媒體环境下，在进行档案资料的信息化改革时，首先要解决纸质档案信息转化为电子档案信息这一问题。纸质档案信息管理到电子档案信息管理的转换，需要耗费较大的时间以及人力资源，在纸质信息录入过程当中，也会由于纸质破损导致信息录入错误或者是失败，这些都会影响到档案管理的质量。

缺乏管理人才

传统的档案管理工作主要是对于那些纸质的档案进行储存以及记录，因此在进行档案管理工作人员的招聘时，不要求管理人员具备较强的计算机技能。但是现如今在新媒体背景下，档案管理逐步变得信息化，这也就意味着档案管理工作需要更多的具有专业工作技能以及信息化知识的工作人员。但是现如今档案管理工作中工作人员的计算机水平较差，不能熟练掌握各项信息技术。

完善相关法律法规

为了保障在实际工作过程中，切实实现档案管理信息化这一进程，同时也是为了保障在进行档案管理信息化的过程中可以有法可依，我国应当为此推出一系列与之相关的法律法规，例如《中华人民共和国档案法》等，这些都可以被当作开展档案管理工作的重要准则及根本依据。应当对互联网+新媒体时代下的档案管理工作有关的法律法规进行完善，并且在完善的过程中应当充分结合当今社会发展的新形势以及对档案管理的新要求，不断研发出更为恰当的制度内容，这样才可以减少档案管理风险，同时可以使其符合时代发展的需求。

除此之外，还应该在进行档案管理的过程中，树立一定的严肃性，运用一定的大数据管理技能，针对各个行业以及业务提出政策性的建议，并且结合其实际背景推出相对应的规章制度，这样才可以引导档案管理朝着标准化的方向进行转变。

完善基础设施建设

互联网与新媒体时代下的档案管理工作应当是基于网络技术以及多媒体技术进行的，为了进一步提高档案管理的信息化、高效化，需要完善互联网技术以及多媒体技术所需要的基础设施。这就要求在档案管理工作当中，投入更多的资金来进行档案管理基础设施的建设，首先档案管理部门应当采购信息技术设备，比如说计算机、信息处理系统等，除此之外，也应当在信息档案管理系统当中加大资金的投入，要构建更加完善的信息管理系统，使用户查找信息更加方便。

档案数据管理创新

在探究互联网+新媒体下的档案管理新方法的过程中，应当对档案数据管理进行创新，进而实现服务多元化。在互联网+新媒体时代背景下档案管理工作，应当从全新的角度对管理方法进行创新，并且要在现有的基础上大力提倡档案管理工作的个性化以及人性化服务理念。从具体的服务层面来说，相关工作人员应当在进行档案管理的过程当中，做好辨别以及分析工作，尽可能地使档案数据更为真实、更为全面、更为有效，并且应当在数据背后大力展开工作，应当根据不同的档案进行定性分析，并对启动其中的内容进行解释说明，同时借用大数据技术深入挖掘档案当中所存在的知识内容，并且借助一定的科学技术方法提高档案的使用率。在服务质量方面，相关工作人员应当进行精准的数据采集，从使用目的以及开发路径等方面对档案进行详细归类。

强化责任追究制度

在进行档案管理方法创新的过程当中，应当加强责任追究制度，将责任落实到每一个人身上。在档案管理工作的过程当中最为核心的问题就是档案的安全，这就要求相关的档案管理部门，积极改善档案管理过程中的安全责任制度，并且需要在此基础上，建立起由上至下、由大至小的责任划分管理体系，大力完善档案安全的应急管理制度，并且要定期提高档案管理相关工作人员的安全防范意识，进而构建较为完善的档案管理安全防控体系。除此之外，应当对档案管理过程当中可能遇到的安全风险进行防范预警，并且根据实际情况制定出相对应的治理措施，尽可能的减少档案管理风险的产生。

提高工作人员管理意识

掌握信息化知识以及信息技术的人才也是互联网与多媒体环境下，档案管理工作所需要的元素，为了使得档案信息管理工作更加高效，档案信息管理系统更加完备，档案管理部门应当引进专业的互联网以及多媒体人才。这些人才不仅要能够熟练掌握计算机、多媒体相关的技术知识，也要对档案管理有充分的认识。

在进行档案管理的过程中，最为重要也最为简单的方法便是定期对相关工作人员进行档案管理培训。除此之外，需要挑选政治素质好的同志成为档案管理工作人员。当企业拥有专门的档案管理人员之后，应当对其进行定期的培训，并定期对档案管理工作开展审查，时刻保持其在档案管理工作方面的高度热情，为档案数据的安全提供一定保障。

在互联网+多媒体背景下，档案管理工作应当更为谨慎，应当随着时代的变化而变化。在创新档案管理方法的过程中，各大企业应当以自身企业的实际情况为准，在不断实践的过程中选择最为合适的管理方法，积极探寻档案管理的有效路径，促进档案管理行业的长久发展。