数字化校园背景下学校档案管理模式构建——以呼伦贝尔学院为例

许 鑫

(呼伦贝尔学院 内蒙古 海拉尔 021008)

高校档案不仅仅是高校各种已知事件的载体，同时也是高校发展的见证和凭证。随着信息化技术的不断发展，数字化以及无纸化已经成为学校档案管理的主要发展方向，但是因为管理方法并不相同，所以在目前档案的数字化管理过程中，学校还需要对相应的管理模式进行构建，以此来改变传统的纸质档案管理手段，实现档案的数字化管理。

一、数字化校园和档案管理之间的关系

(一)数字化校园

所谓数字化校园，就是将校园网络作为基础，通过先进的技术手段来实现的数字化管理以及教学形式。通过数字化校园的建设，可以将传统的纸质资源转化为数字资源，以此来实现教学方法与管理方法等的进一步创新。

(二) 数字化校园对档案管理的促进作用

数字化校园的建设，给学校在档案管理的效率和质量方面都带来了新的契机。首先，通过纸质档案的网络化与数字化转变，可以让学校的档案工作者实现工作强度与工作量的显著降低，并有效提升了工作效率；其次，通过数字化技术的应用，可通过其先进的检索功能来实现档案存取工作的进一步简化；再次，在数字化校园的建设中，学校的档案管理在形式上也发生了显著转变，在具体的档案管理中，并不需要准备大量的空间来存放纸质文件，同时也可以通过本地备份以及云端备份等方式来实现档案文件的良好保存，避免传统纸质档案文件由于水淹、火灾等各种因素所导致的破坏、丢失等情况，显著提升学校档案的安全性。

二、数字化校园背景下的呼伦贝尔学院档案管理现状分析

(一)基础工作现状

学校现有档案馆是由教学楼经过改造而成，共两层，一楼是库房，共有库房5间；二楼是2个实物档案室、办公室和其他工作室。档案馆四个库房的具体建设数据如表1所示：

表1 四个库房的具体建设数据

续表1

在二楼还进行了两个实物档案室的改造，实物档案室的建设数据如表2所示：

表2 两个实物档案室的建设数据

学校档案馆使用面积可达500平方米以上。目前，档案馆依然处于规划期间，所以在基础设施以及专业设施方面并未配置齐全；人员配置现状：目前仅有三名工作人员负责所有档案的管理，不仅工作量大，且工作任务十分繁杂，专业人员数量不足。

(二)档案管理模式

在建立档案馆之前，综合档案由学校的党政办公室档案科负责管理。总体管理模式比较分散，每一个部门的档案都各自保管，在管理标准以及方法上都没有统一规定，各个部门都是自行制定管理标准及管理方法。同时，由于各个部门在档案管理方面缺乏足够的沟通协调，档案格式各异，甚至文件不全的情况经常出现；加之归档的时间不固定，整个管理过程缺乏规范性。档案馆建立以后，档案分散管理的情况得到一定程度的改善，但是由于管理人员数量少，管理工作繁重复杂，档案管理整体效果有待再进一步提升。

(三)资源建设现状

就资源整合来看，目前学校的档案库房已经建成，并按专业进行了分类，包括文书档案库房、基建档案库房、教学档案库房、财务档案库房，但依然有些档案分散储存在学校的各个部门中。为有效满足数字化管理需求，档案馆工作人员要对所有的档案资源进行分类统计。档案分散管理的状况影响了数字档案资源的规范建设。就资源开发以及资源利用来看，目前的档案馆仅仅提供了归档目录的检索功能，对于其他的数字化应用功能，还需要进一步的开发。

(四)系统建设现状

在具体的系统建设中，因为学校的档案管理工作和其他工作缺乏紧密的工作对接，使档案管理系统和学校的办公系统以及其他管理系统之间存在脱节现象。因此，在进行具体的档案管理系统建设过程中，需要将档案管理系统和校园内的其他系统之间进行有机结合，以此实现相关资源以及数字化信息的实时共享。

三、数字化校园背景下的档案管理模式构建

(一)构建原则

在数字化校园背景之下，档案管理模式构建，主要应该坚持两个原则：一是统一进行电子文件的管理；二是统一进行电子文档的管理。无论是电子文件还是电子文档，都与原来的纸质文件一样，有着相同的记录以及凭证等方面的价值。因此，在具体的管理过程中，管理人员一定要对电子文件以及电子文档做到足够重视，严格做好保障工作，以此来实现数字化校园背景之下档案管理模式的科学构建。

(二) 模式构建

基于学校档案管理专门机构的建设现状，目前的电子档案暂时通过文件形成的部门以联合管理模式进行归档管理，待到档案馆的数字化档案管理机构建设完成之后再将其移交给档案馆进行管理。通过这样的方式，不仅可以为档案馆后期的数字化档案管理工作创造更多的便利，同时也可以实现档案馆控制权的进一步提升。数字化档案管理模式的构建示意图如下：

图1 本次数字化档案管理模式的构建示意图

如图1所示，在本次所构建的数字化档案管理模式中，主要包括三个部分，第一是文件生成系统；第二是高校档案馆数据系统；第三是普通用户系统。

文件生成系统中主要包括电子文件和元数据。因为所有电子文件都需要借助于计算机系统来形成，并借助于相应的通信设备进行传输，所以对于电子档案文件而言，其形成与传输不仅需要数字化设备，同时也需要数字化环境。而在对电子档案进行归档时，不仅需要对其文件进行保存，同时也需要对元数据进行保存。

在电子档案的保存过程中，档案馆数据库作为载体，通过生成机构所形成的所有电子档案文件都将直接保存在这个数据库内。因此，档案馆数据库在整个系统中属于信息集成中心，它是全部档案资源的存储基地。为保障电子档案的真实性、完整性、规范性和可靠性，在本次管理模式构建中，为该数据库设置了一项非常高的控制权限，对于该数据库中的所有档案信息，其管理人员都具备查询、检索、归档以及销毁权。同时，一旦相关的档案文件被储存在了档案馆数据库，生成机构就不可以进行任何的修改。

在本次数字化档案管理模式的构建过程中，也为普通用户设置了两种档案资源获取方法。具体情况如表3所示：

表3 普通用户档案资源的获取方式

(三)体系构建

1.权限体系构建

在通过数字化管理模式来进行学校档案管理的过程中，档案馆的权限是对数据库中的所有档案进行检索、归档、整理、查阅、应用以及销毁，该系统对于所有档案的控制权都具有绝对性。通过这样的方式，就可以有效保障所有档案的真实性、完整性、有效性和可信性。文件生成机构的权限是进行电子档案的查阅、归档以及应用，但是在该机构的文件被录入到档案数据库中之后，该机构将不再具有相应档案的控制权。通过这样的方式，就可以有效避免档案文件遭到恶意修改和破坏等的情况。普通用户的权限仅仅是对档案资料进行查阅和使用。

通过权限体系的科学构建，不仅可以有效保障数字化档案管理效果，提升档案的利用效率，同时也可以进一步保障档案的安全性，避免档案被非法篡改。就权限实质来看，这种管理模式与纸质档案的管理模式十分相似，但是在数字化技术的作用下，可实现档案归档时间的有效缩短，并通过先进的控制技术来实现各项管理权限管理工作的有序进行。

2.标准体系构建

首先是档案的接收以及归档标准构建。在此过程中，应进行标准化档案文件的接收以及归档，并对归档范围做了明确规定，避免档案文件接收不齐全或者是归档不规范等的情况发生。尤其是对教学评估方面的档案资源，更应该做到标准与范围的全面明确和统一，以此来为其后期的验收提供有效依据；其次是电子档案著录项标准构建。为了让著录信息足够准确，避免工作的重复性，档案馆应进行电子文件著录的编制，并设计统一的系统著录标准，比如文件名称、来源、时间以及责任人等，并规定与系统设计不符的文件不能保存。在具体的著录项标准设置过程中，可按照《中国档案著录标准》进行制定；最后是电子档案长期储存格式的规范。在高校的电子档案管理过程中，文件的长期储存是一项需要重点关注的内容。因此，为便于后期的查阅和应用，对于需要长期保存的电子档案，应该对文件格式进行明确，且应该保障只有在储存格式正确的情况下才可以成功储存和读取。数字化档案管理模式中的几种典型文件储存格式如表4所示：

表4 本次数字化档案管理模式中的几种典型文件储存格式

3.安全体系构建

在数字化校园背景下的学校档案管理模式构建中，安全体系的构建也是一项至关重要的内容。只有保障整个管理体系的安全性，才可以有效保障学校档案的管理效果，提升档案安全。在本文所研究的呼伦贝尔学院数字化档案管理模式构建中，主要的安全体系构建包括以下四个方面：

(1)系统主机方面：机房应该与服务器实际的运行需求相符，电源性能应得到保障，同时应安排专门的人员来进行机房管理。在主机中应进行成熟、安全的操作系统安装，并做好安全补丁的及时更新。

(2)网络方面：为保障网络安全，应进行防火墙的建立，并使其和校园网之间隔离开，同时也应该进行杀毒防毒软件的安装，对病毒库进行实时更新。

(3)数据库方面：为保障档案信息数据的安全性，应对数据库进行完善管理，并设置科学的恢复管理机制以及备份管理机制，以此来保障数字档案的安全性。

(4)应用程序方面：在数字化档案管理系统中，应该通过IP地址的形式来进行入网绑定，并进行相应控制功能以及访问权限的设定，以此来避免异地登录或者是越权操作等的情况发生，进一步确保数字化档案的安全性。

4.制度体系构建

为了规范数字化档案管理模式，制度体系也需要进一步的构建与完善。具体构建过程中，根据相关的规章制度，结合目前学校的档案管理现状来进行数字化档案管理标准和规范的设立，并将其全面落实到具体的档案管理过程中，以此来规范数字化档案的管理流程和管理方法。同时设立相应的奖罚机制对相关人员进行鼓励和约束，保障数字化档案的管理效果。

结语

综上所述，在对学校数字化档案管理模式进行构建的过程中，一定要对学校实际的档案管理情况做到全面了解，以数字化校园为依托来进行数字化档案管理模式的合理构建。在具体的构建过程中，应遵循相关的构建原则，以此全面提升学校档案的管理效果，保障档案安全，为学校档案管理工作质量的提升和学校的发展建设做好服务。