信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策浅析

马文青 孙秀芸

（山东医学高等专科学校，山东 济南250002）

0 引言

档案是高校各项工作顺利进行的重要前提，且由于高校的特殊性，诸多档案都存在较强的保存、研究价值，对高校乃至国家的发展都有的较大的影响。信息时代，高校档案面临转型和创新，必须朝着数字化、信息化和智能化方向发展。接下来，本文对信息时代高校档案管理工作创新进行分析。

1 高校档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏信息化管理意识

高校档案管理工作业务性、政策性强，由于传统思维定式的影响，很多高校领导尚未认识到档案管理模式重要性，在日常工作中尚未甚至设置专门岗位、安排专人负责档案工作，多由其他岗位人员兼职从事档案管理工作，工作人员意识不强、档案工作缺乏浓厚的氛围，且投入的资金、信息化设备多不足，导致档案工作不能实现统一、集中管理，更不用说推动档案管理信息化建设。

1.2 管理软件缺乏通用性

随着网络信息技术的快速发展，档案管理工作信息化进程不断加快，市场上开发设计了很多档案信息管理软件，这些软件虽然满足了高校档案管理工作的基本要求，但无法保证档案管理信息化可持续发展的需求，尚未与高校电子政务系统、自动办公系统形成一体化发展体系。其次，不同组织、部门运用的计算机配置、各项参数均存在较大差异，导致所开发设计的档案管理软件也存在区别，互相之间无法兼容、通用，降低了档案资源的共享程度与水平。

1.3 尚未形成统一的信息化标准

众所周知，规范化、标准化管理是提高高校档案信息管理效率与水平的基础。但是，现阶段，各个高校的网络建设、档案信息系统多存在较大区别，使得档案信息管理工作的规范、服务与共享等诸多方面存在较大弊端，不能真正保证档案信息资源的实时共享。其次，由于诸多因素的制约，目前尚未形成统一、规范的档案信息编制标准，很多软件的可移植性较差，严重影响了高校档案管理工作信息化步伐。

1.4 档案资料保密性较差

对档案资料信息化管理有利于改变传统人工管理模式的弊端，但是，电子档案共享性较高的同时，也增加了其安全隐患。很多不法分子利用计算机技术来删除、篡改或者损坏档案信息，甚至窃取一些密级程度高的档案资料进行违法犯罪，增加了档案资料安全隐患，无法保证档案资料的安全性、准确性和完整性。其次，档案资料信息化管理依赖于计算机，但计算机容易受到黑客、病毒等攻击，使得档案信息遗失或损坏，进而对高校教学科研工作产生不利影响。

1.5 高校档案信息化管理人力资源不足

高质量的人力资源是保证档案管理信息化建设的重要保证，工作人员是档案信息化管理的组织者、执行者。但是，当下很多高校档案管理工作人员虽然专业基础扎实，但缺乏完善的信息化管理知识，且信息化素养不高，导致日常工作效率与水平较低，严重影响了档案管理工作信息化建设的步伐。

2 信息时代高校档案管理工作具体对策

2.1 提高对高校档案信息化管理的重视

首先，高校领导应正确认识到档案工作重要性，将档案信息化管理放在首要位置。作为管理人员，随着信息共享程度的不断加深，应正确认识到档案管理已然变成了一个信息传输中心，电子档案的编目整理应以每份文件为单位进行管理。其次，档案管理工作人员应积极转变工作理念，正确认识到网络信息技术在档案管理工作中的重要性，加强对数字档案管的研究，结合实际情况建立具备本校特色的现代化、信息化档案管理模式，将档案管理部门打造成高校信息资源搜集、整合、管理与发布的部门，增强信息时代高校档案管理工作成效。

2.2 提高管理软件兼容性

加快档案管理工作信息化建设步伐是大势所趋，也是实时共享档案资源的重要途径，更是发挥档案资源现实价值的重要保证。基于此，高校档案管理部门应积极运用先进的信息技术，加快实现自动化管理，以此提高档案信息检索效率与水平。例如，对档案信息进行分类存储过程中，档案管理部门应运用资源管理系统、信息管理系统、ERP系统等加强对管理软件编程，利用计算机技术来自动识别图片类或者文字类档案，并及时存储到档案信息库内，提高这些管理软件间额兼容性。其次，通过网络信息技术、网络平台来实时传输档案信息，保证信息资源的远程传输、实时共享。如此有利于提高档案资源存储量的同时，也能防止发生传统纸质档案老化、遗失或者损坏的问题，不断提高高校档案信息管理效率与水平。

2.3 规范高校档案信息化管理标准

在档案资料管理信息化建设过程中，制定统一的档案信息管理标准、明确管理规章制度至关重要。随着科技的日新月异，档案管理技术不断提高和完善，基于此，应注重与之配套的档案管理工作体系，编制统一规范的管理细则，并要求在日常工作中严格执行，不断提升管理软件的可移植性，推动高校档案资料管理标准朝着规范化、统一化、数字化方向发展。其次，明确各部门、各岗位权责，并明确到每个人身上，实现对不同种类、载体的高校档案集中统一管理，实现档案管理与高校日常工作的同步考核与发展。

2.4 增加高校档案管理利用的安全系数

社会的发展、经济的建设过程中蕴含着海量的信息资源，档案信息资源在这些信息资源中的地位举足轻重。因此，无论是企业还是高校，在信息时代档案管理工作中，要想保证档案管理安全、完整、客观，就必须建立健全档案信息安全机制，并做好以下几点工作：首先，随着信息技术的发展，在增加信息竞争性的同时，也增加了档案信息使用的安全隐患。基于此，要保证档案管理安全性，应积极转变管理理念，增强网络安全意识，通过行之有效的对策来抵御不法分子的非法入侵、恶意盗取或篡改档案信息。其次，档案信息管理部门要加强对用户身份的验证，实时监控计算机网络系统的安全性，进而能够全方位、多角度提高高校档案信息的安全性、完整性。例如，高校档案信息化管理过程中，经常会存在黑客攻击、病毒入侵等危险，进而使得档案信息遗失、损坏，使档案信息丧失利用价值。基于此，为了提高档案信息的安全性、完整性，档案管理部门应创新管理手段，通过用户登录、密钥验证等方式来提高档案管理系统的安全有效性。另外，充分发挥计算机系统的监管作用，积极安装各种杀毒软件、安装防火墙、分离好内网与外网、日常做好数据备份，如此有利于充分保证高校档案信息管理与利用的安全有效性。

2.5 完善法律法规体系

新形势下，相关法律部门应注重紧随时代发展步伐，完善档案信息管理的法律法规体系，进而为高校档案信息化管理提供完善的法律体系保证，让工作人员在开展档案信息化管理工作时能够有法可依、执法必严，推动档案信息化管理可持续发展。其次，加快数据库建设步伐，设置专门岗位、安排专职人员从事数据库的运行、管理和维护工作，进而保证高校档案信息管理的安全有效性。

2.6 创新高校档案信息化管理机制

信息时代，高校应注重建立完善的档案信息管理机制，正确认识到档案管理工作重要性，并列入高校的长远工作规划中去，投入足够的资金支持，购置先进的设备设施，进而提高档案管理信息化水平。首先，高校应注重完善档案管理人员薪资待遇体系，为他们提供广阔的晋升机会，创设公平竞争的机会与平台，进而激发档案管理工作人员热情与积极性。其次，注重完善考核评价机制，年终考核应公平公正，并直接与绩效奖金挂钩，形成良性竞争氛围，进而引导工作人员充分发挥主观能动性、主动创新。另外，加大对档案信息管理保密工作的重视，提高保密效率与水平，严格规范删除、销毁行为。

2.7 提高高校档案管理工作人员综合能力与素养

高校档案管理人员综合能力与素养直接决定了目标的实现程度、任务的完成情况，提高档案管理人员综合能力与素养至关重要。首先，提高管理人员准入门槛，多渠道引进一批档案管理专业知识功底扎实、信息技术水平高、职业素养高的高素质年轻人才，优化现有工作人员队伍结构，为档案管理工作提供新的思维和方式。其次，加强对在职档案管理人员的培训。新形势下，高校应定期邀请相关专家学者、行业精英到本校召开座谈会，传授档案信息化管理最新理念、新技术和新工艺，加强网络知识教育，引导管理人员全面掌握档案搜集、整合与分析等专业技能的同时，也能熟练运用计算机技术。另外，注重引导档案管理人员树立终身学习理念，利用业余时间来丰富自身知识储备、开阔工作思路，为他们创造更多进修学习的机会、平台，到档案管理工作信息化建设成效突出的地区去学习先进的管理经验、与优秀工作者互相交流档案管理信息，及时找到自身的不足之处，并制定行之有效的对策加以解决，不断提高高校档案管理信息化水平。

3 结语

综上所述，档案是高校开展各项工作的重要保障，其重要性不言而喻。信息时代，高校档案管理工作应注重朝着信息化、数字化方向发展。正确认清当前档案管理信息化建设中存在的问题，积极转变管理理念、提高管理软件兼容性、规范管理标准，并注重完善法律法规、创新管理机制、保证档案信息的安全有效性、增强人力资源力量，通过多管齐下，不断提高高校档案管理信息化水平，为高校的健康可持续发展保驾护航。