文书档案管理的办公自动化应用研究

摘要：伴随着科学技术的发展，我国社会已经进入到了信息化的时代当中，在当下，办公室不断提倡无纸化的办公方式。但是在实际的推广当中，对于一些合同或者票据等一些纸质文件，始终需要使用人工的方式进行管理。因此，该文就针对当下文书档案管理的办公自动化应用进行分析，以此明确出信息化建设为办公所带来的优势性。

关键词：文书档案  办公室  自动化  保密性

中图分类号：G27           文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2021）12（a）-0000-00

Research on Office Automation of Document Archives Management

FENG Xiaoling

（The First Hospital，Sanming City， Fujian Province， Sanming， Fujian Province，365000 China）

Abstract：With the development of science and technology， Chinese society has entered the era of information technology. At present， the office constantly advocates the paperless office mode.However， in the actual promotion， for some contracts or bills and other paper documents， we always need to be used for manual management.Therefore， this paper analyzes the current office automation application of document and archives management， so as to clarify the advantages of information construction for the office.

Key Words：Document files;Office;Automation;Confidentiality

伴隨着科学技术的发展，文书档案管理工作方式发生了全面的变革。在这样的时代背景之下，办公方式也需要进行相应的调整和升级，以此让档案管理工作可以满足社会的实际需求。

1 文书档案管理办公自动化管理的优势

档案是伴随着业务的开展而对事业持续发展所形成的客观记录，也是重要的一种文件依据，可以对历史行为提供详细的基础性信息。伴随着信息化技术的发展，文书管理也需要进行信息化建设，形成全新的管理局面，体现办公自动化管理的优势[1]。进入到新时期之后，受到信息化技术的影响，档案管理过程更加需要应用信息技术，借助技术的优势，保障实际办公过程具有高效率、自动化的特征，最大程度上提高处理各种复杂问题的效率，避免受到人为因素的影响，降低档案管理数据信息的准确性。

1.1 办公效率的提升

办公自动化的发展，可以有效提升档案的管理效率，并对任何格式的文件都能够实现完整的保存。传统的档案管理工作，人力与物力消耗大，而且容易受到外界环境或者人为因素的影响，导致出现文件收集不整理、不合理的问题。其次，在工作的过程中，还要保障归档与记录有着较为清晰的字迹，以此形成统一化的格式标准。而传统的管理方式已经无法顺应当下快节奏、高效率的工作内容，这就使得在工作过程中，更容易出现错误问题。当下，随着信息技术的高度普及，网络技术的使用能够提高档案管理人员处理问题的能力，并能在极短的时间内完成资料的收集。在这样的工作方式下，极大地提升了文件收集、处理、整理的整体效率。便于工作人员在日后的工作过程中，实现高效率的查阅和分析，而且文件丢失的可能性较低，让办公室的办公更加清晰、透明化[2]。通过以上分析可以看出，文书档案管理过程中对自动化技术进行应用，能够有效提高办公效率，有利于降低工作人员的办公难度，从长远的角度看，对人力资源的合理利用也具有重要价值。

1.2 共享文书资料

当档案管理人员要想对一些文书资料进行查阅时，传统管理模式下，需要办理繁琐的手续，同时在查阅的过程中，容易受到外界环境的影响，而导致文件出现损坏或者丢失的问题，因此不利于资料方面的保存。而在当下办公自动化的管理模式下，可以很好地利用计算机的方式，对文档实现网络共享。既可以将一些公开资料实现最大程度的共享，方便相关工作人员将实现查阅，仅仅输入文书的特征，或者设定的目标关键词，就可以实现文件资料的查询。同时，也可以对一些保密性较高的文件设定好共享权限，不会出现在一些权限不足的查阅内容当中。同时，在日后的发展中，这种信息化的管理模式，还会伴随着科学技术的发展，不再受到空间方面的限制，因此形成高效率的管理[3]。保密性一直都是文书管理过程中的重要内容。在传统的管理过程中，存在着一定的保密性不足的影响，同时由于采用的是实体存储的方式，因此存在着纸质损坏的问题，导致对信息数据造成丢失或者损坏的情况。因此，当下在进行文书管理中。所采用信息技术，就可以极大地提升当下文书管理的资料保管水平，特别是在一些有着特殊保密要求的文书工作中，就可以利用电子版的方式，对资料进行双重的备份，即便纸质档案被损坏，也能够避免资料完全丢失。为了实现对文书资料的共享，应当积极提升相关工作人员的管理能力，利用先进的管理技术，掌握共享方法，这样才可以最大程度上发挥档案管理工作的价值，避免档案受到外界因素的影响，导致资料丢失。

1.3 电子文件的保存期较长

对于纸质文件资料而言，一旦经过了长时间的翻阅，必然会出现一定程度的磨损。但是一旦形成了资料的电子化，就可以很好地提升文件的质量，并进一步地延长保存的年限。在纸质文件的管理中，往往需要将文件资料放置在固定的地点，占用了大量的空间。同时，伴随着数据资料总量的增加以及种类的增多，还需要避免在同一地点进行保存，以免造成资料的混乱。但是，对于电子文档而言，并不需要占用大量的空间，同时文件的携带方式也较为便捷，仅仅使用一些U盘、移动硬盘等，就可以实现大量数据的携带和移动[4]。

2 文书档案管理自动化管理面临的问题

2.1 保密性受限

与文书档案不同的是，电子档案在形成的过程具有一定的透明属性，这是一种将文字形式转变成计算机语言的方式，因此就丧失了文字手写的独特性。特别是在将文字数字化之后，其形成的计算语言无法判断真伪。例如，对于审批文件签名，就很难进行真伪的辨别。当下很多科学技术都能够实现这样的签名造假。另外，对于数字化的一些机密文件的管理中，由于会在一定程度上接入到互联网环境，以此就会严重地受到相关文件的影响，为一些不法分子留下作案的可乘之机，极大地提升了文件的保护工作难度系数[5]。在文书档案管理的过程中，还要积极地保障对文书档案进行分类管理，利用不同的保密性问题，进行明确的处理。对于出现的保密性不足问题，形成针对性的处理方案。

2.2 档案管理人员的职业素质不足

在当下电子档案管理的过程中，其工作人员不仅仅需要掌握充足的管理能力，同时还需要对计算机技术有着较高的掌握程度，进而让计算机配合自身的工作，形成高效率的管理。但是在当下大多数单位当中，其档案管理人员很多都是兼职的工作人员[6]。或者一些工作人员是通过转岗而来到这个岗位上，上岗之前未接受专业化训练，会严重影响到工作的顺利开展。相比较传统的知识文件的管理，在当下电子文件管理工作具有全新的标准和内容，一旦工作人员没有掌握足够的计算机操作技术，或者工作能力不足，就会影响到管理效率的提升。另一方面，当下社会当中相关的专业人才十分缺乏。

3 优化文档管理自动化的措施

3.1 提升文件保密性

进一步的提升文件的保密性，可以实现办公自动化的效率提升。（1）对办公当中使用的网络，内外网进行分离处理。网络的内外分网管理，可以很好地发挥出文件的保密性。在这两层的网络构建上，要对路由器进行防护管理，在路由器优化中，还要屏蔽掉一些不属于本单位的IP地址链接，以此起到十分重要的防护效果。在这样的屏蔽方式下，要实现全方面屏蔽，之后再加入一些需要的服务器以及IP地址，这种方式下不会影响到任何人的网络，但是会起到良好的服务器保护效果[7]。（2）构建出完善的防火墙。网络当中的防火墙，可以很好地提升网络的防护能力。一般情况下，由于防火墙有着一定的认证机制，以此就可以避免危險操作进入到保护区域当中。当下防火墙有着众多的类型，其功能主要包含着过滤进入网数据、进出网络访问行为的管理，封堵一些被禁止的数据访问等业务性维护。并且，可以形成防火墙的信息内容记录，以此方便管理人员对防火墙的工作内容进行校验。同时，在受到网络环境的攻击之后，可以马上对其网络攻击进行检测和告警，以此让相关工作人员做好基础防护工作，避免文件受到威胁[8]。（3）需要进一步地提升相关人员在技术方面的掌握水平，这是未来工作开展中提升文书工作效率性的关键所在，只有工作人员有着较高技术水平，才可以提升工作效率，保障管理的准确性。

3.2 提升档案管理人员的综合素质

在当下办公自动化档案管理工作当中，为了实现管理工作的高效率进展，需要格外地重视起管理人员的综合素质。对于任何一种管理工作来说，管理人员都是工作开展的基础，因此在办公自动化的发展背景下，更加需要重视起工作人员的培训工作，以此提升工作的效率。在具体的工作过程中，首先需要更新管理工作的相关设备，以此形成硬件环境的改善和升级。另一方面，还要使用更多的科技产品，以此提升文件的保密性。在管理系统的构建中，要能够定期地开展系统的维护与升级，以此更新杀毒资源库，伴随着社会上网络技术的发展，形成动态化的管理，避免由于资源库的落后，受到一些先进病毒的攻击，造成文件方面的损失。另外，还要加强对工作人员的培训，更好地提升相关人员对办公软件与基本操作流程的掌握程度。相关单位要积极地组织文件档案管理人员，定期参加一些培训活动，以此进一步提升自身的专业能力[9]。

在对工作人员进行管理的过程中，还要建立出奖惩机制，以此鼓励工作人员的实际工作。对于工作态度积极的工作人员，给予一定的奖励，而对于工作态度不佳，或者工作当中出现严重错误的工作人员做出一定的惩罚。在这样的工作机制下，让管理人员的工作绩效与薪资挂钩，是一种十分有效的管理模式。

3.3 统一管理

在当下的管理工作开展中，其文书档案办公自动化的建设，始终存在着不完善、不健全的工作。这项工作一直都是一个十分漫长的发展变革过程，因此在当下档案管理办公的自动化发展中，首先要确定出明确的发展方向，进而可以实现科学运作、分布实时以及循序渐进的发展方式，因此只有明确出目标以及进步的方向，才可以让接下来的文书档案办公自动化顺利地进展下去。对于当下的档案部门的工作而言，要能够抓住信息技术所带来的技术优势性，建设出各级档案信息资源数据库。并伴随着工作的推进，搭建符合本单位的管理系统平台，并实现相应的技术平台升级。只有在这样动态化的管理模式下，才可以形成一个全面、系统的先进档案信息管理工作，有效保障档案管理工作的顺利进行，避免文件信息受到外界因素的影响，而出现严重的信息丢失、损坏的问题，提升信息的利用价值[10]。

4 结语

综上所述，在当下的发展中，信息技术可以为各个行业的发展，带来全新的发展契机，对于当下的文书档案管理工作而言，办公自动化的发展，可以进一步地提升档案管理的整体效率，以保障档案信息可以得到完善的保管和使用，为相关领域的工作人员，发挥出技术的优势以及价值。

参考文献

[1] 冯晓玲.基层文书档案管理工作探讨[J].行政事业资产与财务，2021（18）：111-112.

[2] 陈惠菁.文书档案数字化归档管理的有效策略[J].文化产业，2021（26）：34-36.

[3] 丁敬霞.试述文书归档“六步法”[J].档案管理，2021（5）：80-81.

[4] 胡楠.医院办公室文书档案电子化管理方法探究[J].兰台内外，2021（26）：13-15.

[5] 田丽杰.地震文书档案电子文件归档的几点思考[J].山西地震，2021（3）：50-51.

[6] 冯晓玲.办公室文书档案收集与归档工作管理现状研究[J].办公室业务，2021（17）：10-11.

[7] 卢靖琳.高校文书档案整理归档问题研究[J].兰台内外，2021（25）：70-72.

[8] 张英.论新时期提升医院文书档案管理质量的有效方法[J].兰台内外，2021（25）：22-24.

[9] 各玉杰.陈国琛文书档案管理理念研究[D].郑州：郑州大学，2020.

[10]牛静.近代中国档案事业发展特点研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2017.