基于电厂物资询价采购模式的概算管理研究

王田硕，段进宽

（华能（天津）煤气化发电有限公司，天津 300452）

1 电厂采购方式

电厂采购行为分为招标和非招标两大类，招标采购分为公开招标和邀请招标，非招标采购分为竞争性谈判、询价和单一来源采购。物资采购成本占发电厂总成本的10%～20%[1]，发电企业想要实现利润最大化，必须在采购方式、成本控制等环节上下功夫，做到省一分钱比挣一分钱更容易。自2015 年始，整合ERP、电商平台、物资管理平台等环节实现全流程公开采购，仅依据2019 年电厂采购数据统计，招标业务占比46.98%，非招标业务占比53.02%，其中询价采购方式又占比非招标业务的70%～75%，全年累计平均节资率为12.58%。从节资情况和实践应用结果来看，询价采购是电厂采购业务最为频繁的、最常见的方式，而影响其管理效益和企业利润的因素多种多样,概算控制管理是电厂采购提质增效的重要途径。

2 询价采购方式和概算管理现状

询价采购是指采购人要求3 家及以上符合资格条件的供应商一次报出不得更改的价格，以确保价格具有竞争性的采购方式[2]。物资采购特点决定了采购方式的选择：①采购的物资规格、标准统一、供应充足且价格变化幅度小，如：办公用品、日常生产消耗材料、工器具等；②技术标准或要求相对简单，采购质量标准相对明确，合同估算价相对较低，能够形成充分竞争的，如：精加工件、热工电气仪器仪表等；③物资的种类广泛，需求量不一，具有临时性高的特点，主要是IGCC 作为电力和化工的结合体，流程复杂、环节冗杂、标准多样；④电厂每月10 日试实行月度集中采购制度，按照物资类别划分整合，编制物资采购计划方案，形成询价文件包，90%选择询价采购方式，有力提高采购效率，满足现场要求。询价采购方式的应用优势凸显：①询价过程简易快捷，便于流程操作；②询价定标标准明确，竞争性充分；③询价应急性强，利于解决紧急需求；④询价方式资格门槛限制低，吸引力高。劣势：①长期供应商竞争，形成低价至上，造成物资质量下降；②物资标准长期不变，实质滋生垄断行为，直至成交价格居高不下。

概算管理贯穿物资需求的提报、采购方式选择、采购结果确认的3 个环节。概算来源，一般分两种情形：①取历史采购价（ERP 估算参考价），适用于标准明确物资；②需求人人为估算，来源多为网络、供应商或者同类物资估算。现行的采购模式下，需求人根据现场情况利用ERP 提报物资采购需求，包括物资的数量、规格、概算、需求时间等，物资采购部门合法依规选择采购方式，实施“计划—询价—采购”3 环节推进，最终形成采购业务闭环。概算与实际采购金额的差额，既是衡量采购管理水平高低的重要指标，又是费用控制水平的重要体现。概算管理存在两点不足：①提报的概算金额，主要是基于经验判断，缺乏数据理论支撑，并未考虑采购实施阶段市场变化情况，尤其是特殊时间节点或者行情；②采购部门参照的概算金额并不准确，在实际业务中没起到指导、衡量、限制作用，对采购管理和费用管理造成反向制约。

3 询价采购方式下概算管理的问题分析

自集团采用全程线上采购模式以来，历经多次以及多个系统同步优化，形成目前的“1+2”（电子商务平台+ERP 及物资管理平台）的采购操作系统模式。“概算管理”也是随着系统的投用，从ERP、物资管理平台、电子商务平台甚至是法务系统，贯穿整个采购环节。“十三五”期间，概算管理也从粗放管理逐渐向集约化迈进，并取得显著成效，如：对比2019 年和2020 年的采购数据，2020 年节资率达到15.57%，同比提升2.99%。“十四五”开局之年，随着“高质量发展”号召的提出，采购管理稳步向精细化管理迈进的时候，寻找采购流程中概算管理存在的问题、利用概算管理有力挖掘提质增效的潜力，成为采购重要攻关方向之一。

2019 年初，整个平台进行优化，取消了概算管理的上下浮动百分比，采用绝对控制，严控概算异常现象：①近5 年的采购数据，概算管理基本完成历史数据积累，能够为采购业务提供参考；②标志着概算管理迈入集约化管理，以达到用绝对数值讲好采购故事的目的。

截至目前，ERP 和物资管理平台在需求提报阶段、询价定标阶段分别存在1 次概算预警提示，即：提报概算超过下达费用报警、定标金额超过提报金额。要做到概算精细化管理，一是要求需求提报人概算金额要有理有据，提高概算准确度成为物资提报工作方向；二是要采购部门严审计划，发现不合理概算，一事一办，扼杀概算差异于苗头，如：设置硬指标，单项物资超概30%且1 万元以上，退回需求，并要求提报班组重新调研不同品牌市场价格。

以2019—2020 年月均采购数据统计为样本，35 单询价业务中，概算原因影响采购的1/8。结合案例实际，分析归纳，主要是5 个方面：①不懂变通，变更技术要求后仍然取用历史参考概算；②长期未采购物资，不变动概算金额，未充分考虑市场价格变动，如2020 年采购使用2019 年成交价格作为概算，2019 年保温铝皮1.6 万元/t，2020 年12 月单价已达到2.2 万元/t；③针对标准复杂物资，未有效形成3 家以上品牌调研，造成概算来源单一。化学水处理系统超滤膜物资采购项目，因设备投产以来为膜天膜品牌，提报专业未能调研市场及新技术，造成概算过高、不具操作性。经过商务调研其他技术和品牌，发现赛科利尔、清源等品牌均具备100%替代能力，并且概算由6000 元/支可以降至4000 元/支；④选择的参照物资并无参考价值，人为估算失误。如搜索引擎平台搜索价格，未进行详细技术要求沟通，直接采用网页标价进行提报；⑤采购人员对市场变化趋势宣贯不到位、敏感性不强，季节性、关键节点、国内外形势变化也会影响概算，如液化气夏低冬高、液氮夏高冬低、2020—2021 年有色金属、成品油价格的大幅变化等等。

4 询价采购方式下概算管理的应对策略

现行询价采购方式下，以“大数据+典型案例”的模式实现物资概算管理在各个环节的准确度，提出行之有效的应对策略，改善严重超概或异常节资的情形，使采购管理水平稳步提升。

（1）学典型案例，扩展概算来源渠道，优化提报流程。针对5个方面的归纳总结，电厂内部形成典型案例培训，分析概算来源的3 个渠道的优劣，如：ERP 历史概算、市场估算价格、参考物资价格。固化班组物资提报人员，提报流程中物料编码扩展、需求计划审核，专人严抓严管，实现合理概算需求采购。从培养员工的角度出发，重申物资提报工作交接学习的重要性，力争交接工作达到实效。

（2）构建概算价格趋势变化模型[3]，研究市场波动，多措并举降低采购成本。在构建价格趋势变化模型中，分析3 年内液氮、液化气、化学药品等运行消耗物资随时间节点的概算价格波动和消耗数量情况，通过合理调整采购时间节点，优化需求数量，利用框架协议实现低点买入，既保障了物资供应，又形成稳定的概算控制管理。适时加入“国内外市场形势”这一变量，立足2020—2021 年特殊样本情况，如：电缆、铝卷板、成品油、输送带等波动较大物资，分析这一变量造成的实际影响，善用结论举一反三为企业提质增效建言献策，适时提出合理的买入时间。

（3）采购部门提供概算预测价格，指导需求人员填报。该策略主要面向标准复杂、潜在供应商有限的物资。这项工作不仅需要对物资熟悉的资深采购人员的经验判断，还需要从多方面对比同类业务，综合考虑技术标准和安全运输的情况，从而提供概算指导，提高了概算编制的准确率，也有效避免了预算不足或资金闲置的情形发生。

（4）发挥概算参考作用。通过询价采购，通过有效的概算价格预测供应商所报物资的优劣，立足相对准确的概算价格和拟定标价格，采购人员可以判断所报物资是否符合询价要求，有力促使采购重心向技术评估偏移，为采购质量管理提供参考指引，提高采购一次成功率和整体采购质量。

（5）亟需优化ERP 及物资管理平台概算控制功能模块，设置合理价格浮动区间，形成灵活控制。现行采购模式只要存在超概，便会设置限制正常采购行为。参考设置合理的概算价格波动区间，有利于合理地降低超概原因造成的采购业务比例，提升采购效率，如：概算5 万元以下标的，10%的概算浮动区间；概算5万元及以上的标的，5%的概算浮动区间。

5 结语

综上所述，询价采购作为电厂物资采购业务的重要开展方式，有其便捷也有劣势。概算管理环节的归纳总结，既结合实际业务归纳了遇到的问题，又为改善询价业务的效率和质量提供攻关方向。概算管理的应对策略的提出，既符合采购管理水平提升的要求，又为采购业务中的疑难对症下药，有力地提升了概算管理的控制水平，实现采购业务提质增效的目的。