信息化视域下会计档案电子化有效管理研究

宝玲利

摘要：随着信息技术的不断创新、优化，先进技术已经在多个领域中得到广泛应用，其中信息技术深得行政事业单位管理人员的认可与青睐，且在会计档案管理中有着显著的应用成效，这样，不仅提升了会计档案管理效率，还关乎行政事业单位的正常运行。为此，管理人员应积极探寻信息技术在档案管理中的引进契机与应用路径，旨在促进会计档案向电子化和智能化的方向发展。鉴于此，本文以笔者实践经验为切入点，立足于信息化视域下，探寻会计档案实现电子化有效管理的具体策略，以期为档案管理人员提供有效借鉴。

关键词：信息化;会计档案;电子化管理

一、完善基础设备

行政事业单位管理人员在落实信息化会计档案管理工作的过程中，需要以先进的硬件设备为支撑，为此，应增加资金投入、完善基础设备、优化资源配置。在此过程中，行政事业单位应明确定自身的发展目标，并找准自身实际需求，从而找准引进信息技术，把握信息化建设的具体方向和适当力度。一般来讲，事业单位对于档案管理的要求标准要地域大型行政事业单位的，因此，中小型行政事业单位着重突出信息化档案管理小型、简易的特征优势。行政事业单位内部来推进信息化建设进程时，应结合行政事业单位的运行情况来及时做出调整，从而能够合理控制硬件设施增设与维修。虽然提升会计档案管理先进性和技术性尤为重要，但是保持良好的行政事业单位盈利才是行政事业单位发展的第一要素，因此，在开展信息化档案建设过程中保持经济效益发展是第一原则。

二、注重思想建设

行政事业单位应充分意识到会计档案管理人员的专业能力、技术水平以及职业素养对信息化档案管理成效的重要性，为此，行政事业单位应定期组织管理人员开展专业培训活动，并依据管理需求和发展方向采取新颖且有效的培训手段。在此过程中，培训机构应着重引导管理人员的思想认知，使其能够以积极的态度接纳先进技术，以此来激发他们参与信息化档案管理建设工作的内需与动力，从而能够取得显著的管理成效。行政事业单位管理者还应组织档案管理人员开展团建活动，以此来激发他们的行政事业单位归属感和岗位责任感，以此来降低人才流失率，节约人力成本。

三、加强合作力度

为进一步推进信息化会计档案建设进程，行政事业单位还应与其他地方行政事业单位开展业务合作或技术交流，并在合作过程中，协同开展数字化建设工作，行政事业单位间能够借鉴彼此的先进技术与丰富经验，最终能够实现经验互补、技术互补，最终实现互惠互利的同时，契合时代发展趋势。行政事业单位还应鼓励不同部门之间展开合作与交流，比如在进行系统适配时，可以采用互相兼容的系统，也为不同行政事业单位间进行信息化档案管理提供交流平台。除此之外，在正式落实会计档案电子化管理之余，行政事业单位还可以以会计档案管理为切入点，深化行政事业单位间合作深入、延伸合作范畴，最终能够进一步充实数据库，促进行政事业单位的持续性发展。

四、完善管理机制

与传统模式下的档案管理机制相比，数字化档案管理较具有一定的先进性和技术性，与一些行政事业单位管理人员是比较陌生的，因此，在管理人员在进行数字化操作的过程中容易出现各种失误。为此，行政事业单位有必要建立管理制度、明确操作流程，以此来有效约束管理人员的行为操作，减少犯错频率。除此之外，行政事业单位管理会计档案管理人员还應在工作过程中，及时总结工作经验，为调整工作制度提供有效参考意见，从而能够进一步提升管理制度的合理性、有效性。

五、强化安全建设

现阶段，电子档案的构建与完善多是依托于信息技术完成的，行政事业单位会计档案的安全性也多是依赖于网络安全建设。但是各种各样的网络病毒都对电子档案的安全性造成了威胁，使得单子档案存在各种潜在风险，因此，行政事业单位应进一步强化行政事业单位计算机安全建设力度，及时对电子档案进行备份处理，并将备份文件进行安全存储。此外，还应提高计算机网络安全，行政事业单位可以聘请网络安全技术人员或安全专家进企成立网络安全维护部门，对行政事业单位内部的网络安全进行实时监控和维修。针对中小型行政事业单位而言，若是资金不足，可以对通过购入升级软件或杀毒软件来维护网络安全，或者，还可以在使用电子化档案管理的同时，保留纸质档案，以此来增强档案的安全性。

六、结语

总而言之，为适应现代化行政事业单位发展进程，行政事业单位会计档案管理人员应立足于信息化视域下，探寻实现会计档案电子化管理的有效途径，比如可以完善基础设备、注重思想建设、加强合作力度、完善管理体系、强化安全建设，以此来提升会计档案管理效率的同时，能够保持行政事业单位正常盈利，换言之，档案管理人员需探寻能够为行政事业单位带来经济效益的改革路径，最终促进行政事业单位可持续性发展。