浅析档案管理中的电子档案管理

王守琦

摘要：随着我国科学技术水平不断提升，企事业单位档案管理水平也得到了飞速发展，由此带来了档案管理方式的改变。如今我国已经全面进入了科技化现代社会，因此对电子档案管理水平的要求也越来越高。而针对目前存在的电子档案管理问题，本文将进行全面的分析，以期可以找出具有针对性的解决方案，以此来推动电子档案管理水平全面提升。

关键词：档案管理;电子档案;问题;解决对策

电子档案对传统档案管理模式进行了更新，将纸质化档案转化为依靠电子设备进行存储的档案管理方法，与传统的档案管理模式相比，电子档案管理优势巨大，不仅便于保存，可以在计算机设备或者移动设备中存储，而且具有非常庞大的存储空间，后续进行查找翻阅都非常简便，而且由于移动设备比较便捷，所以可以让人们能够便于携带这类档案，可以随时随地对所需要的资料进行查阅。除此之外，应用电子档案后，可以更加高效地对档案资料进行处理，主要原因是电子档案的存储和调用速度会更快，而且更便于对其进行分类和归纳，而纸质档案则需要投入大量人力资源，才能真正解决其中存在的问题，因此需要重视电子档案的作用，以免影响档案管理效率。

一、电子档案管理应用的重要性

电子档案管理基于现代计算机技术，可以对文字、图表、数字等信息资料进行记录和存储，通过计算机设备，可以对这些资料进行上传、分类和整理。如今我国已经全面进入了现代信息社会，各行各业均在大力推广无纸化办公，因此，在文本资料的存储方面也需要产生一定改进[1]，不能依赖于传统的纸质档案和人工归档模式，在办公方式越来越现代化的今天，必须将档案管理方式向着电子化方向改进，以此来提升管理效率，保障企事业单位档案资料安全。

二、电子档案管理中存在的问题

随着我国信息技术不断发展，电子档案管理应运而生，也因此推动了我国档案管理水平持续提升，从我国目前的企事业单位发展情况来看，各机关均对电子档案管理模式的应用有所重视，这种管理方法也发挥了重要作用，然而在此期间，垫资档案管理工作中涌现出了诸多缺陷和不足，甚至会对企事业单位发展造成负面影响，因此必须对这些问题进行深入分析并采取有效措施加以解决[2]。

（一）电子档案管理安全性存在缺陷

传统纸质档案面临着丢失、虫蛀、火灾事故等安全风险，在应用了电子档案管理模式后，很多管理者认为其安全性得到了保障，但是其中仍然存在一定程度的信息安全问题，主要原因就是信息技术设备一旦出现问题必然会导致电子档案受到损害。首先，如今我国很多企事业单位均存在未能建设完善电子档案管理系统的问题，这就导致了计算机系统在对档案信息进行处理时，容易出现电子设备死机、断电等问题，一旦发生这种情况，就会导致未能及时存储和整理的档案资料丢失，除此之外，如今的网络环境并不安全，存在很多数据入侵、病毒等，若电子设备不小心被病毒入侵，就容易导致档案资料丢失和泄露[3]，还会有一些不法分子入侵企事业单位的电子计算机窃取机密档案资料，信息的泄露容易给企事业单位带来严重经济损失。因此，电子档案资料的安全问题也需要各方重视起来，加大力度进行管控，以免发生大规模病毒入侵和信息丢失事件。

（二）电子档案管理不完善

如今部分企事業单位虽然广泛使用了电子档案管理措施，但是没有对其进行完善的监督和管理，尤其是针对一些存储在移动设备中的电子档案资料没有严格管理，也没有对其存取调用进行登记，这就导致了企事业单位电子档案资料去向不够明晰，加大了且有档案泄露的风险。

（三）档案管理人员水平不足

虽然很多企事业单位已经意识到了传统档案管理工作转变为电子档案管理模式的重要性，但是并没有重视对相关管理人员的培养，很多管理人员身兼数职，不仅工作繁忙，而且不具备档案管理的专业能力，因此，在进行电子档案管理过程中无法进行高效整理归档，甚至会导致电子档案资料归档过于随意，对其后续调用产生了极大负面影响。除此之外，由于很多企事业单位中都存在档案管理人员流动性强的问题，而人员流动必然会导致交接问题，此时就容易在电子档案管理过程中产生疏忽，导致档案资料丢失[4]。

三、档案管理中的电子档案管理措施

（一）建立完善的电子档案管理系统

为了让企事业单位的电子档案管理工作更加高效的展开，要求必须建立完善的电子档案管理制度，以此为依托，打造符合企事业单位发展需求的信息管理系统，以此来保障且有电子信息资料的安全。在电子信息档案管理中，可以融入防火墙系统，以此来避免病毒入侵，保障档案资料安全，避免发生档案资料泄露等问题。

（二）制定合理的电子档案管理制度

企事业单位想要妥善开展电子档案管理工作，必然离不开科学合理的电子档案管理制度，因此管理层必须要对此重视起来，建立符合本机关发展需求的电子档案管理制度，让企事业单位的电子档案管理工作更加科学合理也更加规范化，因此，需要判断电子档案管理部门与其他各部门工作之间的关系，从而建立有效的协调制度，搭建内部统一的档案管理系统，从而让各个部门都可以通过这一系统来监督电子档案管理工作，避免发生档案管理危害性时间，其次，还要注意电子档案管理的直接性，避免产生复杂的管理问题，以此来提高企事业单位电子档案管理效率。

（三）提高电子档案管理人员工作水平

为了促进企事业单位的长久发展，管理人员必须重视电子档案的重要作用，也要对电子档案管理工作重视起来，从意识形态上进行改变，采取有效措施进行档案管理电子化改进，也正因如此，对档案管理人员会有更高要求，企事业单位需要投入更多资源，吸引更多的电子档案管理专业人才进入机关[5]。除此之外，企事业单位还要加大力度引进一些国内外的高科技电子设备，从而提高电子档案管理水平。同时，企事业单位还要重视对内部员工的培养，可以通过定期培训、开展讲座等方式提高档案管理人员对电子档案管理工作的重视程度，从而做到及时发现其中存在的问题并积极解决。

（四）定期维护更新硬件设备

作为企事业单位电子档案管理的基础因素，计算机等硬件设备的质量是非常关键的影响因素，因此管理人员必须定期对计算机进行更新和维护，从而保障电子档案资料在安全环境中进行管理。

（五）建立电子档案共享平台

为了充分发挥出企事业单位电子档案的作用，可以建立一个电子档案内部共享平台，同时根据不同单位组织架构和部门建立不同的存档单元，不同部门的电子档案数据可以根据收录时间进行存储，方便员工进行查阅和使用，除此之外，还可以根据档案资料的重要程度设置访问权限[6]，避免不同岗位和级别的员工互相产生干扰，影响档案资料的调用效率。

（六）制定完善的配套法规和技术标准

为了确保企事业单位的电子档案得到安全、完整地保存和管理，提高电子档案管理的效率，要求企事业单位管理人员必须制定完善的相关法律法规和技术标准，例如关于电子档案、网络系统机密以及电子信息传输的法律规定等。

结束语：

总而言之，本文对我国企事业单位开展电子档案管理过程中产生的问题进行了细致分析，并提出了相对应的解决对策，以期可以从根本上保障电子档案管理水平和安全性，从而推动企事业单位的长久发展。

参考文献：

[1]庞立萍. 浅析档案管理中的电子档案管理[J]. 百科论坛电子杂志， 2019， 000（001）：763-764.

[2]郑平. 浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J]. 卷宗， 2020， 010（003）：113.

[3]刘龙. 浅谈档案管理中的电子档案管理[J]. 商品与质量， 2019， 000（035）：25.

[4]张琳娜. 浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 赤子， 2019， 000（020）：176.

[5]周游.档案管理中的电子档案管理探析[J].经济学，2020，3（4）：155-156.

[6]李清华. 浅谈企业管理中电子档案管理方法和途径[J]. 卷宗， 2020， 000（002）：121.